Документация, связанная с Ж/Д перевозками, играет центральную роль в логистическом процессе доставки товаров. Она охватывает подготовку грузовых накладных, документов транспортной надлежности и прочих, гарантирующих точность и своевременность перевозки грузов от отправителя до получателя.
В данной статье мы подробно изучим, какой комплект документов по перевозке необходим для эффективной организации работы на железнодорожном транспорте.
Отправляем груз по железной дороге: документация
Перед тем как начать железнодорожную перевозку груза, важно правильно оформить все необходимые документы. Наиболее важным среди них является договор о перевозке груза с транспортной компанией, регламентирующий условия перевозки, сроки, стоимость услуг и обязанности сторон. Особенное внимание стоит уделить выбору перевозчика и составлению договора так, чтобы он был оптимальным для вашей компании.
Далее необходимо заполнить специальные бланки документов в соответствии с условиями перевозки. Необходимо использовать образцы, которые были утверждены Приказом Министерства транспорта РФ от 19 июня 2019 г. №191.
Правила заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом
Перевозчики могут воспользоваться электронной или бумажной формой оформления грузовых документов для железнодорожных перевозок.
Все электронные документы для перевозок делаются через ГИС ЭПД. Регистрация на платформе необходима для доступа к системе. При этом, квалифицированная электронная подпись и договор с аккредитованным оператором информационной системы сделает взаимодействие с сервисом более детализированным. Водителям допустимы простые электронные подписи или неквалифицированные.
Переход на электронный документооборот предоставляет следующие возможности:
1. Быстрое оформление груза благодаря ускоренному процессу заполнения и отправки документов.
2. Экономии благодаря отсутствию необходимости печати, доставки и хранения бумажных документов.
3. Улучшению качества обслуживания клиентов за счет более быстрого оформления заявок на перевозку грузов.
4. Снижению ошибок и усилению надежности данных о грузе, получателе и отправителе благодаря точной информации, переданной электронно.
5. Более точному и своевременному отслеживанию груза на всех этапах его перемещения.
Сервис 1С-ЭПД будет эффективен при взаимодействии с ИС ЭПД. Компания «Калуга Астрал» имеет статус оператора в области обработки документов для железнодорожного транспорта и аккредитована Минтрансом и Минцифрой, что позволяет выпускать электронные подписи 1С-ЭТП. Тарифы для физических лиц представлены в каталоге. ИП и юридические лица имеют возможность воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ.
Единые формы перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом
Перевозка грузов по железной дороге требует представления определенного пакета документов, подготавливаемых по единому образцу.
В данной статье мы рассматриваем набор документов для перевозок на железнодорожном транспорте. Ссылки на документы предоставлены для подробного изучения.
Транспортная накладная для железнодорожной перевозки грузов (форма ГУ-27у или ГУ-27у ВЦ) состоит из четырех страниц:
Первая сторона - это оригинальная железнодорожная транспортная накладная. Здесь указываются тарифные данные, информация о вагонах и контейнерах, а также календарные отметки.
Вторая страница - это дорожная ведомость. Она содержит всю информацию, указанную на первой странице.
Третья сторона – это корешок дорожной ведомости. Здесь также указываются сведения о тарифах, вагонах и контейнерах.
Четвертая страница содержит квитанцию о приеме груза на транспортировку. Это дубликат данных, указанных на первых трех страницах.
Помимо транспортной накладной, могут потребоваться другие формы документов. Так, форма ГУ-28 используется при смешанной транспортировке грузов, когда идет сочетание железнодорожного и водного транспорта. Для отправки пустого вагона требуется форма ГУ-27тр и пересылочная накладная. Перевозка между Россией и Финляндией осуществляется по специальной железнодорожной накладной.
Следующие формы документов используются для перевозки единичного груза, небольшой отправки или пустого вагона, который не принадлежит перевозчику:
Форма ГУ-27, лист 1. Листы 2, 3, 4 ГУ-29у-ВЦ подготавливает перевозчик;
Форма ГУ-29-0, листы 1, 2, 3, 4;
Форма ГУ-27у-ВЦ, лист 1. Листы 2, 3, 4 передаются перевозчику для последующего оформления.
На что обратить внимание, заключая договор на перевозку с ОАО «РЖД»
Для заключения договора на перевозку грузов с Российскими железными дорогами (РЖД) перед вами встанет задача подготовки заявления на перевозку грузов по форме ГУ-12. Этот процесс регулируется Приказом Министерства транспорта России от 27 июля 2015 года N 228 в редакции от 18 июля 2017 года.
На основании статьи 11 Федерального закона от 10 января 2003 года N 18-ФЗ, вы должны отправить вашу заявку как минимум за 10 дней до начала перевозки груза по территории России. Если же речь идет об экспортной перевозке груза, заявка должна быть отправлена не менее чем за 15 дней до начала перевозки груза. РЖД обязуются рассмотреть заявку и ответить на нее в течение двух дней.
В случае утверждающего ответа, на основе вашей заявки будет составлен Единый договор об оказании транспортных услуг ОАО "РЖД". В нем будут определены предполагаемый объем перевозки, срок, условия транспортировки, порядок расчета, ответственность участников и прочее.
Помимо основных услуг, РЖД также предлагают дополнительные услуги, такие как отправка и привоз груза в указанное клиентом время или предоставление конкретного места для стоянки на маршруте следования.
Условия договора могут зависеть от различных деталей, например, от наличия или отсутствия у отправителя собственных вагонов.
Отправители-владельцы вагонов должны представить в РЖД заявление о присоединении к договору на оказание услуги по предоставлению клиентам крытых вагонов, универсальных платформ, полувагонов и т.д., при перегрузке импортных грузов на пограничных станциях.
Важно отметить, что прописанные выше правила применимы не только к РЖД, но и к всем транспортным компаниям, занимающимся перевозкой грузов по железнодорожным путям.
Договор транспортной экспедиции при Ж/Д перевозке
Если грузоперевозка осуществляется не самой грузоперевозческой компанией, а третьей стороной, то за организацию всего процесса доставки отвечает транспортная экспедиция. Они обычно предоставляют широкий спектр услуг, такие как выбор подходящего транспортного средства, планирование логистики, оформление всех необходимых документов, выполнение погрузочно-разгрузочных работ, а также предоставление в аренду складских помещений.
В сфере экспедирования существуют несколько видов договоров:
- Поручительный договор: в данном случае экспедитор работает на основании доверенности, выданной ему заказчиком. При этом заказчик всегда остается ответственным за оказываемую услугу и возмещает все затраты, связанные с ее предоставлением, а также выплачивает экспедитору установленное вознаграждение.
- Комиссионный договор: здесь экспедитор работает от своего имени, но все счета выставляются заказчику. За свою работу экспедитор также получает вознаграждение. При таком виде договора доверенность обычно не требуется, поскольку экспедитор несет личную ответственность.
- Агентский договор: в зависимости от условий договора, экспедитор может действовать как от своего имени, так и от имени заказчика по доверенности. Также допустима комбинированная схема, при которой некоторые услуги выполняются как от имени экспедитора, так и от лица заказчика.
Каждый из этих видов договоров предусматривает индивидуальные условия предоставления услуг и ответственности сторон. При заключении договора важно убедиться, что все условия, включая условия выполнения работ и предоставления услуг, соответствуют интересам вашей компании. При возникновении незапланированных расходов, если они не были оговорены в договоре, должен нести ответственность исполнитель. В случае некорректного выполнения услуги - повреждения груза или задержки - претензии предъявляются только к экспедитору, который в свою очередь должен будет решать вопросы по взысканию средств или компенсации ущерба с своими партнерами.