Корпоративная карта — платежный инструмент, привязанный к расчетному счету ИП или компании. Это современный аналог выдачи денег под отчет, только быстрее, без бумажного оформления и кассы.
Правила расходования средств с карты зависят от формы собственности и выбранной системы налогообложения.
✔️Правила для ИП
Деньги на расчетном счете принадлежат ИП, и тратить их можно как на личные нужды, так и для предпринимательской деятельности. Это подтверждает Банк России в Письме от 02.08.2012 № 29-1-2/5603 и Минфин РФ в Письме от 19.04.2016 № 03-11-11/24221.
Тонкости заключаются в режиме налогообложения:
- У ИП на УСН «Доходы» расходная часть не интересует налоговые органы, а обязанности вести бухучет нет.
- ИП на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» придется вести раздельный учет, так как личные расходы нельзя учесть в целях налогообложения. Все операции нужно подтвердить документально.
✔️Правила для юрлиц
Юридические лица вправе оплачивать корпоративной картой только потребности компании: товары, работы, услуги, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, командировочные расходы (кроме суточных), ГСМ для автомобилей и др., если эи расходы обоснованы хозяйственной деятельностью предприятия
Например, фирма по оказанию бухгалтерских услуг не может купить душ с корпоративной карты, так как у нее чистый офис и сотрудникам не нужно, как в автосервисе, мыться в конце рабочего дня.
Главное — сохранять чеки и квитанции, которые подтвердят расходы с корпоративной карты на хозяйственные нужды. Они понадобятся при сдаче авансового отчета. Факт оплаты в интернете можно подтвердить выпиской из банка и письменной объяснительной.
За снятые с карты наличные тоже нужно отчитаться. Непотраченную наличку нужно вернуть в компанию — бухгалтер зафиксирует это в приходном ордере.
❗️Важно, если предприниматель с карты корпоративной начнет тратить деньги на личные цели, то это в результате может быть расценено налоговым органом как доход физического лица. В этом случае налоговый орган доначислит налоги, пени и штрафы.
Так же важно учесть 2 момента:
❗️Регулярное снятие наличных привлечет внимание банка. Банк может заблокировать расчетный счет, если заподозрят клиента в нарушении 115-ФЗ — легализации доходов, полученных преступным путем, или финансировании терроризма. Это крайняя мера. Гораздо чаще банк приостанавливает дистанционное обслуживание и операции по счету, «замораживает» его, и ждет пояснений от клиента по операциям, которые показались подозрительными.
При проверке налоговый орган обратит внимание на расходы по корпоративной карте и их документальное подтверждение. Если по ним возникнут вопросы, то доначислит налоги, пени и штрафы.