Как отразить штраф гибдд выписанный на организацию по вине работника в программе 1с

Отражение штрафа ГИБДД, выписанного на организацию по вине работника, в программе 1С зависит от того, как вы планируете учитывать этот штраф и возмещать его работником (если планируете). Рассмотрим несколько вариантов:

Вариант 1: Штраф учитывается как расходы организации и не возмещается работником

В этом случае штраф рассматривается как обычный расход организации.

1. Создание документа "Операция, введенная вручную":Перейдите в раздел "Бухгалтерский учет" (или "Операции").
   Выберите пункт "Операции, введенные вручную".
   Создайте новую операцию.
   Дата: Укажите дату получения постановления о штрафе.
   Содержание: Например, "Начислен штраф ГИБДД по постановлению №... от ...".
   
   Проводка:Дебет счета учета расходов: Например, 91.02 "Прочие расходы" (если штраф не связан с основной деятельностью) или 26 "Общехозяйственные расходы" (если связан). Выбор счета зависит от учетной политики организации.
   Кредит счета 76.05 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами": Укажите контрагента "ГИБДД" (если он есть в справочнике, иначе можно создать нового) или просто "Штрафы ГИБДД". Укажите сумму штрафа.
   
2. Оплата штрафа:Создайте документ "Списание с расчетного счета" (или "Выдача наличных", если оплата производилась наличными).
   Дата: Укажите дату оплаты штрафа.
   Получатель: Укажите "ГИБДД" или "Штрафы ГИБДД".
   Счет получателя: Заполните реквизиты получателя (если оплата безналичным путем).
   Сумма: Укажите сумму штрафа.
   Основание: Укажите реквизиты постановления о штрафе.
   
   Проводка:Дебет счета 76.05 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами": На сумму штрафа.
   Кредит счета 51 "Расчетные счета" (или 50 "Касса"): На сумму штрафа.
   

Вариант 2: Штраф учитывается как расходы организации с последующим возмещением работником

В этом случае сначала штраф отражается как расход, а затем сумма удерживается из заработной платы работника.

1. Начисление штрафа (аналогично Варианту 1):Создайте документ "Операция, введенная вручную" с проводкой Дт 91.02 (или другой счет расходов) Кт 76.05 на сумму штрафа.
   
2. Отражение задолженности работника:
   Создайте еще одну проводку в той же или новой "Операции, введенной вручную":Дебет счета 73.03 "Расчеты по прочим операциям" (субконто - ФИО работника): На сумму штрафа.
   Кредит счета 91.02 "Прочие расходы" (или тот счет расходов, на который был отнесен штраф): На сумму штрафа (сторно).
   Содержание: Например, "Отражена задолженность работника за оплаченный штраф ГИБДД".
   
3. Удержание из заработной платы работника:При начислении заработной платы работнику (в документе "Начисление зарплаты и взносов") добавьте удержание.
   Выберите вид удержания (если такого нет, создайте новый в разделе "Настройка" -> "Удержания"). Укажите способ расчета "Фиксированной суммой".
   Укажите работника и сумму удержания, равную сумме штрафа.
   Проводка по удержанию сформируется автоматически: Дт 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кт 73.03 "Расчеты по прочим операциям".
   
4. Оплата штрафа (аналогично Варианту 1):Создайте документ "Списание с расчетного счета" (или "Выдача наличных") на оплату штрафа с проводкой Дт 76.05 Кт 51 (или 50).
   

Вариант 3: Штраф изначально удерживается из заработной платы работника (менее распространенный способ, может быть сложнее с точки зрения учета)

Этот способ предполагает, что организация сразу удерживает сумму штрафа из заработной платы работника и затем оплачивает штраф от своего имени.

1. Удержание из заработной платы работника:При начислении заработной платы работнику добавьте удержание на сумму штрафа (аналогично шагу 3 Варианта 2). Проводка: Дт 70 Кт 73.03.
   
2. Оплата штрафа:Создайте документ "Списание с расчетного счета" (или "Выдача наличных").
   Дебет счета 73.03 "Расчеты по прочим операциям" (субконто - ФИО работника): На сумму штрафа.
   Кредит счета 51 "Расчетные счета" (или 50 "Касса"): На сумму штрафа.
   Основание: Укажите реквизиты постановления о штрафе.
   

Важные моменты:

• Первичные документы: Обязательно приложите к учету копию постановления о штрафе.
• Учетная политика: Порядок учета таких штрафов должен быть закреплен в учетной политике организации.
• Трудовое законодательство: Удержание из заработной платы работника должно производиться в соответствии с Трудовым кодексом РФ (статья 137). Необходимо письменное согласие работника на такое удержание (заявление). Без согласия удержание возможно только в случаях, прямо предусмотренных законом (например, возмещение неотработанного аванса).
• Налоговый учет: Штрафы ГИБДД не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (пункт 2 статьи 270 НК РФ).

Рекомендации:

• Наиболее корректным с точки зрения бухгалтерского и налогового учета является Вариант 2, где штраф сначала учитывается как расход организации, а затем возмещается работником (при наличии его согласия).
• Перед отражением операции проконсультируйтесь с бухгалтером или специалистом по учету в 1С, чтобы выбрать наиболее подходящий вариант для вашей организации и корректно настроить проводки.
• Внимательно оформляйте все первичные документы и получайте необходимые согласия от работника, если планируется удержание суммы штрафа из его заработной платы.