Как в 2025 году считать НДФЛ: памятка для бухгалтера и не только⁠⁠

С 2025 года налоговые агенты (то есть работодатели) обязаны делить доходы физлица-резидента на 5 групп. Каждая группа — со своей ставкой и своими правилами. Доходы между группами не суммируем. А вот внутри группы — да, учитываем всё. Налоговая, в свою очередь, будет пересчитывать всё сама по итогам года.

Разложу по полочкам. Памятка для бухгалтеров, но будет полезна любому человеку (знание –сила!). Читаем до конца — там расписаны действия налоговой (с примером) и чек-лист для бухгалтера.

Группы доходов — кратко и по пунктам.

Все доходы физлица-резидента делятся на 5 независимых групп. Их не суммируем между собой при расчёте ставки НДФЛ. Как бухгалтеру не накосячить?

Группа 1. Зарплата и ГПД (без РК и ПН)

• Это: зарплата, больничные, отпускные, доходы по договорам ГПХ, аренда, проценты по займам.
• Что важно: учитываем только то, что выплатили вы. Справки с прошлой работы не учитываются.
• Ставки: пятиступенчатая шкала НДФЛ:

1. до 2,4 млн руб. — 13%
2. 2,4–5 млн руб. — 15%
3. 5–20 млн руб. — 18%
4. 20–50 млн руб. — 20%
5. более 50 млн руб. — 22%

Группа 2. Районные коэффициенты (РК) и процентные надбавки (ПН)

• Считаем отдельно от зарплаты, не плюсуем к ней.
• Ставки: двухступенчатая шкала:

1. до 5 млн руб. — 13%
2. более 5 млн руб. — 15%

Группа 3. Дивиденды

• Только дивиденды! Даже если платили их сами себе.
• Ставки: двухступенчатая шкала:

1. до 2,4 млн руб. — 13%
2. более 2,4 млн руб. — 15%

Группа 4. Подарки физлицам

• Например, бутылочка шампанского на Новый год.
• Включаем только те, что выше необлагаемого лимита (4 тыс. руб. в год на одного физика).
• Ставки: как у дивидендов — двухступенчатая шкала, до 2,4 млн — 13%, далее — 15%

Группа 5. Матвыгода по займам

• Облагается по фиксированной ставке 35% — тут без вариантов.

Как налоговая будет пересчитывать НДФЛ

В течение года налоговые агенты — работодатели и ИП — удерживают НДФЛ по ставкам, определённым исходя из сумм, выплаченных именно ими. Они не видят полной картины по всем доходам физлица, особенно если человек работает в нескольких организациях.

Но после окончания года налоговая инспекция эту картину видит целиком.

Этапы проверки и доначисления налога

1. Сбор справок о доходах

• Работодатели обязаны подать в ИФНС справки о доходах (теперь — по форме 6-НДФЛ с разделом 2) на каждого сотрудника до 25 февраля 2026 года.
• Если у физлица несколько источников дохода — ИФНС получит несколько справок.

2. Группировка доходов

• Налоговая разделит доходы по группам (как описано ранее: зарплата, надбавки, дивиденды, подарки, материальная выгода и др.).
• Внутри каждой группы доходы суммируются по всем источникам.

3. Применение шкалы ставок

• По каждой группе применяется своя шкала ставок.

Например: зарплата с двух мест работы складывается, и если в сумме больше 2,4 млн — будет рассчитана повышенная ставка (15%, 18%, и т.д.) на превышение.

Если работодатель удерживал только 13%, а итоговая ставка по расчетам инспекции — выше, будет доначисление налога.

4. Формирование уведомления

• Инспекция направит физлицу уведомление о доначислении НДФЛ — аналогично тому, как она делает это при продаже имущества или сдаче квартиры.
• Оплатить налог необходимо до 1 декабря 2026 года (за 2025), иначе пойдут пени.

5. Контроль и взыскание

• Если налог не будет уплачен добровольно — ИФНС вправе направить требование, а затем — суд и судебные приставы.

Пример пересчета
Исходные данные:• Сотрудник Геракл работал в двух компаниях и за 2025 его доходы:- В первой — зарплата 1,8 млн руб. (удержали 13%).- Во второй — зарплата 1,2 млн руб. (тоже удержали 13%).Итого: 3 млн руб. дохода по трудовым договорам, НДФЛ 390 000 руб.
👉 Что сделает налоговая:• Сложит доходы: 1,8 + 1,2 = 3 млн руб.• Определит, что ставка для суммы от 2,4 до 3 млн руб. должна быть 15%.• Пересчитает налог:- 2,4 млн — облагаются 13% = 312 000 руб.- 600 тыс. (превышение) — облагаются 15% = 90 000 руб.Итого налог по расчёту ИФНС: 312 000 + 90 000 = 402 000 руб.Фактически удержали работодатели:13% от 3 млн = 390 000 руб.
Разница (доначисление):402 000 - 390 000 = 12 000 руб.
Эту сумму ИФНС укажет в уведомлении, и Геракл должен будет доплатить до 1 декабря 2026 года.

Чек-лист для бухгалтера

• Разделяйте доходы по группам при выплате.
• Не учитывайте справки с прошлых мест работы.
• Для каждой группы — своя шкала. Не мешайте их.
• Проверяйте лимиты по итогам года.
• Сообщите сотрудникам: если у них несколько источников дохода — налог может доначислить ИФНС.

Подписывайтесь на мой телеграм!