Кассовая дисциплина – это не только про пробитие чеков. Это целый комплекс мер, включающий в себя учет, оформление документов и соблюдение лимитов хранения наличности. Разбираемся, чем важна кассовая дисциплина для бизнеса и как организовать ее грамотно.
Что такое кассовая дисциплина
В современном бизнесе, несмотря на широкое распространение безналичных расчетов, наличные деньги по-прежнему играют важную роль. Однако работа с ними требует строгого соблюдения правил, направленных на обеспечение прозрачности денежных потоков и предотвращение финансовых нарушений. Эти требования и образуют то, что называют кассовой дисциплиной.
Основное назначение кассовой дисциплины – создать четкую систему учета каждого рубля, который проходит через кассу предприятия. Это означает, что любое поступление или выдача наличных должны быть соответствующим образом зафиксированы. Причем речь идет не только о расчетах с клиентами и поставщиками, но и о внутренних операциях – выдаче средств под отчет, внесении выручки на расчетный счет и других подобных действиях.
Какую роль кассовая дисциплина играет в бизнесе
Значение правильной организации работы с наличными деньгами сложно переоценить. Грамотно выстроенная кассовая дисциплина:
- помогает соблюдать требования законодательства;
- служит защитой от хищений со стороны недобросовестных сотрудников;
- обеспечивает прозрачность финансовых потоков;
- облегчает ведение бухгалтерского учета и составление отчетности.
Также, при возникновении спорных ситуаций или проверок правильно оформленные кассовые документы становятся весомым доказательством добросовестности предпринимателя.
Риски отсутствия кассовой дисциплины
Несоблюдение правил работы с наличными может привести к:
- штрафам – например, за превышение лимита кассы (статья 15.1 КоАП РФ);
- проблемам с налоговой – например, подозрениям в сокрытии доходов;
- блокировке расчетного счета;
- уголовной ответственности в случае крупных нарушений.
Помимо этого, нарушения кассовой дисциплины чреваты:
- искусственным завышением дебиторской задолженности, когда неоформленные наличные платежи клиентов продолжают числиться как непогашенные долги, что может повлечь за собой потерю времени на прояснение ситуации и ухудшение отношений с дебиторами;
- повышением риска упустить действительно непогашенные платежи из-за путаницы с учетом и как следствие – ростом просроченной дебиторки.
Если в результате несоблюдения кассовой дисциплины у компании накопились проблемы, связанные с дебиторской задолженностью, их урегулирование можно передать на аутсорсинг профессионалам – например, ПКО ЭОС, которая обладает большим опытом и глубокой экспертизой в области управления дебиторкой.
Как ввести кассовую дисциплину
Внедрение правильной системы работы с наличными деньгами требует комплексного подхода. Рассмотрим ключевые элементы, на которые следует обратить внимание.
Прием наличных. Каждое поступление денег в кассу должно быть зафиксировано, будь то платеж от клиента или возврат средств.
Для фиксации приема наличных необходимо:
- оформить приходный кассовый ордер (ПКО) в момент приема наличных с подписями кассира и вносителя средств;
- выдать плательщику кассовый чек или квитанцию.
Выдача наличных. Не менее важно фиксировать и изъятие средств из кассы – чаще всего оно производится для расчетов с поставщиками и подрядчиками, а также выдачи зарплат и подотчетных сумм сотрудникам.
Для фиксации выдачи наличных необходимо:
- использовать в качестве основания изъятия средств из кассы утвержденный документ – заявление на выдачу денег, накладную и т.д.
- оформить расходный кассовый ордер (РКО) в момент выдачи наличных с подписями кассира и получателя средств.
Установление и соблюдение лимита кассы. Каждая организация должна определить максимальную сумму наличных, которые могут храниться в кассе. Превышение лимита допускается только на период, необходимый для сдачи наличных денег в банк.
Сдача наличных в банк. Излишки наличных сверх лимита необходимо своевременно сдавать в банк. Чтобы сделать это, нужно:
- оформить кассовую книгу;
- создать платежные поручения;
- получить квитанцию о приеме наличности от банка (она выдается уполномоченному лицу, которое сдает средства).
Учет. Все операции по приему и выдаче наличных средств ведутся в кассовой книге, которую необходимо заполнять каждый день. Все листы этого документа должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью организации.
Контроль. Регулярный мониторинг состояния кассы и кассовой дисциплины помогает выявлять нарушения на ранней стадии. Проверки могут быть плановыми (ежемесячными или квартальными) и внеплановыми. Также проверки проводит Федеральная налоговая служба (ФНС).