📌 Зачем проводить аудит?
Для юрфирмы внутренняя документация — не просто порядок, а показатель профессионализма. Грамотный документооборот — это защита от проверок, конфликтов с клиентами и юридических рисков. Этот чек-лист поможет системно пройтись по ключевым точкам.
📂 1. Учредительные и регистрационные документы
☑ Устав и все изменения к нему в наличии, актуальны
☑ Протоколы/решения участников оформлены и подшиты
☑ Все изменения зарегистрированы в ЕГРЮЛ
☑ Копии ИНН, ОГРН, выписки — в наличии и актуальны
🧑💼 2. Кадровые документы
☑ Договоры с сотрудниками (в том числе ГПХ, если применимо) оформлены корректно
☑ Приказы о приёме, переводе, увольнении — в наличии
☑ Личные дела сотрудников заполнены, включают все необходимые бумаги
☑ Согласия на обработку персональных данных получены
☑ Ознакомление сотрудников с правилами внутреннего трудового распорядка, политикой конфиденциальности — под подпись
🗂 3. Локальные нормативные акты
☑ ПВТР, политика в области персональных данных, положения об адвокатской тайне/конфиденциальной информации — оформлены
☑ В наличии регламент взаимодействия с клиентами, шаблоны доверенностей
☑ Документы регулярно пересматриваются с учётом изменений законодательства
☑ Ознакомление сотрудников — подтверждено
📁 4. Договоры с клиентами и шаблоны
☑ Заключаются договоры на оказание юр. услуг с каждым клиентом
☑ Шаблоны договоров актуальны и проверены
☑ Все соглашения о гонораре, условиях расторжения и ответственности — прозрачны
☑ Ведётся реестр договоров, с указанием сроков, этапов и оплат
☑ Подписанные экземпляры — в архиве и/или CRM
🔒 5. Конфиденциальность и безопасность
☑ Есть положения о защите адвокатской/коммерческой тайны
☑ Доступ к делам клиентов разграничен: по ролям, правам, паролям
☑ Хранение дел — упорядочено (бумажно/электронно), с защитой доступа
☑ Зафиксированы сроки хранения и порядок уничтожения документов
📬 6. Документооборот и делопроизводство
☑ Внутренний регламент по документообороту разработан
☑ Журнал входящей/исходящей корреспонденции ведётся
☑ Используются единые шаблоны писем, актов, доверенностей
☑ Отчетность по делам и клиентам ведётся регулярно
⚖ 7. Соответствие профстандартам и законам
☑ Вся документация соответствует требованиям ТК РФ, ГК РФ, ФЗ-152, ФПА (если адвокатская структура)
☑ Учитываются требования к хранению адвокатских досье, срокам ответов, оформлению доверенностей
☑ Документы регулярно проходят юридическую ревизию (раз в 6–12 месяцев)
📌 После аудита
- Составьте перечень нарушений и зон риска
- Назначьте ответственных за устранение
- Установите напоминания для ежегодного пересмотра документов
Чистая внутренняя документация — это не бюрократия, а базовая юридическая защита самой юридической фирмы. Проверяйте себя регулярно — и спите спокойно. 🗃️✔️