Во многих онлайн-школах есть свои клубы по подписке. Клуб - это сообщество единомышленников, в котором резиденты получают доступ к уникальным материалам и мероприятиям по определенной тематике. Онлайн-школы часто организуют клубы для выпускников своих курсов.
Одна из важнейших технических задач по настройке клуба по подписке на Геткурс (GetCourse) - автоматизация его работы, т.к. клуб это всегда очень динамическая система, с постоянным обновлением материалов, ежедневными оплатами, своими рассылками и уведомлениями.
В одном из проектов ко мне обратилась руководитель клуба (РК) с просьбой исправить постоянно возникающие ошибки, из-за которых происходят путаница и бардак, и, как следствие, страдает качество сервиса. До этого всю клубную систему настраивал другой специалист.
- Уведомления о новых участниках клуба приходят через раз, не ставятся задачи на обзвон, заказы теряются и качество сервиса в таком случае оставляет желать лучшего.
- Не всегда списываются автооплаты, участники не добавляются в нужные группы, следовательно, не открываются доступы к соответствующим материалам клуба.
- Не приходят уведомления об “отписке”, не списываются клубные “накопления” и не закрываются доступы к клубным материалам, из-за этого участники продолжают бесплатно пользоваться материалами клуба, пока волей случая об этом не узнает руководитель или менеджеры.
- И еще одна маленькая боль - не приходят уведомления о днях рождения участников.
Естественно, первым моим вопросом было: “А как вы выдаете доступы к материалам сейчас, как списываете оплаты, как узнаете о новых участниках и пр.?”, ответом на это было: “Есть какие-то автопроцессы, но, видимо, они не работают, поэтому все приходится контролировать вручную”.
Работа предстояла довольно объемная. Не просто разобраться в клубной системе - как все должно работать и открываться в идеале, но и сделать так, чтобы это работало в максимально автономном режиме без сбоев и ошибок.
Для этого было собрано 5 процессов для автоматизации отправки уведомлений и клубной системы, настроен продукт для подписки и его автопродление, настроены доступы к материалам клуба.
Разберем подробнее, что было сделано.
✅Во-первых, одна из важнейших настроек для клуба по подписке - это настройка продукта с его автопродлением и настройка доступов к материалам. Изначально, продукт был настроен так, что не давал доступов никаких, при оплате подписки менеджеры выдавали все доступы вручную. Поэтому продукт был перенастроен на добавление в группу, т.е. участники попадают в нее только при оплате подписки, а при завершении подписки из этой группы автоматически удаляются. По этой группе были настроены доступы к клубным материалам. Соответственно, если участник не оплатил подписку, то в этой группе не состоит и доступов к материалам клуба у него тоже нет.
✅Были исправлены настройки автопродления, т.к. в настройках стояло предложение со старой ценой, и если проходила какая-то автооплата, то оплачивалась не та сумма, которая должна была. После этого исправления все автосписания стали проходить по цене действующего тарифа.
✅Собран новый процесс по рекуррентным платежам (автопродлению). В старом процессе было некорректное условие вхождения в процесс и некорректные условия проверки продления подписки, также ставились задачи на менеджеров, которые с ними не работали, поэтому уведомления о продлении и “отписке” уходили через раз, а то и вообще не отправлялись, автопродление выполнялось не всегда или с задержкой.
В новом процессе я улучшила схему, уйдя от линейной схемы к параллельной, в которой постоянно проверяются условия продления подписки или ее отмены, добавлены уведомления участников об окончании подписки, об успешном продлении, уведомления об “отписке”, уведомления об отключенной возможности автопродления с ссылками на оплату, задачи на менеджеров теперь не ставятся, т.к. они с ними не работают, и это позволило автоматизировать этот процесс и все автопродления и отправка уведомлений перестали происходить с задержками, все приходит вовремя.
Вообще разбор этого процесса отдельная тема. Разберу его подробнее в другой раз.
✅Настроен процесс при “отписке” участника со списанием всех клубных “накоплений” и бонусов, с отправкой уведомлений РК, и постановкой задачи на обзвон для РК.
✅Настроен процесс по уведомлению РК о новых участниках с постановкой задачи на обзвон для РК. В уведомлениях была также добавлена информация о новом участнике: ФИО, email, номер тел. После получения такого уведомления РК написала мне такой отзыв 👇
Не обошлось правда без геткурсовских багов)) но ошибка эта в дальнейшем больше не повторялась.
✅ Т.к. в клубе есть материалы “Базы знаний”, которые открываются постепенно в зависимости от количества месяцев непрерывной подписки на клуб, то был собран процесс по открытию доступов после оплаты очередного месяца подписки к соответствующим материалам клуба.
Этот процесс позволил открывать материалы "Базы знаний" автоматически при продлении клубной подписки, не задействуя при этом менеджеров.
✅ И, конечно же, маленькой вишенкой на торте стал процесс по отправке уведомлений РК о днях рождения участников. Простой, но очень полезный процесс. Т.к. на день рождения участникам клуба выдается сертификат на покупку онлайн-курсов школы, то такой процесс позволяет отследить дни рождения участников и не оставить никого без подарка.
На всю эту работу я потратила 2 недели, одну из которых мне пришлось потратить лишь только на разбор ошибок и той путаницы, которые были.
Сейчас работа этого клуба максимально автономна. Все доступы ко всем клубным материалам открываются автоматически после оплаты, менеджерам не нужно это отслеживать и добавлять участников в группы вручную, ни один оплаченный клубный заказ не теряется. Уведомления РК отправляются во время, и, кстати, только в рабочие часы, никаких ночных уведомлений, все учтено в процессах.
Не так давно в этом клубе сменился руководитель, но я не упустила возможности попросить обратной связи о проделанной работе. И вот что написала мне РК.
Стоит отметить что в этой онлайн-школе большое количество курсов и частые их запуски, а это всегда срочные, важные и достаточно объемные задачи. Загруженность по работе в такие дни максимальная, поэтому некоторые задачи по клубу, которые не были срочными, уходили на второй план и выполнение их затягивалось.
Если вам нужно автоматизировать процессы в вашем онлайн-проекте на GetCourse напишите мне 👇
Телеграм: https://t.me/tereluba
============================
Зарегистрировать аккаунт GetCourse с бесплатным периодом 14 дней 👉 здесь
