Google Таблицы, которые отправляют письма, когда вы забыли

Иногда достаточно одного слова в таблице, чтобы не пропустить проблему. Например — "Просрочено". Но как сделать так, чтобы таблица сама сообщала об этом? Сегодня разберёмся, как настроить автоматическую отправку письма, если в столбце со статусами появляется такое значение.

Это статья из цикла про автоматизацию Google Таблиц с помощью Apps Script. Если ты никогда не писал(а) код — не страшно. Всё пойдёт пошагово и без технической каши.

Интерфейс Apps Script

Что мы хотим сделать:

• Есть таблица задач
• В одной из колонок может появиться статус "Просрочено"
• Если он появляется — на почту уходит письмо с предупреждением

Шаг 1. Открываем редактор скрипта

1. Таблица открыта
2. Меню Расширения → Apps Script
3. В новом окне удаляем всё и вставляем код ниже

Меню Расширения → Apps Script

Шаг 2. Код скрипта

function checkOverdueAndNotify() {
const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Задачи");
const data = sheet.getRange("A2:E").getValues();
const overdueRows = data.filter(row => row[4] === "Просрочено"); // Статус — в колонке E

if (overdueRows.length > 0) {
const email = Session.getActiveUser().getEmail();
const subject = "⚠️ В таблице есть просроченные задачи";

// Формируем список задач
let body = `Найдено ${overdueRows.length} задач со статусом \"Просрочено\":\n\n`;
overdueRows.forEach((row, i) => {
body += `${i + 1}. ${row[0]} — ${row[1]} — ${row[2]}\n`; // Дата, Категория, Описание
});

MailApp.sendEmail(email, subject, body);
}
}

Убедись, что:

• Таблица называется "Задачи"
• Статус находится в колонке E (можно поменять цифру в row[4])

Результат выполнения скрипта на почте

После выполнения скрипта вам на почту придёт письмо с темой «⚠️ В таблице есть просроченные задачи». В теле письма будет указан список всех найденных задач со статусом «Просрочено» — с указанием даты, категории и описания.

Шаг 3. Запускаем вручную (первый раз)

• В редакторе нажми кнопку ▶️ (Выполнить)
• Придётся дать разрешение (один раз)

При первом запуски потребуется авторизация для запуска скрипта

При первом запуске Google требует подтвердить, что ты разрешаешь выполнение этих действий. Это защита — чтобы случайный скрипт не делал ничего без твоего ведома.

1. Нажми «Проверить разрешения»
2. Выбери свой Google-аккаунт
3. Подтверди, что ты разрешаешь доступ:
   к просмотру и управлению таблицами
   к отправке писем от твоего имени

⚠️ Иногда Google может предупредить, что проект «не проверен». Это нормально, если скрипт написан тобой — просто нажми «Подробнее» → «Перейти к…» → и подтверди.

Разрешения на создания проекта в Apps Script

Это происходит один раз для каждого скрипта.

После подтверждения он будет запускаться без всплывающих окон.

• Если всё работает — письмо придёт на твою почту (ту, под которой ты в аккаунте)

Шаг 4. Настраиваем автоматическую проверку

1. В редакторе скрипта — иконка ⏰ "Триггеры"

Общее менб

Интерфейс меню триггеров

2. Добавить триггер → выбрать условия по скриншот ниже.

Установить время — каждый день или как тебе удобно

Установка критерия отправки письма

Теперь проверка и письмо будут приходить автоматически.

Это полезно, если ты:

• Ведёшь таблицу задач
• Следишь за сроками
• Не хочешь каждый день глазами выискивать проблемы

Что можно улучшить

1. Отправлять письмо не только себе, но и команде:

const recipients = [
"you@yandex.ru",
"teammate@yandex.ru",
"manager@yandex.ru"
];
recipients.forEach(address => MailApp.sendEmail(address, subject, body));

2. Подсветить просроченные строки в таблице:

overdueRows.forEach((row, i) => {
const rowIndex = i + 2; // с учётом заголовков
sheet.getRange(rowIndex, 1, 1, 5).setBackground("#ffdddd");
});

3. Добавить дату и время в письмо:

let now = new Date();
body = `На ${now.toLocaleString()} найдено ${overdueRows.length} задач со статусом "Просрочено":\n\n` + body;

Автоматизация в таблицах — это не про сложный код. Это про спокойную голову. А в следующей статье покажу, как добавить кнопку для создания новой задачи с шаблоном строки.