Служебная переписка по электронной почте сохранила многие правила, которые применимы к бумажным документам. Общие принципы содержания, оформления, логики трактуются нормами официально-делового стиля современного русского языка. Однако цифровая переписка накладывает иные обязательства, которые соблюдаются далеко не всегда. В итоге можно терять все рабочее время за разбором корпоративной почты и выяснением, кто-что-когда-как. Получается цифровой аналог «перекладывать бумажки с места на место». Иногда хочется сдаться и повторять те ошибки, которые допускают некоторые коллеги в деловой переписке.
1. СРОЧНО!!!! ВАЖНО!!!!!!!!!!!!!
Моё «любимое» – это графический ор. Здесь надо дотянуть задачу до последнего, дотомить до состояния бюрократической паники. И вместо спокойного объяснения задачи трусливо отправить письмо. Для убедительности – в теме письма обязательно выделить ASAP(от английского «as soon as possible» – как можно скорее) и поставить 3 восклицательных знака. Стоит забыть, что в действительно важных ситуациях с людьми необходимо говорить. Приглашать на встречу, звонить не надо – лучше добавить побольше восклицательных знаков. Так адресат сразу увидит письмо, отложит все свои дела и быстро выполнит поручение.
2. Fwd: Fwd: Fwd _ разберитесь сами
Как же просто переслать письмо без пояснений! Мне его сверху спустили – я его дальше отфутболю. Пусть там дальше сами скачивают файлы из приложения, вчитываются, докручивают до исходного письма. Ведь если я буду первым, кто откроет содержание, ознакомится и напишет хоть пару предложений с анализом прочитанного, то и ответственность будет на мне. Не стоит вносить уточнения даже в тему письма. Особенно возбраняется задавать уточняющие вопросы адресанту – так задача может застопориться. Лучше просто переслать – коллективу будет что почитать, и рабочий день быстрее закончится.
3. Дорогая зайка
Мой хороший, запомни: просто добавь фамильярности в рабочие сообщения. Так ты будешь всем нравиться, а твои ответы «по секретику» нельзя будет использовать в корыстных интересах. «Миш, дела замяли – передали разбираться юристам. Вечером на футбол?» – это же готовый отчет! В конце желательно добавить «обнимаю». Ну, а если такую переписку отправляют дальше или публикуют скрины в чатах коллег, то это ведь только к лучшему – можно обидеться, чтобы у тебя еще и прощения просили. Коллеги ведь для этого и нужны?
4. У семи нянек
Чем больше адресатов – тем лучше. Уж кто-то точно выполнит – все ж сидят и только и ждут новых поручений. Пусть работа постоит ради одного вопроса. Они же там быстро сами договорятся, кто должен сделать задачу. А если не договорятся – что ж, можно напомнить в последний момент еще одним письмом. Только ни в коем случае нельзя детализировать информацию, а уж тем более – описывать каждому исполнителю зону ответственности! Важно, чтобы коллектив учился читать мысли! Если не получается – всегда есть кнопка «ответить всем» для остроумных замечаний и уточнений.
5. Иди туда – не знаю, КОГДА
Некоторые считают, что указывать час выполнения задачи – это невежливо. Максимум – обтекаемое «до пятницы» или «жду в четверг». Правда, часто даже очень хорошо воспитанные люди возмущаются, если получают ответ за 5 минут до конца рабочего дня или за полчаса до полночи. Но что делать – ведь ставить задачу по типу «Прошу прислать письмо до 16:00 четверга, 17 апреля» так грубо! Уж лучше сохранить репутацию вежливого коллеги и принимать задачи даже в последний момент.
Конечно, повторять ошибки – это легко. Но если хочется получать поменьше спама под видом рабочих писем или если надоело принимать срочные поручения, то придется немного потрудиться. Важно начать с себя – развивать свои навыки деловой коммуникации в цифровой среде. Далее можно формировать нормальную культуру общения среди ближайших коллег, в том числе – руководителей.
Что думаете – это возможно? Или есть ситуации и люди, с которыми бороться бесполезно?
Валерия Иванова, к.ф.н., доцент кафедры русского языка и методики его преподавания РУДН