Каждый бизнес рано или поздно сталкивается с важным вопросом: как упорядочить документооборот? И с каждым днем бумажные документы (первичные особенно) становятся все менее удобными. Они занимают место, теряются и требуют слишком много времени на обработку. Вот почему компании по всему миру переходят на оцифровку — и это уже стало необходимостью, а не роскошью.
Какую выгоду вы получаете, используя «Скан-Архив»? Давайте разберемся.
Зачем оцифровывать документы?
Ответ прост: в бизнесе всегда нужно подтверждать каждую сделку документально. Эти документы — акты, счета, договоры, спецификации — в бумажном виде крайне неудобны. Часто приходится искать нужные бумаги, терять время и даже допускать ошибки. Оцифровка же позволяет сразу получить доступ к скану документа, избавляя вас от хаоса на полках и в архиве.
А если вы хотите, чтобы ваши документы были взаимосвязаны с базой «1С», «Скан-Архив» — идеальное решение. В чем его преимущества? Система упрощает поиск, обработку, контроль, возврат документов, превращая их в инструмент управления.
Для каких компаний актуально внедрение «Скан-Архива»?
Производственные компании, алкогольная промышленность и строительные компании — это те сферы, где документоборот особенно важен и часто запутан.
Особенно когда у компании несколько офисов в разных городах: например, в Москве, Санкт-Петербурге и Екатеринбурге. В этом случае появляется необходимость в круглосуточном контроле документов и обеспечении доступности этих документов для бухгалтерии.
Но, важно понимать, что компания делится на два типа в зависимости от того, какие документы преобладают:
- Отгрузка: для компаний, которые занимаются продажей товаров или услуг, важен контроль исходящих документов.
- Поступление: для компаний, работающих с большим количеством поступающих документов, важен контроль за их хранением и оцифровкой.
Как «Скан-Архив» помогает решить задачи компании?
«Скан-Архив» — это не просто архивная система. Это стандарт контроля возврата документов, который решает задачи на разных уровнях компании:
- Для бухгалтерии: решение позволяет контролировать возврат документов от контрагентов и сотрудников, что минимизирует риски.
- Для руководства: получая доступ к всем документам и сделкам, руководитель обеспечивает прозрачность работы компании.
- Для всего коллектива: каждый сотрудник, имеющий доступ к документам, понимает свою роль в процессе и легко следит за состоянием каждой сделки.
В результате: вам больше не нужно искать бумажки по нескольку часов. Все документы всегда под рукой.
Как правильно внедрить «Скан-Архив»?
Внедрение системы — это не просто установка программы на компьютеры. Это перестройка внутренних процессов компании. Необходимо:
- Понять, какие документы будут оцифровываться.
- Подготовить правила распознавания документов, если формы не унифицированы.
- Определить, какие сотрудники и отделы будут задействованы в процессе.
Этот этап — важный, потому что именно от грамотной настройки зависит эффективность работы с документами. Если подходить с умом, внедрение «Скан-Архива» пройдет без проблем, а компания быстро почувствует его преимущества.
Когда возникают трудности?
Основные проблемы могут возникнуть при настройке распознавания документов. Программисту нужно понимать, какие данные нужно выделить на документе для правильного распознавания. Но даже если возникает ошибка, система быстро обучается и настраивается под уникальные формы документов.
Пример: компания, занимающаяся производством продуктов питания, столкнулась с проблемой обработки огромного количества исходящих документов. Решением стало внедрение «Скан-Архива», который автоматически обрабатывал часть работы в ночное время. Это сэкономило много времени и ресурсов.
Стоит ли опасаться больших затрат?
Иногда компании опасаются высоких затрат на оцифровку. Когда происходит запрос в налоговую, при объемах в 100-200 листов процесс поиска документов может занять несколько часов. С «Скан-Архивом» вы сможете сэкономить массу времени, и даже сканирование 3000 документов за час станет реальностью. Это — не просто удобство, а необходимость для бизнеса, который ценит свое время и ресурсы.
В чем еще выгода?
Вот что еще стоит отметить:
- Низкая стоимость аренды программы на начальном этапе, чтобы проверить ее эффективность.
- Гибкость — настройка системы под любые специфические требования.
- Поддержка специалистов — помощь при переходе и консультации по внедрению.
Не сомневайтесь: с «Скан-Архивом» вы получите доступ к быстрому и удобному документообороту, избавитесь от бумажных архивов и сможете контролировать процесс в реальном времени.
Если вы хотите узнать, как внедрение «Скан-Архива» поможет именно вашему бизнесу, мы всегда готовы помочь с анализом и внедрением решения, которое обеспечит ваш успех и эффективность в будущем.