На вопрос отвечает А.Н. Славинская, специалист по кадрам
Вопрос
Может ли секретарь в приемной совмещать свою работу с кадровой работой? Расскажите о норме, когда обязанности обоих работников могут возлагаться на одного, а когда нужно ввести отдельную ставку кадровика, архивариуса.
Ответ
Автора вопроса, по-видимому, интересует, может ли один человек физически успевать выполнять обязанности и секретаря, и кадровика. Чтобы разобраться в этом вопросе, нужно выделить два момента.
1. Для коммерческих организаций не принято никаких обязательных нормативов по численности кадровой службы или службы документационного обеспечения управления. То есть работодатель вправе сам решать, когда необходима штатная единица секретаря или кадровика, а когда обязанности по этим должностям может выполнять один работник. Все зависит от структуры компании, набора обязанностей по каждой должности, загруженности работника.
2. В то же время Роструд предпринимает определенные шаги по нормированию труда некоторых категорий работников. Для этого приняты типовые нормативы; правда, для коммерческих организаций все они имеют рекомендательный характер. Нормативы помогают рассчитать необходимость введения отдельной единицы кадровика или архивариуса.
Если нагрузка слишком велика, попробуйте доказать директору необходимость введения в штат дополнительных ставок. Используйте следующие документы:
- Типовые нормативы времени на работы по управлению персоналом в государственных (муниципальных) учреждениях. ШИФР 14.12.01[1];
- Типовые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению в государственных (муниципальных) учреждениях. ШИФР 14.13.01[2];
- Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления[3].
Чтобы посчитать нагрузку, воспользуйтесь нашим Алгоритмом. А данные и итоговый расчет приведены в Примере.
Если в результате деления получится число больше единицы, необходимо ввести дополнительную штатную единицу, возможно, с неполной ставкой.
Резюме
Чтобы выполнить указанный объем работы, нужен больше, чем один работник. В штат необходимо ввести еще одну должность (хотя бы 0,5 ставки).
Затраты времени для каждой должности целесообразно посчитать отдельно, чтобы рассчитать долю ставки для каждой штатной позиции.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
В последние годы Минтруд и Роструд придерживаются позиции, что обязанности, которые характерны для другой должности (ориентируемся в этом вопросе по единым квалификационным справочникам или профстандартам), могут быть вменены работнику только путем поручения дополнительной работы[4]. Например, неправомерно предусматривать в должностной инструкции секретарю работу сотрудника отдела кадров или курьера[5]. Обязанности по ведению учета кадров не характерны для работы секретаря, их следует поручать как дополнительную работу:
· с согласия работника;
· после оформления соглашения к трудовому договору;
· за дополнительную оплату.
____________________________________________
[1] Утв. ФГБУ «НИИ ТСС» Минтруда России 07.03.2014 № 010.
[2] Утв. ФГБУ «НИИ ТСС» Минтруда России 07.03.2014 № 011.
[3] Утв. постановлением Минтруда РФ от 25.11.94 № 72.
[4] Письмо Минтруда России от 20.07.2016 № 14-2/В-688.
[5] https://clck.ru/33bzUY.