Что меняется, кто под ударом и как бизнесу не влететь на проверках
Привет! Вы на канале “Коммерческая тайна” - мы делимся знаниями для вашего бизнеса. Подписывайтесь на нас здесь и переходите в наш Телеграм-канал, где можно скачать инструкции и гайды (и много закрытой информации), необходимые каждому собственнику бизнеса. Переходите по ссылке и пользуйтесь! И поддержите нас здесь комментарием и подпиской!
С 1 апреля 2025 года ФНС официально ввел обязательное применение формата XML версии 5.03 для всех, кто работает с универсальным передаточным документом (УПД). Старые форматы — под запретом. PDF уходит в прошлое. Новый XML — обязательный. Иначе: штрафы, блокировки, отказ от приёма документов, претензии от контрагентов и ФНС.
Разберёмся, что именно меняется, кого касается и что делать, чтобы не попасть под санкции.
Зачем это нужно ФНС и зачем это важно вам
ФНС не хочет больше получать документы, которые невозможно проверить автоматически. PDF неудобен — в нём можно скрыть ошибки, удалить строки, нарушить структуру. XML — машиночитаемый. Он прозрачен, проверяем и контролируем системой без участия человека.
Именно поэтому формат XML 5.03 становится обязательным с 1 апреля 2025 года. Это автоматизация, контроль, и — главное — снижение количества «ошибочных» вычетов и рисков злоупотреблений.
Кого это касается
- Компании и ИП на ОСН — они платят НДС, и обязаны отражать его корректно.
- Компании на УСН, если они являются налоговыми агентами — например, аренда госимущества.
- Бизнес, связанный с прослеживаемыми товарами — техника, ювелирка, лекарства, шины и др.
- Все, кто работает через ЭДО — обязаны перейти на новый формат.
❗До 1 апреля действует переходный период: можно использовать и 5.01, и 5.03. После — только 5.03.
Что поменялось в XML 5.03: главное
✅ Поддержка новых ставок НДС
В формате 5.03 появились ставки: 5%, 7%, 9,09%, 16,67% — для бизнеса на УСН, который стал плательщиком НДС с 1 января 2025 года.
✅ Стоимость прослеживаемых товаров — без НДС
Теперь можно указывать стоимость без НДС в рублях, что важно для корректного учёта оборота товаров под контролем.
✅ Дополнительные поля при передаче ОС
Формат 5.03 позволяет указывать:
– амортизационную группу,
– код вида основного фонда,
– срок полезного использования,
– фактический СПИ — если объект был в употреблении.
Это нужно для точного учёта основных средств и избежания ошибок.
✅ Интеграция с маркировкой
Новый формат поддерживает:
– GTIN (глобальный товарный номер),
– другие элементы, обязательные по закону о маркировке.
Если вы работаете с маркированными товарами — это критично.
Что грозит за несоблюдение
- Штрафы — 1 000 ₽ за каждый некорректный документ.
- Проблемы с ФНС — документы могут признать недействительными.
- Блокировка расчётов — ЭДО-провайдер или партнёр может отказать в приёме документа.
- Контрагенты откажутся работать — если у вас неправильный формат.
❗Сбои в документообороте = риски остановки бизнеса. Не ждите 1 апреля, чтобы проверить, «работает ли у нас».
Что нужно сделать: пошаговый план
1. Проверить учетную систему
– Используете 1С, SAP, Эльбу, Контур или другое — проверьте, поддерживает ли XML 5.03.
– Проверьте совместимость с форматом и настройте шаблоны.
2. Связаться с оператором ЭДО
– Уточните, поддерживает ли он новый формат и корректно ли передаёт документы в ФНС.
– Важно: летом 2024 года ЭДО-операторы адаптировали решения под формат, но в январе 2025 года были внесены изменения — проверьте, всё ли обновлено.
📢 Комментарий эксперта:
«Переход на новый формат — это не кнопка, а сложная работа всей команды. Не откладывайте на последнюю неделю марта».
3. Настроить контроль XML-файлов
– Включите проверку корректности XML перед отправкой.
– Отслеживайте ошибки на этапе формирования документа, а не после отказа от приёма.
4. Обучить сотрудников
– Бухгалтерам и менеджерам нужно понимать, как работает новый формат.
– Проведите внутренний тренинг: формат, ставки НДС, маркировка, ошибки.
5. Протестировать отправку документов
– До 1 апреля отправьте тестовые УПД через ЭДО.
– Убедитесь, что они обрабатываются корректно.
В чём итог
1 апреля 2025 года XML 5.03 становится обязательным для всех.
Если вы работаете с УПД — обновите системы, проверьте настройки, обучите людей. ФНС будет внимательно следить за качеством документооборота. Ошибка = штраф. Переходите заранее — и обходитесь без проверок и паники.