Правда ли, что работа с государственными заказчиками — это особая история про жесткие регламенты, тонну документов и изменениями в самый последний момент? В очередном интервью для рубрики «MICE Market в лицах» наш менеджер Полина Котова поделилась всем, что ей удалось узнать за 1,5 года работы по направлению организации проектов для государственного сектора.
В материале — экспертиза настоящего специалиста на тему отличия государственных заказчиков от корпоративных. Полина Котова рассказала о своих крупнейших проектах, интересных форматах и уникальных компетенциях, которые помогают ей справляться с любыми запросами на организацию масштабных федеральных проектов.
— Полина, расскажите, как Вы в целом попали в MICE-индустрию? Это было осознанное решение прийти отрасль или чистая случайность?
Откровенно говоря, в MICE-индустрию я, можно сказать, попала лишь со второй попытки. Сначала я пришла на собеседование после того, как моя подруга, работавшая на тот момент маркетологом в MICE Market, посоветовала мне устроиться в агентство. Тогда я, честно признаться, подумала, что не готова к работе в такой сложной и совершенно новой для меня отрасли. Только спустя 2 года я поняла, что все же стоит попробовать себя в этом деле и решила снова прийти на собеседование в MICE Market.
В первые рабочие дни мне непосредственно было поручено сразу несколько проектов. На какую-то «раскачку» времени не было, так что пришлось активно включаться в процесс и выжимать максимум усилий.
— В компании Вы отвечаете за направление проектов для государственного сектора. Что насчет корпоративных заказчиков? У Вас есть опыт работы с ними?
Да, безусловно. Я и сейчас периодически занимаюсь запросами от клиентов разных категорий, но в пропорциональном соотношении всех кейсов, организованных мною, большую часть занимают, конечно, проекты для государственного сектора.
— Расскажите поподробнее про свой первый проект.
Мой первый проект для корпоративного заказчика был довольно масштабным и продлился 2 дня – юбилей IT-компании! Кейс был разработан с учетом корпоративной культуры заказчика, а именно основывался на принципах здорового образа жизни! В первый день прямо в офисе была проведена фитнес-зарядка с элементами соревнований, в которых можно было выиграть спортивные аксессуары и полезные десерты. А во второй день мы открыли для участников новый вид спорта – керлинг, пригласив их на небольшие внутрикорпоративные соревнования во Дворце Спорта им. В. С. Высоцкого в городе Самара.
— Это очень классно, что даже простой корпоративный праздник имеет нацеленность на определенный бизнес-результат! А какое мероприятие из организованных Вами оказалось самым сложным в реализации? Как Вам удалось справиться со всеми трудностями на тот момент?
На ум приходит еще одно спортивное мероприятие. В тот раз нам поступил запрос на проведение теннисного турнира. Пожалуй, сложность была в его колоссальных масштабах и огромном количестве деталей, которые следовало учесть. К тому же, мне пришлось работать в другом городе с незнакомой площадкой, но, по завершению мероприятия, мы получили положительную обратную связь от заказчика. Это показывает, что мы в очередной раз справились на «ура».
Мне также было действительно интересно наблюдать за ходом самого мероприятия, что сделало этот проект по-настоящему запоминающимся. Я удивилась, что среди клиентов заказчика нашлось столько людей, умеющих играть в большой теннис. Они смогли составить друг другу действительно достойную конкуренцию!
— А с чего началась работа по проектам для государственных заказчиков?
Моим первым масштабным проектом стало проведение регионального этапа конкурса «Команда Первых» с организатором «Движение Первых». Со всего самарского региона тогда съезжались команды ссузов. Для них проходили конкурсные испытания. Мы организовали их прием у себя в городе, площадку для проведения самого конкурса. Все это время я координировала процесс и постоянно находилась в центре событий. Так прошло мое знакомство с крутой самарской командой «Движение Первых». С тех пор иду с ними «рука об руку».
— Расскажите про любимый проект.
Пожалуй, здесь я упомяну один из последних кейсов — слет-совещание специалистов «Движение Первых» Самарской области. Я не раз рассказывала про него, потому что это мероприятие мне правда запало в душу. Во-первых, я действительно убедилась в мощности команды «Движение Первых»! Во-вторых, еще во время учебы в университете меня привлекали различные молодежные движения. Я к этому не равнодушна до сих пор, поэтому мероприятие стало для меня некой ноткой ностальгии. Очень круто, что у меня есть возможность соприкоснуться с тем, что когда-то интересовало меня.
— Когда Вы погрузились в работу с проектами для государственных заказчиков, какие изменения Вы заметили? Что отличает столь крупные проекты с федеральной поддержкой от мероприятий для корпоративных заказчиков, если говорить в контексте организационных процессов?
На самом деле, я не ощутила каких-либо существенных отличий. Каждый клиент по-своему требователен, а любой запрос предполагает уникальный подход. И с корпоративными, и с государственными заказчиками мы работаем прежде всего на их ключевые показатели. В обоих случаях главное — результат и положительная обратная связь.
Что касается эффекта, его мы стремимся достичь не только при создании мероприятий для бизнеса. Работая с государственным заказчиком, мы понимаем, что у каждого регионального правительства есть важные общественные задачи, которые они выполняют, организуя крупные события с нашей помощью. Мы, в свою очередь, рады создавать значимые проекты, влияющие на социально-экономическое развитие Российской Федерации.
— Сталкивались ли Вы с нестандартными запросами, которые даже ставили в тупик?
Наверное, таким был наш долгий проект по отправке самарских делегаций школьников и студентов на выставку-форум «Россия» в Москву. Поначалу я присоединилась к другому менеджеру и наблюдала за процессом. В голове постоянно крутилась мысль: «Да это просто невозможно!».
В один день мне была четко поставлена задача: «Полин, ты будешь отправлять поезда». Первая реакция — полное замешательство. Вы что, я? Как я могу отправить поезд? Я долго изучала технологию работы и в конце концов осталась «один на один» с данным проектом. До сих пор помню свои эмоции, когда состоялось первое отправление делегации из 125 человек! «Теперь я могу все!» — думала я. Потом с моей помощью выставку посетили еще 1 500 человек
Постоянное взаимодействие со структурами РЖД, органами молодежной политики Самарской области и большими делегациями... Коммуникация в подобной суете не всегда дается легко. Мы рады, что именно мы смогли дать возможность побывать ребятам в столице нашей страны и подарить воспоминания, которые они точно никогда не забудут!
— Из-за этого многие думают, что государственный заказ — это сплошная бюрократия и тонны документов. Какое Ваше мнение по данному вопросу? Правда это или миф?
Честно сказать, бюрократия встречается и в работе с корпоративными заказчиками. Понятно, что у федеральных проектов есть некоторая специфика, требующая больше отчетности. Мы же в любом случае стараемся делать все для того, чтобы учесть все мелочи.
— Как Вы думаете, какими качествами должен обладать специалист, которому приходится иметь дело с таким количеством документов?
Это внимательность, четкость, для меня это еще и определенный настрой. При реализации первых запросов мне требовалось больше рабочего времени на конкретные задачи. На тот момент и правда нужна была концентрация, а также особая атмосфера. Если создавать подобную обстановку вокруг себя, работа покажется гораздо легче и приятнее.
— Встречались ли проекты, которые вызывали большие затруднения?
Я бы не сказала, что есть какие-то выдающиеся в этом плане проекты. Однако, я все же хочу отметить работу с всероссийским проектом «В гостях у ученого» реализуемый совместно с самарским отделением «Движение Первых». Нам необходимо было обеспечить экскурсионной программой 7000 школьников со всей Самарской области в сжатые сроки — за месяц! Время и ресурсы на реализацию такого объема работы были ограничены, мне помогали абсолютно все сотрудники нашего офиса. Мы и сами не заметили, как проект подошел к успешному завершению.
— На Ваш взгляд, как из проекта в проект меняется поведение государственного заказчика? Становится ли организация таких мероприятий проще для Вас со временем?
С каждым разом, безусловно, становится проще понимать друг друга. В начале, конечно, могут возникнуть опаски с ноткой недоверия, и, опять же, это встречается со всеми заказчиками. После успешного проведенного проекта в дальнейшем коммуникацию выстраивать намного проще и понятнее. При внезапных встречах вне рабочей обстановки мы всегда рады видеть друг друга, интересуемся, как у кого дела, делимся успехами и знаем, что в трудные минуты мы можем обратиться друг к другу за помощью с любыми другими проектами.
— Как Вы собираете обратную связь?
На самом деле, люди, которые работают в высших руководящих структурах, отличаются тем, что, как правило, выражают огромную искреннюю благодарность по результатам проекта. Они понимают, как это важно, поскольку сами проходят этот амбициозный путь от волонтерства до человека с высокой репутацией на федеральном уровне и авторитетом.
— С кем Вам приходится взаимодействовать по большей части?
Это могут быть специалисты на уровне городских округов, заместители председателей каких-то государственных структур. Иногда я веду коммуникацию и с высшим руководством напрямую. Я всегда могу позвонить и попросить помощи, если понадобится что-то, не касающееся работы.
К примеру, недавно нам для другого мероприятия срочно потребовалось пригласить космонавта. Мы с коллегой начали искать свободного человека, в результате чего я наткнулась на страницу одного космонавта в социальных сетях и обнаружила, что среди наших общих друзей был человек, с которым я уже реализовывала не один проект! Я ей сразу же позвонила и стала узнавать все подробности. В итоге оказалось, что решение этой задачи лежало прямо на поверхности. Кто вообще мог подумать, что я через одно рукопожатие знакома с настоящим космонавтом!
— Звучит здорово и правда впечатляет! Поделитесь еще и своей экспертизой. Какая площадка запомнилась Вам больше всего? Почему она показалась особенной?
Это Дворец Спорта им. В. С. Высоцкого без всяких сомнений. Здесь можно организовать все, что угодно: начиная от событийного концертного мероприятия и заканчивая спортивными соревнованиями по баскетболу, хоккею и многим другим видам спорта. Сама я трижды проводила там турнир по керлингу для постоянного заказчика.
Впервые я побывала в Дворце Спорта им. В. С. Высоцкого на награждении организаторов Российской студенческой весны в 2022 году, которое проводилось в большом конференц-зале. По работе приходилось много взаимодействовать с этой площадкой, и я с уверенностью могу сказать, что место является довольно востребованным среди корпоративных клиентов и универсальным — подходит под любые форматы мероприятий.
— Опишите свою нынешнюю деятельность одним словом.
Пусть это будет слово «энергия», потому что энергия должна быть везде. Когда есть энергия, есть жизнь!
В работе с государственными заказчиками нужна профессиональная хватка и вместе с тем умение сохранять спокойствие даже при возникновении непредсказуемых ситуациях. Среди строгих регламентов и многоуровневых согласований Полина Котова находит место для творчества, юмора и открывает новые просторы для развития бизнес-мышления.