Привет! Мы проект «Летим-летим». Помогаем предпринимателям найти стратегические решения для их бизнеса. Наш ТГ канал
Борис – предприниматель. У него тысяча и одна задача: выстраивание маркетинга, проведение переговоров, расширение линейки товаров, сдача отчетов, хозяйственные вопросы. Борис делегирует задачи своей команде, пишет в чат, стараясь показывать приоритет в выполнении: «Сделайте, пожалуйста, кто-нибудь!», «Срочная задача!». Но команда будто на ручнике: не делают, а думают, какую задачу хватать первой.
😊Хорошая новость: дело не в Борисе и не в его команде. Показываем, как легко исправить эту ситуацию без сложных схем.
Простая инструкция для эффективной работы команды
Используем 4 кита:
- постановка задач понятно и четко;
- один источник для постановки задач;
- отчет о выполненных задачах;
- обратная связь по выполненным задачам.
Постановка задач по эффективному шаблону: как писать сообщение в рабочий чат.
Если кратко, то пишем так:
- «Что сделать» – суть задачи;
- «Зачем сделать» – понимание полезного действия от выполнения задачи;
- «Ответственный» – кто выполняет задачу;
*можно использовать теги в телеграмме, чтобы сотрудник быстрее увидел задачу. - Дедлайн – четкое время и дата, к которым нужно выполнить задачу.
Пример:
Что сделать: подготовить коммерческое предложение для клиента.
Зачем: чтобы закрыть сделку до конца месяца.
Ответственный: Мария.
Дедлайн: до 13:00 11.04 (пятница).
Один источник для постановки задач
Когда задачи дублируются в чате, почте, личных сообщениях и трекере, сотрудники теряются: «Я это уже сделал? Или это новая задача? А где ее искать?». Один источник — это как единая база данных. Все видят, что актуально, а что устарело. Для этого используйте рабочий чат или любой таск-трекер.
У нас есть статья о том, как писать совсем плохо.
Отчет о выполнении задач
Пока задача не отмечена, как выполненная, она висит в воздухе. Сотрудник молчит и думает, что он выполнил задачу, а руководитель гадает: «Можно ли двигаться дальше?».
Введите правило: «выполнил задачу – отписался об этом в чат». Тогда все будут понимать, как идет работа над проектом и кому нужно приступать к работе над следующей задачей. А ошибки и недочеты будут исправляться в разы быстрее.
Пример: дизайнер пишет в чат: «Макет для логотипа готов по этой ссылке: http://готовыймакет. Жду фидбэк».
Теперь все знают: задача завершена, следующий шаг — согласование.
Обратная связь сотрудникам
Не забывайте давать обратную связь для сотрудников по выполненным задачам. Делайте это как можно оперативнее, пока задача свежа в памяти, а не копите до следующего рабочего совещания.
Начинайте с позитива любую обратную связь, даже если задача выполнена плохо. Это поможет настроить сотрудника на диалог и снять защитную реакцию.
Пример: «Здорово, что ты сам предложил идею для проекта» — начало с похвалы.
«Но срок сорван из-за того, что этап согласования начали слишком поздно» — а после разбор того, что сделано не так.
Еще пример: «Круто, что использовал новый шрифт — это выделяет нас» – позитивное начало.
«Но логотип клиента теряется на фоне» – о том, что не так.
«Давай увеличим его на 20% и проверим, как выглядит в мобильной версии?» – предложение решения.
Больше о том, как давать эффективную обратную связь в этой статье.
Как изменилось взаимодействие Бориса с командой
Борис теперь занимается выстраиванием стратегии для своего бизнеса. Его команда не мечется между задачами, а движется к четко поставленным целям.
А рабочий чат выглядит так:
Если хотите узнать больше инструментов для постановки задач — ждем в нашем ТГ канале.
ЛЕТИМ-ЛЕТИМ!🤍