На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Вопрос
При формировании дела «Приказы по основной деятельности» мы вместе с приказами подшиваем документы-основания и листы ознакомления (например, к приказу о привлечении к работе в выходной день прикладываем согласия и ознакомления работников).
Правильно ли это или приказы нужно сшивать отдельно, а согласия и ознакомления – отдельно?
Ответ
В вашем вопросе речь идет о двух документах:
1) лист ознакомления;
2) лист согласования.
Необходимость оформления листа (журнала) ознакомления с локальными нормативными актами (далее – ЛНА) закреплена в ст. 22 и 68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Что касается сроков хранения листов ознакомления или рассылки, то указатель видов документов к Перечню 2019 не содержит такого документа, как «Лист ознакомления (рассылки)».
Согласно ст. 22 ТК работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Факт ознакомления в данном случае будет закреплен в листе (журнале) ознакомления. Лист ознакомления (рассылки) следует поместить в дело вместе с ЛНА или распорядительным документом, утвердившим его. Следовательно, хранить такой лист необходимо в течение срока хранения самого ЛНА или документа, его утвердившего.
Косвенным подтверждением того, что срок хранения листа ознакомления аналогичен сроку хранения самого ЛНА или распорядительного документа, его утвердившего, может служить ст. 5 Перечня 2019. Информация, в ней изложенная, позволяет сделать вывод, что срок хранения «проектов иных нормативных правовых актов» и «документов по их разработке и рассмотрению» (полагаем, что листы (журналы) ознакомления (рассылки) также можно отнести к этому списку) одинаков.
Несмотря на то что лист согласования и лист ознакомления – это разные документы, они оба имеют юридическую значимость. Поэтому если проект ЛНА и лист согласования проекта необходимо хранить 5 лет ЭПК, можем полагать, что лист ознакомления с ЛНА целесообразно хранить в течение срока хранения, установленного для указанного ЛНА.
С учетом вышеизложенного делаем вывод, что листы ознакомления вместе с распорядительным документом необходимо хранить в течение срока, установленного для хранения распорядительного документа.
Что касается листа согласования, то в ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] говорится следующее.
Извлечение из ГОСТ Р 7.0.97-2016
5.20. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
– на первом листе документа (если документ имеет титульный лист – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
– на последнем листе документа под текстом;
– на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
[…]
Таким образом, листы ознакомления и согласования необходимо формировать в дела вместе с приказами, к которым они относятся. Такой последовательности стоит придерживаться как в отношении дел в текущем делопроизводстве, так и относительно дел, завершенных в делопроизводстве, занимаясь оформлением документов на длительное (архивное) хранение.
________________________________________
[1] ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».