Все грузоперевозки требуют оформления сопроводительных документов. От правильности их оформления зависит законность транспортировки груза, условия и стоимость транспортных услуг, а также особенности взаимоотношений между участниками логистической цепочки. Некоторые сопроводительные документы применимы в бухгалтерском и статистическом учёте как отправляющей, так и принимающей стороны.
В этом материале расскажем об основных перевозочных документах и разберёмся, какие из них должен оформлять и использовать отправитель груза.
Документы, необходимые при грузоперевозках на автомобиле
Комплект документов, необходимых для проведения грузоперевозок, обусловлен особенностями транспортируемого груза. Однако для любой коммерческой грузоперевозки можно выделить ряд обязательных документов, без которых процесс перемещения товара будет считаться не законным:
- водительское удостоверение, соответствующее классу грузового автомобиля;
- товарно-транспортная накладная по бланку 1-Т или транспортная накладная с формой ТОРГ-12;
- путевой лист;
- договор на перевозку груза, заключённый между перевозчиком и заказчиком транспортных услуг (необходимо при привлечении перевозчика).
Все указанные выше документы водитель должен иметь при себе, осуществляя перевозку, и предъявлять по требованию инспектора ГИБДД.
Товарно-транспортная накладная (ТТН) на бланке 1-Т является главным документом, подтверждающим легитимность транспортировки и отражающим всю информацию о товаре. Накладная 1-Т позволяет вести бухгалтерский и статистический учёт как у продавца, так и у покупателя товара, сводя к минимуму оформление дополнительной учётной документации. К тому же, накладная 1-Т фиксирует все детали перевозки груза и выполненную работу перевозчика, что впоследствии используется для оплаты транспортных услуг.
С 1 марта 2022 стало возможным применение транспортной накладной (ТН) вместо ТТН. Однако эти документы не полностью взаимозаменяемы. Транспортная накладная актуальна только для процесса перевозки. В ней отсутствуют разделы, связанные с характеристиками груза, поэтому её нельзя использовать для списания и оприходования товаров. Транспортная накладная должна сопровождаться отдельным документом ТОРГ-12, который как раз сообщает всю необходимую информацию о товаре.
Накладная ТОРГ-12 предназначена исключительно для грузоотправителя и грузополучателя, водитель не должен иметь её при себе и предъявлять сотрудникам ГИБДД.
Подробно о разнице между ТН и ТТН можно прочесть в нашем материале.
Ещё одним обязательным сопроводительным документом является путевой лист, который оформляется перевозчиком. В путевом листе приводится информация о техническом контроле автомобиля, характеристиках груза, маршрутах перевозки, а также сведения о водителе и пройденных им обязательных медосмотрах. С помощью путевого листа можно выполнить финальные расчёты стоимости перевозки, такие как заработная плата водителя, затраты на ГСМ и т.д. Более того, путевой лист подтверждает законность осуществления перевозки конкретным водителем, поэтому сотрудники ДПС могут запросить этот документ во время проверки на дороге.
При привлечении компании-перевозчика, обязательно должен быть заключён договор на перевозку груза. Договор подтверждает, что доставка груза из пункта отправления в пункт назначения поручена конкретному перевозчику, а также определяет права и обязанности сторон, условия грузоперевозки и порядок оплаты транспортных услуг. Возможно также оформление доверенности на перевозку вместо договора.
Дополнительная документация при транспортировке груза
В некоторых случаях базового набора документов недостаточно. Особенности груза требуют подготовки дополнительных документов. Сюда относятся:
- разрешение на передвижение по дорогам для транспортных средств, которые осуществляют перевозку грузов крупных размеров или грузов, представляющих опасность;
- свидетельство ДОПОГ, которое подтверждает право водителя и транспорта на перевозку опасных грузов;
- особые инструкции, которые описывают все возможные риски при перевозке конкретного опасного груза и включают требования для их минимизации;
- свидетельство СПС, допускающее перевозку продуктов с маленьким сроком годности;
- лист контрольных проверок температуры груза и воздуха внутри кузова автомобиля (также применяется при перевозке скоропортящихся товаров);
- паспорт безопасности химической продукции, который отражает характеристики химически опасного груза и меры безопасности при его перевозке;
- различные сертификаты (например, сертификаты пожарной безопасности, радиационного контроля, ветеринарный сертификат, подтверждающий, что продукция животного происхождения не содержит инфекционных возбудителей и т.д.).
Документы, оформляемые грузоотправителем
Набор документов, которые должен представить грузоотправитель, зависит от различных факторов. Рассмотрим два стандартных сценария:
- грузоотправитель совершает доставку самостоятельно;
- для перевозки груза привлекается транспортная компания.
В первом случае отправитель оформляет два основных документа.
- Товарно-транспортная накладная или транспортная накладная вместе с формой ТОРГ-12. Если сам отправитель занимается доставкой товара, то обычно стоимость доставки включается в итоговую цену товара. В таком случае предпочтительно использовать ТН и форму ТОРГ-12.
- Путевой лист. Этот документ оформляется собственником транспортного средства, используемого для перевозки товара.
Теперь перейдем к документам, которые грузоотправитель должен оформить, если привлекает перевозчика.
- Транспортная накладная с формой ТОРГ-12, либо товарно-транспортная накладная.
- Договор на перевозку груза, заключенный между отправителем и транспортной компанией, либо доверенность на перевозку груза, выписанная водителю.
- Поручение экспедитору (документ, содержащий характеристики груза и инструкции по его перевозке).
К основным документам в обоих случаях могут прилагаться дополнительные в зависимости от характера перевозимого груза: сертификаты качества, технические паспорта, свидетельства, разрешения и т.д.
Документы, получаемые грузоотправителем от перевозчика
При заказе услуг транспортной компании и передаче груза перевозчику грузоотправитель получает ряд важных документов:
- экспедиторская расписка — это документ, подтверждающий факт приёма груза и обязательств по его доставке компанией-перевозчиком;
- счёт-фактура или акт выполненных работ;
- кассовый чек или приходный кассовый ордер (если оплата за транспортные услуги происходила за наличные).
Все перевозочные документы можно оформлять не только в бумажном виде, но и в электронном. «Калуга Астрал» предлагает удобные инструменты для перехода на электронный документооборот в логистике. Компании, использующие программу 1С, могут обратить внимание на уникальное решение «1С-ЭПД». Этот сервис совместим со всеми популярными конфигурациями программы и обеспечивает обмен электронными документами с контрагентами, поддерживая как формализованные (утверждённые), так и неформализованные форматы документов.
Также доступно интеграционное решение «Платформа ЭПД» — сервис, который легко встраивается в учётные системы пользователей, обеспечивая бесперебойную работу с электронными перевозочными документами.