В этой короткой статье я бы хотел поделиться с вами опытом продуктивного обращения за помощью для решения своих вопросов,в тех случаях, когда вы зависимы от решения другого лица, будь то обращение в интернет-магазин за подбором товара, государственную или иную организацию за получением услуги, да и просто в обычной жизни при общении с посторонними людьми.
Прежде всего стоит коротко сказать об общих принципах подобных обращений, крайне важно соблюдать следующие принципы :
1. Приветствие
2. Причины обращения
3. Конкретность
4. Предложения
5. Благодарность
6. Обратная связь
7. Дополнительные материалы
Рассмотрим более подробно каждый из пунктов.
1. Приветствие
Достаточно пожелать доброго дня или поздороваться, представившись по имени. Если обращение происходит в живую, крайне желательно вести речь четким спокойным и по возможности дружелюбным голосом. Это создает весь настрой последующей беседы.
Если обращаетесь в реальной обстановке к группе людей, говорите чуть громче, чем говорите обычно. Смотрите в сторону тех к кому обращаетесь
2. Причины обращения
После ответной реакции и понимания того, что вас готовы выслушать важно без ненужных предисловий по возможности максимально кратко и информативно обозначить повод для вашего обращения. Разумно предположить что их должно быть не более 1-2. Если же вопрос объемный и требует развернутого ответа, то можно поступить следующим образом : не "выдавать список требований", а обозначить ситуацию целиком, наподобие : "у меня такая то ситуация,я знаю что есть несколько вариантов, вы могли бы мне помочь с ..." также можно уважительно добавить, что обратились как к специалистам, что требуется именно их помощь.
Любой человек всегда рад помочь другому, если чувствует уважение к себе и своему времени, а также располагает им в данный момент
3. Конкретность
Любой специалист разбирающийся в своем деле ценит свое время. Поэтому облегчив ему понимание вашей ситуации, вы наполовину уже помогаете самому себе. Старайтесь избегать общих фраз вроде : "Меня интересует товар или услуга N." и молчание, вместо этого скажите "Мне нужна консультация по товару или услуге N., уточните ее стоимость, возможность оказание сегодня, потребуется ли оплата сейчас или возможна оплата позже?" - конкретизируйте, представьте себя на месте специалиста, что бы ответили вы, если вам задали такой "пространственный" вопрос.
Чем короче и содержательнее ваше обращение, тем быстрее вас поймут и дадут грамотный и четкий ответ
4. Предложения
Зачастую, если вы настроены участвовать в процессе помощи тому к кому вы обращаетесь, вероятность получения грамотной услуги значительно возрастает, также как и скорости ее оказания. Говорите, что вы ознакомлены с правилами оказания услуг, что у вас собран пакет документов и каких именно, сообщите что готовы подъехать в удобное не только вам место и время.
Поясняйте какой информацией вы уже обладаете, чтобы сэкономить время специалиста
5. Благодарность
Получив ответ, помощь или решение вашего вопроса никогда не скупитесь на благодарность. Вероятно вам еще понадобиться обращение в данную организацию или к конкретному человеку, но ваш "рейтинг" будет на порядок выше чем у остальных. Также отметьте то, что получили грамотную помощь и рады(удовлетворены, удивлены) качеству общения.
Дав почувствовать оппоненту его профессиональность, полезность, вы кратно увеличиваете вероятность скорейшего решения своих вопросов с его помощью
6. Обратная связь
Перед окончанием диалога не забудьте уточнить ориентировочные сроки или дату оказания услуги или получения ответа/товара. Также спросите каким способом сможете уточнить информацию по вашему вопросу, дабы не беспокоить лишний раз специалиста.
Обменивайтесь актуальной контактной информацией - действующей электронной почтой, работающим мобильным телефоном
7. Дополнительные материалы
В заключении обращения поинтересуйтесь не потребуются ли для решения вашего вопроса сопутствующие материалы (сканы, копии, фото документов) и другая сопроводительная информация, для того чтобы не терять в последующем время на ее сбор и подготовку.
Хороший совет - иметь в своем распоряжении (например "в облаке", на эл. почте или телефоне) копии/фото всех ваших документов - они всегда под рукой и вы оперативно можете извлечь из них точную информацию
Дайте человеку уважение и понимание его важности в решении ваших проблем - и он будет готов помочь вам в ответ. Желаю вам быстрого и четкого решения всех ваших вопросов!