Строительство требует тысячи и десятки тысяч документов — в отдельных проектах объем доходит до 50 000 документов на один объект площадью 25 000 кв. м., на создание и пересылку такого количества документов уходят огромные суммы. В статье — подробнее о том, с какими именно документами приходится работать девелоперам и можно ли оптимизировать эту рутину.
Подготовка проектной и рабочей документации
Любая стройка начинается с подготовки проектной документации. Она нужна, чтобы определить основные параметры объекта, пройти экспертизу на соответствие безопасности и прочим требованиям, и, как результат, получить разрешение на строительство. На этом этапе подрядчики взаимодействуют с экспертными и контролирующими органами, вносят корректировки по замечаниям экспертов и доводят документы до соответствия.
Следующий шаг, часто происходящий параллельно с первым — подготовка рабочей документации. Это более детальные документы, призванные минимизировать ошибки в процессе строительства. По сути, это подробная инструкция для подрядчиков с чертежами, схемами и спецификациями. Именно рабочая документация помогает воплотить проект в жизнь. Здесь требуется плотное общение с проектировщиками, авторским надзором и государственным строительным контролем.
Уже на этих этапах обмен документацией и её согласование сложно координировать. На сегодня у всех участников строительства есть возможность работать над такой документацией единовременно в реальном времени — в специально организованном цифровом пространстве. На платформе «Экзон» роль такого пространства выполняет модуль Экзон.ПИР — специальное решение для ускорения согласования и подписания проектной и рабочей документации.
Контроль качества строительных работ
В процессе строительства, с самого начала работ и до сдачи объекта подрядчиков контролирует стройконтроль со стороны заказчика — проверяет акты, исполнительную документацию, отчеты о ходе строительства. В ответ подрядчик может получать замечания и предписания на устранение нарушений.
Эффективная коммуникация в этих процессах строится на четком регулярном документообороте и оперативном устранении замечаний. Цифровые инструменты для строительства обеспечивают такую четкость и прозрачность — подрядчики и стройконтроль обмениваются документами, изображениями, могут планировать работу инспекторов и внесение исправлений. Так, модуль Экзон.Стройконтроль позволяет загружать документ и фотографии в реальном времени, уведомляет указанных ответственных сотрудников об изменениях, позволяет работать над замечаниями, в несколько раз ускоряя работу подрядчиков над ошибками.
Исполнительная и техническая документация
В процессе строительства важно подтвердить, что строительно-монтажные работы полностью соответствуют проектной и рабочей документации и соответствуют всем ГОСТам и СНиПам. Для этого строительные компании формируют исполнительную документацию — журналы производства работ, исполнительные схемы, сертификаты и паспорта. На этом этапе кроме стройконтроля заказчика требуется работать с экспертными испытательными центрами, поставщиками оборудования и субподрядчиками.
Кроме исполнительной документации обязательна техническая — для монтажа и наладки оборудования в процессе строительства и для эксплуатации после сдачи объекта. Кроме паспортов, регламентов и руководств по эксплуатации в список технической документации входят акты пуско-наладки и гарантийные обязательства. Весь пакет такой документации заказчик должен получать в чистом виде без ошибок — им предстоит пользоваться персоналу заказчика и конечному пользователю.
Если коротко, исполнительная документация нужна для стройконтроля, а техническая — для непосредственной эксплуатации заказчиком. Для максимального исключения ошибок и сохранности документации разработан модуль Экзон.ИТД — решение, которое обеспечивает корректное формирование, прием/сдачу документации, согласование и подписание актов, журналов.
Завершается работа над объектом формированием отчетов, актов и справок. А целый ряд подобных документов обязателен для предоставления еще в процессе. Например, составлять акты выполненных работ по форме КС-2 и справки о стоимости выполненных работ по форме КС-3 нужно значительно чаще, иногда ежемесячно. Акты и отчеты нужны практически всем участникам строительства — от бухгалтерий до стройконтроля. А еще до формирования отчетных документов подрядчику предстоит согласовать объемы и стоимость работ, подкрепив их сметами контракта и другими документами.
Для оптимизации этих процессов в «Экзон» предусмотрены модули Экзон.ИСР и Экзон.Актирование. Модуль Экзон.ИСР позволяет онлайн провести календарное планирование, контролировать объемы и сроки работ и отслеживать бюджет. Модуль Экзон.Актирование, в свою очередь, создан для согласования выполненных работ и автоматического формирования актов и справок. Работа в электронном формате еще и удобна тем, что все документы, сметы и данные за каждый отчетный период сохраняются и подлежат удобному сравнению.
Универсальное решение
Кроме перечисленных «стандартных» документов строительство крупных объектов предполагает работу с внутренними документами и чертежами. Так, с помощью модуля Экзон.ЦИМ девелоперы могут формировать требования к цифровым информационным моделям, управлять инженерными данными и технологиями информационного моделирования. Он помогает собрать инженерные данные и подробно описать жизненный цикл строительства. Модуль Экзон.Аналитика призван собирать проектную аналитику, распределять задачи и видеть их статусы, анализировать динамику и стоимость работ. В этих процессах создается множество внутренней документации, которая редко доходит до внешних участников строительства.
✅ Подписывайтесь на нас в Телеграм и во ВКонтакте и переходите на сайт, чтобы быть в курсе всех новостей отрасли и платформы "Экзон"!