Коммерческая тайна — это информация, которая не является общедоступной, имеет коммерческую ценность и защищена от несанкционированного раскрытия. К таким сведениям могут относиться технологии, производственные процессы, списки клиентов, маркетинговые стратегии, финансовая информация, планы развития или даже рецепт блюда от шеф-повара.
Таким образом, коммерческой тайной может быть всё, что вы считаете важным скрыть. Но есть исключения, оговоренные «Законом о коммерческой тайне».
Согласно этому закону засекречивать нельзя:
- информацию, которая содержится в учредительных документах юрлица и государственных реестрах;
- сведения об имуществе государственного учреждения;
- сведения об использовании средств госбюджета;
- кадровую информацию о численности и составе штата, об условиях и охране труда, наличии вакансий;
- сведения о задолженности работодателя по зарплатам и социальным выплатам;
- информацию о доходах и выплатах некоммерческих организаций;
- сведения о представителях предприятия, которые могут действовать без доверенности;
- условия конкурсов и аукционов по приватизации государственного и муниципального имущества;
- важные для общественности факты, например, о загрязнении окружающей среды, санитарно-эпидемиологической обстановке, противопожарной безопасности, качестве продуктов питания и т. п.;
- сведения о нарушениях предприятием или его руководством законодательства и привлечении за это к ответственности;
- другую информацию, которую по закону нельзя скрывать. Например, банки обязаны публиковать финотчётность.
Определение и документирование коммерческих тайн
Важно четко определить, какая информация является коммерческой тайной. Рекомендуется хранить их в отдельном реестре, который будет содержать описание, категории и лиц, имеющих доступ к этой информации.
Разработка внутренней политики
Четкое проведение на предприятии политики конфиденциальности и защиты информации — важный аспект для сохранения коммерческой тайны. Такая политика предполагает строгий регламент о том, кто из сотрудников и как может обращаться с конфиденциальной информацией. А также определенный режим доступа к такой информации.
Подписка соглашения о неразглашении коммерческой тайны
Важно, чтобы все сотрудники (а возможно и партнеры, и подрядчики) подписывали соглашение о неразглашении коммерческой тайны перед тем, как получить доступ к закрытой информации.
Физическая и техническая безопасность
Обеспечение защиты физических мест хранения информации, таких как серверы и архивы, включая системы видеонаблюдения, контроль доступа и безопасные места для хранения документов — одна из задач службы безопасности.
Обучение сотрудников
Регулярное обучение работников правилам соблюдения конфиденциальности и обращению с коммерческой тайной, информирование о последствиях от утечки информации — хороший метод профилактики разглашения коммерческой тайны.
Документы, которые должен подписать сотрудник при устройстве на работу
При устройстве на работу сотрудник обычно подписывает несколько ключевых документов
1. Трудовой договор. Этот документ регулирует условия работы, обязанности и права сторон.
2. Соглашение о неразглашении. Соглашение, которое обязывает сотрудника не раскрывать коммерческую тайну и другую конфиденциальную информацию, с которой он может столкнуться в ходе своей работы.
3. Согласие на обработку персональных данных. В некоторых странах, в том числе в России, необходимо получать согласие сотрудника на обработку его персональных данных в соответствии с действующим законодательством о защите данных.
4. Внутренние регламенты и инструкции. Документы, которые описывают внутренние правила и процедуры компании, включая те, которые касаются конфиденциальности и безопасности информации.
Отказ от подписания документов
Сотрудник может отказаться подписывать документы, которые, по его мнению, нарушают его права или ставят его в невыгодное положение. Например, сотрудник может не подписывать соглашения, которые накладывают неоправданные ограничения на его будущую профессиональную деятельность или документы, запрещающие ему раскрывать информацию, которая не является законной коммерческой тайной.
Тем не менее, следует помнить, что такой отказ может препятствовать трудоустройству или ухудшить условия работы.
Ответственность за разглашение коммерческой тайны
По закону считается, что если работник получил секретные сведения непосредственно от их обладателя, значит, он получил их легально. Однако, если вы нигде не зафиксировали, что сотрудник ознакомлен с коммерческой тайной, вы не сможете привлечь его к ответственности. Поэтому необходимо заключать с работниками соглашения и брать расписки.
Ответственность за раскрытие коммерческой тайны может быть дисциплинарной, административной, гражданско-правовой и уголовной.
Итак, подведем итог. Защита коммерческой информации — это сложный и многоступенчатый процесс, который требует внимательного планирования и комплексного подхода.
Режим коммерческой тайны может ввести любая компания. Засекречивать можно что угодно, кроме тех сведений, которые по закону нельзя скрывать. Чтобы придать сведениям статус коммерческой тайны, нужно нанести на документы гриф «Коммерческая тайна», указать правообладателя, прописать режим обращения с секретными данными и ознакомить с ними выбранных лиц. Всё это важно зафиксировать в документах компании и договорах с персоналом.