Инвойс и проформа – документы, применяемые в международной торговле и грузовых перевозках. Оба играют важную роль в оформлении сделок между покупателями и продавцами. Однако есть отличие инвойса от проформы. Они имеют разные цели и содержание, понятие которых поможет избежать участникам бизнес-процессов рисков по сделкам, связанным с финансовыми операциями.
Что такое инвойс
Инвойс – официальный финансовый документ, который используют в международной торговле. Он имеет формат счет-фактуры, выставляемой продавцом покупателю при заключении сделки и передачи товара или оказания услуги. Этот документ применяют исключительно в международных торговых операциях и не используют во внутренней торговой практике. В России аналогом этого документа выступает счет на оплату.
Отличие инвойса от проформы заключается в обеспечении возможности точного учета взаиморасчетов между сторонами. На его основе совершается оплата с помощью банковских транзакций между участниками импорта или экспорта. Документ предъявляют для оформления пошлин и других таможенных сборов.
В инвойс включена следующая информация:
- название и контактные данные продавца и покупателя;
- дата составления документа;
- номер,
- подробная спецификация товаров (описание, количество, единицы измерения);
- цена за единицу товара;
- общая сумма к оплате;
- условия поставки;
- валюта платежа;
- реквизиты для банковского перевода.
Также здесь могут прописываться дополнительные сведения, такие как условия возврата товара, сроки доставки и гарантии качества.
Инвойс составляется на основе заключенного между сторонами контракта, регулирующего условия сделки. Он определяет стоимость товара, объемы поставок, сроки выполнения обязательств и другие важные моменты. Эти данные переносятся в документ, обеспечивая соответствие условиям договора и правильное оформление финансовых расчетов.
При декларировании товара, ввозимого в Россию, для таможни должен быть составлен перевод документа на русский язык.
Что такое проформа
Проформа – коммерческий документ, который в отличие от инвойса содержит предварительную информацию о количестве и других особенностях перевозимых товарах. Он отражает предполагаемые условия будущей сделки относительно стоимости, объемов поставки, описания и характеристик. Проформа помогает сторонам заранее согласовать основные параметры сделки до подписания окончательного контракта или завершения всех формальных процедур. Она полезна для планирования логистических процессов, согласования условий сделки и получения предварительного одобрения от контрагентов.
В отличие от коммерческого инвойса, проформу применяют для решения следующих задач:
- Проведение предоплаты или авансового платежа до фактического исполнения сделки.
- Оформление таможенных сборов, если контракт еще не заключен, но товар уже поступил на территорию страны.
- Планирование сделок, так как стороны могут использовать документ для оценки затрат и подготовки бюджета перед заключением основного контракта.
- Обеспечение уверенности. Покупатель получает возможность убедиться в соответствии товара ожиданиям до момента окончательной оплаты.
В отличие от инвойса, проформа применяется как в международной торговой деятельности, так и внутри страны. Но, она не несет обязательства по оплате. Документ может составляться на основе контракта или без него. Он должен прилагаться к грузу, независимо от вида транспорта, применяемого для перевозки, – железнодорожная платформа морское судно, автомобиль, самолет.
Основные отличия инвойса от проформы
Отличие инвойса от проформы заключается в следующем:
- Он подходит для выполнения всех торговых операций между разными странами, в отличие от проформы, которую применяют только при перевозе через границу гуманитарного груза или товара с предоплатой.
- Инвойс имеет юридическую силу и является окончательным документом, подтверждающим обязательность выполнения оплаты согласно указанным в нем условиям.
- Он составляется только на основе данных из контракта и содержит точную информацию о предоставленных товарах, их количестве и стоимости.
- Документ применяется только во внешнеэкономической деятельности, где он служит основой для международных расчетов.
Правильное оформление документов для экспорта - процесс, требующий глубокого понятия особенностей международного торгового законодательства и практики. Именно этот документ служит основанием для проведения банковских расчетов, начисления таможенных пошлин и налогов, а также обеспечения юридической прозрачности сделки. Его значимость невозможно переоценить, ведь ошибки в заполнении инвойса могут привести к задержкам в поставках, финансовым потерям и санкциям со стороны контролирующих органов. Поэтому внимание должно уделяться точности и корректности заполнения всех полей, что обеспечит бесперебойность процесса и защиту интересов обеих сторон сделки. Для исключения рисков рекомендуем обратится за помощью в транспортную компанию, которая не только осуществит перевозку, но и поможет с подготовкой документов.