Каждое предприятие независимо от сферы деятельности, в которой оно работает, оперирует имуществом (материальными и нематериальными ценностями, инструментами, оборудованием и т.д.). Управление имуществом предприятия – дело сложное и трудоемкое. Оно требует серьезных финансовых и трудовых вложений. И чем крупнее предприятия, тем больше у него имущества, которым все сложнее им управлять.
В недавнем прошлом инвентаризация представляла собой длительный и сложный процесс, который осуществлялся практически полностью в ручном режиме: данные записывались в большие амбарные книги, составлялись длинные списки проверяемого имущества и множество актов сверки / расхождения. Все документы требовалось подписать, что также отнимало массу времени и отрывало сотрудников от основной работы.
Инвентаризация имущества на предприятии сегодня выглядит совсем иначе. В ней практически не используются бумажные документы. На смену толстым книгам учета пришли автоматизированные системы и электронные базы данных. Очень часто учет и инвентаризацию имущества проводят на базе программных продуктов 1С.
В этой статье мы рассмотрим систему «1С:Инвентаризация и управление имуществом» («1С:ИУИ»). Это отдельная конфигурация, работающая на платформе «1С:Предприятие 8.3», которая специально предназначена для ведения учета имущества и проведения инвентаризации на любом предприятии.
Данный продукт разработан компанией «СИТЕК» – официальным партнером Фирмы 1С. Наша компания работает уже более 14 лет и занимается разработкой, внедрением и техническим обслуживанием программных продуктов 1С, а также обучением персонала компаний-клиентов работе к данными программами.
Специализированная конфигурация «1С:ИУИ» значительно ускоряет и упрощает процессы по учету и управлению имуществом, а также его инвентаризацию. Кроме того, данный программный продукт позволяет решать не только «стандартные», но и сложные специфические задачи, которые возникают на некоторых предприятиях.
Учет имущества с использованием «бумажного» документооборота характеризуется следующими проблемами:
- долгий поиск имущества в ходе проведения инвентаризации;
- нет жесткого контроля за имуществом, что приводит к его потере и недостаче;
- невозможно провести инвентаризацию «на лету» по определенным направлениям, например, по местам хранения, МОЛам и т.д.;
- возникает много ошибок по причине «человеческого фактора» (неправильно написан инвентарный номер, проверено не то имущество, что-то забыли и т.д.);
- практически отсутствует оперативный контроль за правильностью эксплуатации имущества, его перемещениями между подразделениями, МОЛами, местами хранения, сложно или невозможно отследить сроки эксплуатации и т.д.;
- требуется составлять большое количество бумажной документации (приказы о проведении инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, списки проверяемого имущества, акты сверки и расхождения и т.д.), это отнимает много времени.
«Бумажная» инвентаризация практически всегда проходит с ошибками, сотрудники предприятия отрываются от своей основной работы, находясь в составе инвентаризационной комиссии, и вынуждены распечатывать или заполнять вручную массу документации.
Как «1С:ИУИ» помогает упростить процесс инвентаризации на предприятии?
Конфигурация «1С:Инвентаризация и управление имуществом» включает в себя удобный понятный инструментарий для учета имущества и ТМЦ предприятия. Основное преимущество «1С:ИУИ» – это специальное мобильное приложение, с помощью которого для сотрудников предприятия создаются мобильные рабочие места с использованием терминалов сбора данных (ТСД) или смартфонов.
Для автоматизации процессов учета применяются современные технологии, такие как система штрихкодирования и использование RFID меток. С их помощью можно полностью контролировать все процессы, связанные с управлением имуществом на предприятии. Конфигурация «1С:ИУИ», помимо основной задачи по учету имущества, прекрасно дополняет корпоративную информационную систему (КИС), например, «1С:ERP», «1С:Бухгалтерия» или «1С:Комплексная автоматизация». Она позволяет пользоваться удобными инструментами для инвентаризации, значительно облегчая работу бухгалтерии, а также тех сотрудников, кто непосредственно проводит инвентаризацию.
Главное, что нужно знать о системе:
- Учет объектов имущества в «1С:ИУИ» можно вести в разрезе любых характеристик, которые нужны предприятию. Для любого объекта имущества можно создать требуемый набор характеристик и присвоить для каждой из них какие-либо атрибуты. Таким образом, учет доступен для любого имущества, в том числе обладающего специфическими характеристиками.
- Мобильное приложение может работать в режиме оффлайн. При проведении инвентаризации сотрудник предприятия может взять компактный ТСД с установленным мобильным приложением на любой удаленный склад, офис, филиал, а также в различные технические помещения, где нет сети Wi-Fi. Терминал будет работать в режиме оффлайн, сканировать штрихкоды с имущества, учитывать количество единиц. Затем сотрудник вернется в офис и выгрузит данные в учетную систему, подключив терминал к компьютеру через USB-порт.
- Решение «1С:ИУИ» позволяет хранить историю имущества и все операции, которые с ним проводились. На основании этой информации отслеживается «жизненный цикл» объекта имущества и проводится оценка его состояния. Система позволяет следить за сроком эксплуатации объектов имущества, своевременно закупать новое и списывать имущество, вышедшее из строя или с истекшим сроком использования.
- Отдельный механизм потребностей и закупок имущества позволяет закупать имущество под конкретный проект или задачу и организовать процесс согласования закупки в различных отделах и подразделениях предприятия.
При четко организованной системе адресного хранения имущества с использованием штрихкодов и/или RFID меток конфигурация «1С:ИУИ» позволяет полностью автоматизировать процессы инвентаризации и учета имущества, наладить контроль за его эксплуатацией, поступлением, выбытием и перемещением внутри предприятия. Количество бумажных документов при этом будет сведено к минимуму, а ошибки, вызываемые «человеческим фактором», практически исчезнут. Кроме того, использование данной системы позволит сократить ФОТ бухгалтерии, поскольку автоматизация процессов учета и управления имуществом исключит массу ручной работы, которую обычно проделывают бухгалтеры при подготовке и проведении инвентаризации.
Стоит также отметить тот факт, что конфигурация «1С:Инвентаризация и управление имуществом» может решать неординарные и специфические задачи, которые возникают на отдельных предприятиях. Так, например, программа поможет наладить учет СИЗов и спецодежды, к которой предъявляются жесткие требования по хранению, эксплуатации и выдаче, организовать понятный и полностью прозрачный учет выдачи материалов, инструментов и оборудования в подотчет в строительных компаниях, контролировать расход сырья на алкогольном и табачном производстве и т.д.
Эти особенности системы можно продемонстрировать наглядно. Для этого обратимся непосредственно к опыту специалистов компании «СИТЕК», которые внедряют «1С:ИУИ» на разных предприятиях. Рассмотрим пару недавних кейсов.
Первый – это крупная фармацевтическая компания, которая хочет внедрить систему в своей прачечной и наладить учет спецодежды для работников. Второй кейс – это строительное предприятие, где необходимо внедрить «1С:ИУИ» для учета выдачи в подотчет инструментов и материалов.
Использование «1С:ИУИ» в прачечной фармацевтической компании
В «СИТЕК» обратилась крупная фармацевтическая компания. Среди ее подразделений имеется прачечная, где стирается и стерилизуется спецодежда для всех сотрудников, поскольку к одежде предъявляются строгие требования в плане чистоты и стерильности. Кроме того, в прачечной производится формирование комплектов из разных предметов одежды.
Компания-заказчик поставила следующие задачи:
- Нужно отказаться от ведения рукописного журнала учета одежды и заменить его цифровым.
- Наладить четкое прослеживание движений комплектов одежды: поступление, хранение, списание.
- Выдача и списание одежды должны быть автоматизированы. Нужно наладить контроль количества циклов стирки комплектов и сроков годности отдельных предметов.
- Обеспечить формирование необходимых печатных форм документов.
Для клиента важно решить 2 основных задачи: приемка новой одежды на склад должна происходить в автоматизированном режиме, а также нужно автоматизировать процессы стирки и стерилизации одежды с учетом и контролем ее «жизненных циклов». Из этих двух задач вторая представляет наибольшие трудности, т.к. она предполагает реализацию целой системы списания одежды в случае обнаружения дефектов при ее осмотре и еще одной системы, которая будет учитывать формирование комплектов из отдельных предметов одежды, соблюдая размерный ряд.
Перед началом внедрения системы «1С:ИУИ» состоялось детальное обсуждение проекта с заказчиком, в ходе которого были выявлены дополнительные трудности, которые нам предстояло решить:
- На предприятии действуют очень строгие правила в отношении спецодежды. Согласно им, на предметы одежды нельзя пришивать никакие метки, ярлыки и т.д. Таким образом, мы не может пришить на нее даже специальные штрихкоды на тканевой основе, чтобы ТСД могли считывать информацию.
- Формирование комплектов одежды также имеет свои сложности. Каждый комплект состоит из разных предметов одежды. Это комбинезон, шапочка, перчатки, обувь, маска. Т.е. автоматизированная система должна «знать» информацию как обо всех отдельных предметах, так и о готовых комплектах. Ведь после стирки предметы одежды, которые ранее составляли один комплект, могут входить уже в другие комплекты.
- Если выстиранные и сформированные комплекты одежды, перемещенные на склад, не будут выданы в подразделение в течение 2-х недель, их необходимо стерилизовать повторно. Автоматизированная система должна отслеживать и этот параметр, а также количество циклов стерилизации отдельных предметов одежды и сформированных комплектов.
Конфигурация «1С:Инвентаризация и управление имуществом» имеет достаточный функционал для решения этих задач. С ее помощью можно вести реестр имущества, проводить осмотры, принимать новое имущество, списывать бракованное или пришедшее в негодность и присваивать различные статусы при перемещении имущества внутри предприятия. Также система поддерживает работу таких средств идентификации, как штрихкоды и метки RFID, включая специальные метки, которые приклеиваются к объектам имущества на термоклей. Именно такими метками было решено помечать одежду в прачечной.
В результате, после обсуждения всех нюансов была принята следующая схема работы «1С:ИУИ»:
Поступление новой одежды. Одежда поступает на склад в упаковке и передается в отдельное подразделение прачечной. Сотрудники этого подразделения удаляют упаковку с предметов одежды и маркируют ее, приклеивая метку RFID с помощью термопресса. Затем при помощи ТСД, производится сканирование меток и формирование пачек по наименованиям одежды: комбинезоны, шапочки, перчатки и т.д. При этом указывается тип одежды, ее размер, класс и другие необходимые реквизиты имущества. В системе «1С:ИУИ» формируется документ «Регистрация имущества», а каждому объекту имущества присваивается статус «Новое».
Приемка и сортировка одежды. Одежда после использования поступает в прачечную. Она уложена в контейнеры, к каждому из которых прилагается сопроводительная документация. Оператор прачечной открывает на терминале операцию «Регистрация поступлений», после чего сканирует метки с одежды и сверяет фактический предмет с данными на дисплее ТСД, а также с документацией. Система автоматически формирует документ «Перемещение имущества» с типом «Возврат на склад», а имущество получает статус «Ожидает стирки». Следующая задача оператора – это сортировка поступившей одежды. Она разделяется по классам чистоты, а также проверяется на предмет повреждений. Любой предмет одежды с повреждениями должен быть списан. Для этого ее нужно поместить в отдельную пачку, а на ТСД открыть операцию «Регистрация брака». На поврежденной одежде сканируются RFID метки, при этом система формирует документ «Выбытие имущества», где в качестве причины выбытия указывается «Утилизация».
Организация процесса стирки одежды. Данный процесс зависит от того, как прошла предварительная сортировка одежды по классам чистоты. Стирка одежды разного класса чистоты производится в разных боксах прачечной. После стирки одежда упаковывается в тканевые чехлы и специальные стерилизационные пакеты. Ее необходимо промаркировать и зарегистрировать в системе «1С:ИУИ». Комплекты одежды упаковываются в свои пакеты и герметично запечатываются. Для того чтобы автоматизировать работу оператора, в помещении хранения чистой одежды организовано отдельное рабочее место, на котором установлен настольный сканер RFID меток. Когда с комплектов считывается метка, в системе формируются документы «Регистрация имущества», «Комплектация» и «Перемещение имущества». На сформированные комплекты печатаются этикетки со штрихкодами, внутри которых содержится информация о составе комплектов. Оператор наклеивает этикетки на пакеты с комплектами, после чего убирает их на хранение на стеллажи. Учет выдачи комплектов производится с помощью операции «Выдача комплектов», при этом оператор последовательно сканирует штрихкоды с тех пакетов, которые он выдает в подразделения предприятия.
Как видно, конфигурация «1С:ИУИ» обладает достаточным функционалом для того, чтобы автоматизировать работу даже на таком сложном предприятмм. Строгие правила, действующие в компании, были полностью нами соблюдены, работа отлажена, а бумажный документооборот в прачечной снизился до необходимого минимума.
Внедрение «1С:ИУИ» в СМУ крупной строительной компании
Второй пример развертывания конфигурации «1С:Инвентаризация и управление имуществом» мы рассмотрим на базе кейса, в рамках которого система внедрялась в СМУ одной достаточно крупной строительной компании.
Заказчик при обращении в «СИТЕК» сформулировал основные проблемы, с которыми он постоянно сталкивается:
- сложности с получением актуальной информации о наличии свободных инструментов;
- потери информации о фактической выдаче и возврате инструментов и прочего имущества;
- значительные временные затраты на поиск нужного инструмента на складах в момент выдачи в подотчет;
- отсутствие четкого контроля сдачи инструментов при увольнении материально ответственных лиц;
- сложности учета сроков годности и поверки инструментов.
Рабочие процессы в СМУ всегда специфичны, т.к. это стройка, а значит на ней всегда имеется большой объем инструментов и оборудования. Головной офис компании удален от места стройки, склады отличаются сложной иерархией и тоже территориально удалены друг от друга и от центрального офиса. Поэтому проблемы, с которыми столкнулся наш клиент, являются вполне типичными для строительных предприятий.
В этом случае любой «бумажный» учет, тем более инвентаризация, крайне неэффективен. Все дело в том, что реальная ситуация с имуществом на складах и на самой стройке будет изменяться гораздо быстрее, чем будет идти обработка бумажных документов. Инструменты, которые только сегодня были выданы строительной бригаде, могут срочно понадобится на другом объекте, другой бригаде, что-то может просто сломаться или временно выйти из строя, понадобится больше инструментов, чем было выдано и т.д. Строительство требует оперативности, важно быстро реагировать на изменяющуюся ситуацию и обеспечивать рабочих необходимым инструментом.
Помимо этого, заказчик обозначил еще одну «специфическую» проблему. Руководство компании заметило, что при увольнении некоторых МОЛов с предприятия часть инструментов, находящихся у них в подотчете, «теряется»… Заказчик хочет решить эту проблему и сделать процесс выдачи инструмента в подотчет боле прозрачным и контролируемым.
После изучения всех материалов специалисты «СИТЕК» решили, что оптимальным вариантом будет внедрение в данном СМУ конфигурации «1С:ИУИ». Базовый инструментарий системы позволит решить большинство обозначенных клиентом проблем. А отдельные нюансы можно решить с помощью небольших доработок.
Тестовый запуск конфигурации проводился с использованием следующего дополнительного оборудования:
- принтер этикеток для печати штрихкодов на износостойких носителях;
- ТСД, способные работать как в помещениях, так и на улице при температуре до -35°С;
- устройство для чтения карт СКУД;
- устройства для покрытия зоны склада сетью Wi-Fi.
Внедрение системы штрихкодирования и «1С:ИУИ» позволило организовать на складах предприятия адресную систему хранения имущества и контролировать выдачу инструментов, оборудования, одежды в подотчет. Такая система хранения в разы ускорила поиск имущества на складах – теперь система четко отслеживает, когда, кому и какое имущество было выдано.
Использование мобильного приложения «1С:ИУИ» не только упрощает и ускоряет инвентаризацию, но также позволяет быстро и просто передавать имущество между бригадами и стройками, сохраняя контроль за каждым объектом имущества. Терминалы сбора данных можно отправить на любую, даже самую удаленную стройку, где с помощью сканирования штрихкодов можно вести точный учет имущества. МОЛ всегда будет в курсе того, за какое имущество он отвечает, где оно находится и кому было передано. Потерять инструменты или оборудование при увольнении или смене должности просто не получится.
Если на предприятии используется «1С:ИУИ», значительно упрощается и работа бухгалтерии. Ведь данная конфигурация совместно с мобильным приложением позволяет делегировать работу по поиску имущества и сканированию штрихкодов непосредственно в подразделение, где оно числиться, и назначить на эту операцию ответственных сотрудников. Бухгалтер больше не будет заниматься обработкой «первички» – за ним остается только контролирующая функция.
При необходимости систему можно доработать под специфические бизнес-процессы и наладить обмен данными с КИС.
На сегодняшний день работа над кейсом СМУ еще ведется. Уже обозначены сроки окончания проекта и окончательного внедрения системы в СМУ.
Заключение
Наглядные примеры, описанные выше, показывают, что конфигурация «1С:Инвентаризация и управление имуществом» может решать не только «типичные» задачи, которые свойственны любому предприятия (инвентаризация, учет, управление имуществом), но и сложные задачи, позволяющие автоматизировать и упростить работу даже специфических производств. Функционал системы гибко настраивается, он позволяет отслеживать «жизненные циклы» имущества, организовать жесткий контроль за его использованием и хранением, проводить технические осмотры и т.д. Мобильное приложение системы является удобным и простым инструментом для работы с имуществом, которое находится на удаленных филиалах, складах и прочих местах.
Использование «1С:ИУИ» позволит существенно сократить (а то и полностью исключить) ошибки при учете имущества, которые в большом количестве возникают при «бумажной» инвентаризации. Закупка и списание имущества станут простыми, понятными и прозрачными.
Надеемся, что данная статья была вам полезна. Если у вас остались или возникли вопросы по описанной конфигурации, если вы хотели бы внедрить ее у себя на производстве – свяжитесь с консультантами компании «СИТЕК». Они ответят на все интересующие вас вопросы и предоставят полезную информацию по любым продуктам 1С.
Контактная информация:
Рабочий Email: asm@sitec-it.ru
Телефон: 8 800 700 97 70
Менеджер по развитию продукта 1С:ИУИ: Иванов Павел, email: ipn@sitec-it.ru