Первичные учетные документы

Данные из первичных учетных документов вносятся в регистры бухгалтерского учета, которые составляют основу для формирования отчетности.

На практике, используются те первичные бухгалтерские документы, перечень которых утвержден учетной политикой организации. Рекомендуемые для применения бланки приведены в постановлениях Госкомстата РФ:

• от 30.10.1997 № 71-а;
• от 18.08.1998 № 88;
• от 25.12.1998 № 132;
• от 11.11.1999 № 100;
• от 21.01.2003 № 7;
• от 05.01.2004 № 1.

Кассовые и банковские документы, а также, транспортная накладная должны быть идентичны унифицированным формам. Остальные бланки можно видоизменять. Однако, в них должны быть указаны установленные ст. 9 закона РФ "О бухучете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ обязательные реквизиты.

Виды первичных документов в бухгалтерском учете

Первичные документы могут быть внешними и внутренними. В первую категорию входят счета от контрагентов с платежными требованиями. Ко второй группе причисляются бухгалтерская справка-расчет, акт о приеме материальных ценностей и др.

Формы первичных учетных документов могут классифицироваться как:

• Распорядительные (так, распоряжение или приказ руководителя организации).
• Исполнительные или оправдательные (например, приходные ордера).
• Бухгалтерского оформления (в частности, бухгалтерские справки).

По критерию объема содержащихся сведений первичные документы подразделяются на документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции, и на сводные, то есть предназначенные для обобщения данных обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за соответствующий промежуток времени.

Что относится к основной первичной бухгалтерской документации?

С 2013 года большая часть унифицированных бланков стала носить рекомендательный характер. Их разрешается использовать на практике в исходном виде или дорабатывать с учетом специфики бухгалтерского и управленческого учета.

Что относится к основным формам первичных учетных документов для отражения операций с активами из числа основных средств:

• ОС-1 — акт о приеме-передаче объекта ОС.
• ОС-1а — акт о приеме-передаче сооружения (здания).
• ОС-4 — акт о списании объекта ОС.
• Инвентарные карточки.
• Инвентаризационная опись основных средств (ИНВ-1).

Что относится к основным формам первичных документов в кадровом делопроизводстве:

• Т-3 — штатное расписание;
• Т-7 — график отпусков;
• Т-6 — приказ (распоряжение) о том, что конкретному сотруднику предоставляется отпуск с указанием точных сроков и дат отдыха;
• Т-8 или Т-8а — приказы (распоряжения) по данным формам заполняются при увольнении работника.

С 22.11.2021 отменена обязанность издавать приказ о приеме на работу по форме Т-1. Для оформления трудоустройства достаточно только трудового договора. Если работодатель решит издать приказ, его содержание должно соответствовать договору (закон РФ от 22.11.2021 № 377-ФЗ). Кроме того, с 01.09.2021 работодатели не обязаны вести личную карточку работников (форма Т-2).

Список первичных документов в сфере начисления и выплаты зарплаты персоналу состоит из форм:

• Т-12 — для составления табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
• Т-13 — для оформления табеля учета рабочего времени;
• несколько видов зарплатных ведомостей (Т-49, Т-51 и Т-53);
• лицевых счетов (Т-54).

Первичные учетные документы — это перечень обязательных к применению в исходном виде кассовых бланков по форме:

• КО-1 — приходный кассовый ордер.
• КО-2 — расходный кассовый ордер.
• КО-3 — в ней регистрируются приходная и расходная кассовая документация.
• КО-4 — кассовая книга.
• КО-5 — книга для отражения средств, принятых и выданных кассиром.

К первичной документации можно отнести накладные, заказ-счета, акты, доверенности, лимитно-заборные карты (М-8), требования-накладные (М-11). Счет-фактура, в отличие от УПД, не является первичным учетным документом (письмо Минфина № 03-03-06/1/392 от 25.06.2007).

Первичные бухгалтерские документы — перечень обязательных реквизитов

В утверждаемый учетной политикой перечень первичных документов могут входить только те бланки, которые содержат обязательные реквизиты. Это:

• полное наименование документа;
• дата оформления;
• сведения о фирме — составителе данного документа;
• суть содержания факта хозяйственной жизни (произведенной операции, сделки);
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с приведением единиц измерения (кг, т, шт, м и др.);
• наименование должности работника (-ов), совершившего (-их) операцию, сделку и ответственного (-ых) за ее оформление, или наименование должности лица (лиц), ответственного (-ых) за оформление свершившегося события;
• подписи, фамилии и инициалы данных лиц (работников).

Важная особенность: если бланк первичного учетного документа заполняется в электронном формате, то он должен быть удостоверен электронной подписью вышеуказанных должностных лиц.

Как осуществляется принятие к учету первичных учетных документов, составленных в электронном виде, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Все первичные учетные документы, перечень которых сформирован главным бухгалтером и утвержден руководством компании в учетной политике, обладают юридической силой.

Итоги

Первичные учетные документы призваны отражать происходящие в учреждении хозяйственные операции. Систематизированные данные из них переносятся в регистры бухучета, которые составляют основу для формирования отчетности. Основные формы первички указаны выше в статье.