Оформление страницы документа в MS Word: все ли вы знаете? Поля и ориентация страницы

Н.В. Артонкина, документовед, архивист

Рассмотрим инструменты, которые используются для оформления страницы любого документа в MS Word[1]. Проверьте, все ли возможности этого текстового редактора вы применяете в работе.

Поля и ориентация страницы

Поле – пространство между текстом и краем документа. Этот элемент оформления позволяет организовать автоматическое обновление данных в файле, выполнять вычисления, устанавливать связи с другими объектами, создавать перекрестные ссылки и многое другое.

Основное действие – настройка

Самый простой способ установить его – использовать команды с вкладки Макет. В основном она требуется для работы с таблицами. В группе Параметры страницы есть команда Поля с выпадающим списком. Чтобы открыть его, нажмите стрелку (рис. 1). Из списка можно выбрать один из шести вариантов ширины полей для создаваемого документа.

Дополнительные действия

Если необходимо изменить предлагаемые параметры полей, обратитесь к опции Настраиваемые поля… в команде Поля (см. рис. 1). Откроется диалоговое окно Параметры страницы (рис. 2).

Рис. 1. Команда Поля

Рис. 2. Диалоговое окно Параметры страницы

В этом диалоговом окне помимо параметров полей можно изменить ориентацию страницы, фрагмента или раздела документа. Если вам надо преобразить кусок текста, выделите его, нажмите стрелку в поле Применить: и вызовите выпадающий список, в котором выберите опцию к выделенному тексту (рис. 3).

Рис. 3. Опция Применить: со списком параметров при выделенном фрагменте

Подтвердите действие нажатием кнопки ОК. К слову, если не выделять фрагмент текста и обратиться к полю Применить: – набор параметров в выпадающем списке будет несколько отличаться (рис. 4).

Рис. 4. Опция Применить: со списком параметров при невыделенном фрагменте

По умолчанию программа MS Word задает параметры для страницы А4. Но вам может потребоваться изменить ее формат (если, например, в документе есть схемы бизнес-процессов) – сделать его А3. Откройте диалоговое окно Параметры страницы и выберите необходимую опцию на закладке Размер бумаги: (рис. 5).

Рис. 5. Команда Размер бумаги: в диалоговом окне Параметры страницы, позволяющая менять формат страницы

Опять же, можно изменить как формат документа целиком, так и определенный раздел. На закладке Размер бумаги в поле Применить: выберите опцию к текущему разделу и нажмите ОК (рис. 6).

Рис. 6. Позиция к текущему разделу в диалоговом окне Параметры страницы, позволяющая менять формат раздела

Изменить параметры полей, ориентацию и размер бумаги в MS Word вы также можете напрямую через соответствующие команды из группы Параметры страницы на вкладке Макет (рис.7).

Рис. 7. Группа Параметры страницы на вкладке Макет

_______________________________________

[1]В статье описан функционал MS Word 2016, доступ к командам в разных версиях программы будет отличаться.

Журнал "Секретарь-референт"