Как оприходовать канцелярию в 1с

Оприходование канцелярии в 1С зависит от того, как вы планируете учитывать эти материалы: как запасы (материалы) или как расходы. Рассмотрим оба варианта.

Вариант 1: Как запасы (материалы, наиболее распространенный способ):

Этот вариант подходит, если вы хотите учитывать канцелярию как активы на складе и списывать их по мере использования.

Необходимые справочники и настройки:

1. Справочник “Номенклатура”:Создайте элементы номенклатуры для каждой позиции канцелярии (например, “Бумага А4”, “Ручка шариковая”, “Карандаш простой”).
   
   Укажите:Наименование: Четкое и понятное наименование.
   Тип номенклатуры: “Материал” (или “Товар”, если планируете продавать канцелярию).
   Единица измерения: “Штука”, “Упаковка” и т.д.
   Ставка НДС: Если применимо.
   Номенклатурная группа: (Рекомендуется) Создайте группу “Канцелярские товары” для удобства учета и анализа.
   Счет учета: (ВАЖНО) Укажите счет учета запасов (обычно 10.01 “Сырье и материалы”). Проверьте настройки вашего плана счетов.
   
2. Справочник “Склады”:Убедитесь, что у вас есть склад, на который будет оприходована канцелярия. Если нет, создайте новый (например, “Склад канцелярии”).
   

Документ “Поступление товаров и услуг”:

1. Создайте документ:Перейдите в раздел “Закупки” (или “Склад”, в зависимости от конфигурации) и выберите “Поступление (акты, накладные)”.
   Нажмите кнопку “Создать”.
   Выберите вид операции “Покупка, комиссия”.
   
2. Заполните шапку документа:Организация: Укажите вашу организацию.
   Склад: Укажите склад, на который будет оприходована канцелярия (например, “Склад канцелярии”).
   Контрагент: Выберите поставщика канцелярии из справочника “Контрагенты”. Если поставщика нет, создайте новую запись.
   Договор: Выберите договор с поставщиком (или создайте новый, если его нет).
   Номер и дата: Укажите номер и дату накладной от поставщика.
   
3. Заполните табличную часть “Товары”:Нажмите кнопку “Добавить”.
   В колонке “Номенклатура” выберите из справочника созданные ранее элементы номенклатуры (например, “Бумага А4”, “Ручка шариковая”).
   Укажите количество и цену за единицу товара, как указано в накладной от поставщика.
   Укажите ставку НДС (если применимо).
   
4. Заполните закладку “Счета учета” (если необходимо):В некоторых конфигурациях (например, УПП, ERP) нужно явно указать счета учета на этой закладке.
   
5. Проведите документ:Нажмите кнопку “Провести и закрыть”.
   Документ сформирует проводки по дебету счета 10.01 (или другого счета учета запасов, который вы указали) и кредиту счета 60.01 (расчеты с поставщиками).
   

Списание канцелярии в расход:

После оприходования канцелярии на склад, вам нужно будет её списывать по мере использования. Для этого используется документ “Требование-накладная”.

1. Создайте документ:Перейдите в раздел “Склад” и выберите “Требования-накладные”.
   Нажмите кнопку “Создать”.
   
2. Заполните шапку документа:Организация: Укажите вашу организацию.
   Склад-отправитель: Укажите склад, с которого списывается канцелярия (например, “Склад канцелярии”).
   Подразделение: Укажите подразделение, которое получает канцелярию (например, “Администрация”, “Отдел продаж”).
   Счет затрат: Укажите счет затрат, на который будет списана стоимость канцелярии (обычно 26 “Общехозяйственные расходы” или 44.01 “Издержки обращения”). Проверьте настройки вашего плана счетов.
   Статья затрат: Выберите подходящую статью затрат (например, “Канцелярские расходы”). В некоторых конфигурациях нужно создать новую статью затрат, если подходящей нет.
   
3. Заполните табличную часть “Материалы”:Нажмите кнопку “Добавить”.
   В колонке “Номенклатура” выберите из справочника списываемую канцелярию.
   Укажите количество.
   
4. Проведите документ:Нажмите кнопку “Провести и закрыть”.
   Документ сформирует проводки по дебету счета затрат (26 или 44.01) и кредиту счета 10.01.
   

Вариант 2: Как расходы (сразу списываем на затраты, упрощенный способ):

Этот вариант подходит, если вы не хотите вести складской учет канцелярии и списываете её на затраты сразу после поступления. Этот способ не рекомендуется, так как он не позволяет контролировать остатки канцелярии на складе.

1. Справочник “Номенклатура”:Создайте элементы номенклатуры для каждой позиции канцелярии, как описано в Варианте 1.
   Счет учета: (ОТЛИЧИЕ ОТ ВАРИАНТА 1) Укажите счет затрат (обычно 26 “Общехозяйственные расходы” или 44.01 “Издержки обращения”) вместо счета учета запасов.
   
2. Документ “Поступление товаров и услуг”:Создайте документ “Поступление товаров и услуг”, как описано в Варианте 1.
   Заполните шапку документа.
   Заполните табличную часть “Товары”.
   Проведите документ.
   В этом случае документ сразу сформирует проводки по дебету счета затрат (26 или 44.01) и кредиту счета 60.01, минуя счет учета запасов (10.01).
   

Какой вариант выбрать:

• Если вам важен контроль над остатками канцелярии на складе и вы хотите анализировать ее использование, выбирайте Вариант 1 (как запасы).
• Если вам нужен максимально упрощенный учет и контроль над остатками не требуется, выбирайте Вариант 2 (сразу на расходы). Но помните о недостатках этого варианта.

Дополнительные советы:

• Используйте номенклатурные группы: Организуйте свою номенклатуру по группам (например, “Бумага”, “Письменные принадлежности”, “Офисные принадлежности”) для удобства учета и анализа.
• Создайте статью затрат: Создайте отдельную статью затрат для учета расходов на канцелярию (например, “Канцелярские расходы”).
• Используйте отчеты: Используйте отчеты 1С (например, “Оборотно-сальдовая ведомость по счету”, “Анализ счета”) для анализа расходов на канцелярию.
• Автоматизация: Можно настроить автоматическое создание документов “Требование-накладная” на основании данных о фактическом использовании канцелярии.

Важно: Перед выполнением каких-либо операций в 1С рекомендуется сделать резервную копию базы данных. Если вы не уверены в своих действиях, обратитесь к специалисту по 1С.