В яхтинге есть такое понятие, как непроизвольный поворот. Причиной его становится налетевший яростный порыв ветра, во время которого создается избыточное давление на паруса. Когда это случается, команда не успевает среагировать – и вот она, нестандартная и критическая ситуация. Опасность этого поворота состоит в том, что происходит потеря контроля управления над парусами, да и в целом, над всей лодкой. В какой-то момент ветер оказывается с другой стороны основного паруса (грота) и, со всей своей мощью, перебрасывает балку, на которой он крепится, на другой борт. При этом за борт могут быть сметены как неосторожные члены экипажа, так и просто пассажиры, волею случая оказавшиеся на лодке.
Подобное может случится и в бизнесе: в один момент времени происходит «непроизвольный поворот», который полностью или частично блокирует работу компании. Происходят потери финансов, простои производства и срыв отгрузок, которые приводят к уходу клиентов и разрыву контрактов. А если это продолжается ни день, ни два, а долгое время? И в этот момент все, как правило, зависит от владельца компании, от его умения работать в режиме кризисной ситуации и его оперативных действий, которые могут помочь минимизировать потери при выходе из кризиса.
Можно и так, конечно, но насколько это эффективно? А что, если …?!!!
Ответ на этот вопрос поможет определить степень и стоимость необходимых мер, которые следует принять для:
- предотвращения катастрофы;
- минимизации ущерба в случае её возникновения;
- обеспечения непрерывности бизнес-процессов даже при возникновении кризиса.
Рассмотрим такой инструмент, как ВСР. План катастрофы компании (BCP) – это план действий, по которому компания начнёт двигаться в случае непредвиденной ситуации. Можно сказать, что это своеобразная подушка безопасности, заранее предусматривающая шаги и действия, мгновенно предпринимаемые компанией в той или иной кризисной ситуации.
Вернемся ненадолго к аналогиям из яхтинга. На курсах подготовки будущих яхтсменов обязательно прорабатывается план действий на случай возникновения непроизвольного поворота, который включает в себя следующее:
- четкая и быстрая работа каждого члена экипажа в случае команды «Непроизвольный поворот!»;
- действия, если звучит команда «Человек за бортом!»;
- алгоритм действий, если повреждены паруса, рангоут или такелаж.
Подобный план действий в случае катастрофы я предлагаю рассмотреть и для бизнеса, ответив на вопрос: «А что, если…?!!!» Какое влияние может оказать на бизнес внезапная недоступность привычной системы действий? Что делать в таком случае?
Конечно, можно традиционно положиться на любимый многими «авось» и рискованно ходить по краю. Но наш мир далек от стабильности, и кризисная ситуация рано или поздно произойдет. Вот тогда уже придется на ходу принимать решения, проверять гипотезы и действовать. Стоит помнить, что зачастую внезапная кризисная ситуация усугубляется еще и физической и эмоциональной неустойчивостью некоторых членов команды. Кто-то впадает в ступор, кто-то начинает искать виноватых, кто-то занимается перетягиванием власти в условиях неопределенности. И все это непременно отвлекает от главного – выживания бизнеса в непростой ситуации.
Поэтому предлагаю составить план катастроф, заранее прописав в нем УПРАВЛЯЕМЫЕ алгоритмы и действия. При составлении плана стоит обязательно учесть следующие разделы:
- Составляем перечень возможных сценариев и рисков. В этом ключевом разделе необходимо проанализировать как можно больше разнообразных ситуаций, для каждой из которых следует оценить вероятность их возникновения и потенциальный ущерб. В крупных организациях важно выявить подразделения, которые могут быть затронуты данным сценарием, а также оценить продолжительность и влияние на производственные процессы. В этом разделе указываются ответственные лица и перечисляются экстренные меры, которые необходимо предпринять в случае возникновения ситуации;
- Определяем роли и обязанности членов команды. В данном разделе указываются все участники, которые будут вовлечены в процесс управления рисками. Назначается ответственный за данный процесс, как правило, это директор по информационным технологиям или другой высокопоставленный менеджер. Также выбирается координатор и формируется команда для решения инцидента. Состав команды может различаться в зависимости от размера компании: в малых организациях многие роли может исполнять одно и то же лицо, чаще всего это руководитель или его заместитель, либо глава ИТ-отдела.
- Решение стандартных задач. В этом разделе приводятся превентивные меры, которые организация принимает для избежания кризисных ситуаций. Также сюда включаются рекомендации для различных подразделений компании, учитывающие особенности их деятельности.
В нашей компании при работе с ИТ- проектами в обязательном порядке применяется работа с рисками на этапе планирования. Зачастую, как бы грустно это не звучало, далеко не все владельцы бизнеса считают необходимым продумать и ознакомиться с этими рисками.
Все, что интересует владельца бизнеса при планировании проекта – это ЦЕНА и СРОК!
Семь самых распространённых проектных рисков:
- Разрастание объёма
- Низкая производительность
- Большие затраты
- Дефицит времени
- Недостача ресурсов
- Изменения в рабочих процессах
- Отсутствие ясности
О способах их предотвращения в следующей статье нашего канала.
У ульяновского бизнес – сообщества есть уникальная возможность познакомиться с нашей компанией на БИЗНЕС-ИГРЕ «РЕКОНСТРУКЦИЯ», которую мы проводим в очном формате, отрабатывая навык управления бизнесом в условиях неопределенности.
Эсмонтова Мария Александровна,
Антикризисный руководитель проектов, Специалист БИЗНЕС-ТРИЗ 4 уровня (IBTA), Совладелец ИТ-Компании Soft +