Когда в компании много деловых поездок, их организация может превратиться в утомительный процесс с множеством согласований, бумажной волокитой и избыточными затратами. Бухгалтер неделями запрашивает у сотрудников чеки по командировке, а потом понимает, что компания потратила на поездку сумму в два раза больше запланированной из-за того, что кто-то случайно купил лишний билет на самолет или забронировал дорогой номер в отеле.
Если автоматизировать организацию командировок, то таких ситуаций не возникнет. Все отчеты, билеты, документы и аналитика будут в одном месте, и никому не придется носиться с бумагами по офису. Рассказываем, как в этом помогает сервис Trivio и какие еще полезные функции у него есть.
Можно сразу забронировать билеты, отели, трансферы, такси
Часто приходится авиабилеты брать в одном сервисе, отели — в другом, а сопровождение и такси подбирать по приезде или в отдельных приложениях. В Trivio всё собрано вместе: предложения от 400 авиакомпаний, билеты на поезда по РФ, СНГ и Европе, более 2 миллионов отелей по всему миру. Еще с помощью Trivio можно купить билет на автобус, забронировать трансфер и организовать поездки в «Яндекс.Такси».
Цены на авиа- и ж/д-билеты — не выше, чем на сайте перевозчика, а с помощью корпоративных программ и кешбэка можно сэкономить до 10% от стоимости билета. Еще сервис сравнивает предложения разных агрегаторов отелей и выводит в топ самые выгодные варианты.
В Trivio удобно составлять маршруты: сервис выберет лучшую комбинацию билетов, чтобы дорога заняла меньше времени. Не нужно сопоставлять время прилета с заселением в отель или мучительно высчитывать, успеет ли сотрудник из аэропорта на встречу, — Trivio сделает всё сам. Контроль дублей и механизм выявления ошибок предупредят, если добавлено два одинаковых билета или заселение в гостинице на день позже прилета.
Можно пользоваться дополнительными услугами
В Trivio можно забронировать VIP-зал в аэропорту, организовать Fast Track, заказать визовое сопровождение, вызвать трансфер или автомобиль, обеспечить индивидуальный отдых с экскурсионной программой.
С Fast Track сотрудник, который летит на важную конференцию, пройдет регистрацию, таможенный и паспортный контроль без очередей. И не попадет в овербукинг — ситуацию, когда пассажиров пришло больше, чем мест в самолете, и кому-то приходится лететь другим рейсом.
Специалист визового сопровождения поможет оформить документы для вылета в конкретную страну, чтобы точно попасть на мероприятие и завести полезные знакомства. Заказать сопровождение можно не только своим сотрудникам, но и зарубежным партнерам.
Легко согласовать командировку внутри компании
В Trivio можно быстро согласовать командировку с руководителями, кадровой службой и бухгалтерией. Все поездки отображаются в календаре — так их легко контролировать и видеть, какая командировочная нагрузка у каждого сотрудника.
Сервис подгружает всю информацию о деловых поездках, собирает статистику и удобно выводит ее на экран. Достаточно направить руководителю или бухгалтеру ссылку, чтобы он изучил детали и согласовал командировку. Если вдруг поездка ключевого сотрудника совпадет с запуском важного проекта, руководитель увидит это в календаре.
Не нужно собирать документы и чеки у исполнителей
В сервисе Trivio удобно отчитываться после командировки: все чеки и отчетные документы попадают сразу в систему. Сервис можно объединить с бухгалтерскими системами 1С, SAP или Oracle через открытый API. Так отчетные документы будут подгружаться автоматически, и бухгалтерии не нужно будет ничего запрашивать и дергать сотрудников.
Trivio сам формирует отчетность и передает ее в срок по ЭДО. Также сервис поддерживает нестандартные форматы документов — всё предоставляется так, как удобно именно вашей бухгалтерии. Вы всегда можете обратиться за помощью к сервис-менеджерам Trivio, если у вас возник вопрос.
Можно оценить, кто из сотрудников чаще ездит в командировки
В сервисе Trivio есть аналитика, которая показывает, какие сотрудники ездят в деловые поездки, какой объем бюджета компания расходует на поездки и насколько они окупаются.
Командировки всех сотрудников компании можно посмотреть в календаре, а искусственный интеллект проанализирует эффективность маршрута. Анализ покажет детализацию всех расходов, часто летающих пассажиров и подскажет, как оптимизировать бюджет на поездки.
У Trivio круглосуточная служба поддержки. Специалисты ответят на вопрос любой срочности, быстро подберут подходящий рейс или найдут отель под нужные даты.
Возможна интеграция Trivio в вашу компанию под ключ. Специалисты перенесут данные всех сотрудников, привяжут 1C или другую бухгалтерскую систему и помогут выбрать тарифный план. Можно платить отдельно за каждую услугу или вносить фиксированный платеж за месяц — так, как удобнее в зависимости от числа поездок.
Для всех тарифов доступны корпоративная отельная программа, передача документов по ЭДО, тревел-политика и подробная отчетность.
Переходите на сайт Trivio и оставьте заявку — менеджер свяжется с вами в ближайшее время и предоставит бесплатную демо-версию!