Эйчары и руководители рассказали, как выстаивают процессы, чтобы бизнес не страдал от халявщиков и прокрастинаторов.
Разрешаем прерваться на обнимашки с котом
Анна Пашинина, бизнес-партнер по коммуникациям компании «Доктор на работе»
Мы почти три года работаем на удаленке и не против, чтобы сотрудники отдохнули днем: размялись на короткой онлайн-тренировке или погладили любимого кота. Главное, чтобы качественно работали и не срывали сроки.
У нас гибкое начало дня, поэтому коллеги пишут в корпоративном чате, когда начинают и заканчивают работу. А на ежедневных онлайн-планерках рассказывают, чем сегодня займутся. Все рабочие встречи назначаем заранее через календарь, чтобы команда планировала время на дела и отдых.
Внедряем идеи, которые улучшают работу
Айгерим Абдраимова, генеральный директор компании «ПЕРФОРМИЯ»
Мы не контролируем удаленщиков: сразу ищем мотивированных и продуктивных кандидатов с близкими ценностями. А дальше вместе идем к целям: краткосрочные планы обсуждаем вместе на онлайн-встречах, долгосрочные на неделю и месяц ставят руководители отделов.
Прислушиваемся к идеям сотрудников и внедряем полезные перемены. Например — гибкое начало дня. Эти идеи помогают наладить работу и сделать ее эффективнее.
Следим за новичками и линейными сотрудниками
Елизавета Лаврова, генеральный директор ООО «Трипитака»
Мы контролируем новичков-удаленщиков: проводим планерки в Skype и Zoom, созваниваемся, чтобы оценить скорость выполнения задач. По системе поддержки HelpDesk отслеживаем количество взятых в работу заявок и время ответов. Оцениваем компетентность сотрудника и его трудозатраты, сопоставляем полученные данные с результатами более опытных коллег. А еще новички еженедельно присылают на почту рабочие отчеты. Когда люди адаптируются, снижаем контроль.
Смотрим, на что сотрудники тратят время и платим только за рабочие часы
Валентин Василевский, Business Booster
Используем трекинговую программу Time Doctor. Предупреждаем о ней на собеседовании, и привязываем зарплату к количеству отработанных часов. Многие работодатели боятся внедрять такой софт, думая что работники возмутятся и уволятся. Но для нас это удачный опыт.
Мне самому было интересно узнать, на что уходит мое время. Я проанализировал данные и получил много инсайтов, например, подтянул планирование и узнал, какие дела можно делегировать.
Программа удобна и для руководителя: он видит, чем заняты подчиненные и может заранее «подстелить соломку» в сложных местах. Ведь обычно все проблемы вываливаются оттуда, где «не ступала нога нашего сотрудника».
Ежедневно обсуждаем рабочие задачи
Константин Митин, управляющий партнер «ИТ-координата»
Каждое утро у нас проходит оперативка для всех сотрудников, обсуждаем задачи и фиксируем их в Яндекс.Трекере. Так руководитель понимает, чем ежедневно заняты подчиненные.
Когда человек закрывает задачу, он пишет сколько времени потратил на решение. Конечно, можно приписать себе пару лишних часов, но начальник это увидит, ведь он разбирается в задачах и адекватно оценивает их сложность.
Собираем отчеты и планы
Максим Оганов, руководитель рекламного агентства «Oganov. Digital»
Мы контролируем коллег и делаем их работу прозрачной с помощью Битрикс24: ставим задачи, следим за сроками. Также сотрудники присылают ежедневные отчеты, рассказывая, что делали сегодня и что планируют на завтра. При этом в компании гибкий график, работники сами строят свой день. Главный приоритет — не подводить коллег и заказчиков.
Доверяем сотрудникам и поощряем самостоятельность
Александр Седов, совладелец WELLSIDE Недвижимость
Мы управляем проектами с помощью Yougile, AmoCRM и Яндекс.Календаря, чтобы отслеживать прогресс и видеть задачи команды.
Наша корпоративная культура основана на доверии и самомотивации. Мы верим, что ответственные и вовлеченные сотрудники будут эффективны и счастливы в профессии. Поэтому создаем среду, где люди могут работать самостоятельно и при этом знают, что руководитель всегда придет на помощь.
Встречаемся один-на-один и ищем «своих» кандидатов
Роман Мартиросян, Смартекс
Мы работаем в формате Time&Materials, то есть внимательно следим за почасовой нагрузкой сотрудников, чтобы команда не выгорала. Ставим задачи в Jira, отслеживаем время работы в Hubstaff, делимся планами в Runn.
Проводим делики — короткие ежедневные созвоны. Они помогают команде синхронизироваться и сохранять тонус. Созвонами управляют проджект-менеджеры или СЕО.
Регулярно встречаемся один-на-один: так становимся ближе к сотруднику и регулируем атмосферу в команде.
Ищем своих людей среди кандидатов. Смотрим на самоорганизацию, дисциплину, умение работать автономно. Не каждому подходит удаленная работа, поэтому не каждый подходит нам.
Заранее обсуждаем KPI
Александра Авдеева, персональный PR-менеджер, основатель бутикового PR-агентства «ЗНАТЬ»
В начале работы я договариваюсь с сотрудником о KPI по итогам месяца и прошу присылать ежедневные отчеты. Если новый коллега с первого дня справляется с задачами и выполняет их в срок, я не вмешиваюсь в процессы.
Если производительность падает, спрашиваю, какие задачи удалось сделать сегодня? Как правило, человек мобилизуется после такого вопроса и наверстывает «пробел».
Считаю, главное в сотрудничестве — заранее оговаривать «правила игры». Человек понимает, что от него ждут, в какие сроки, и может сам эффективно распоряжаться временем.
Подведем итоги: проводите ежедневные планерки, используйте трекеры задач и собирайте отчеты, чтобы держать в тонусе удаленную команду. Ищите осознанных и мотивированных кандидатов, чтобы не пришлось потом устанавливать тайм-трекеры и присматривать за «халтурщиками». А если обнаружите «лентяев», задумайтесь: нужен ли в команде человек, которого постоянно приходится контролировать.
Материал по теме: «Коктейльный мастер-класс и ток-шоу»: как провести классный корпоратив для удаленщиков
А как вы контролируете удаленщиков? Поделитесь с нами