Бизнес по сдаче складских площадей, офисов в аренду невозможен без учета. Если арендаторов несколько, то справиться возможно и стандартными средствами, например, с помощью онлайн таблиц или офисного пакета. Но если объектов, арендаторов десятки, а отдел аренды состоит из 2-3 и более менеджеров? Им нужен инструмент с совместным доступом, заточенный специально под ведение учета договоров в организации. Именно таким является программа АрендаСофт. Онлайн сервис позволяет работать с договорами в режиме реального времени и даже без привязки к рабочему месту.
Распространенные ошибки, связанные с учетом аренды
Существует ряд типовых проблем, с которыми сталкиваются арендодатели при ведении учета аренды:
- ошибки, обусловленные ручным вводом;
- неактуальность информации;
- ручное формирование, обработка и рассылка документов;
- сложность отслеживания, какие помещения уже отданы в аренды, какие должны в ближайшее время вернутся арендодателю, по каким договорам есть задолженность, по каким она погашена.
Если обобщить все проблемы, то ключевой является время. На решение каждой задачи уходят часы и даже дни. Там, где с помощью специализированного софта, справится один специалист, необходимо удерживать на зарплате нескольких.
Как способна помочь программа АрендаСофт?
Онлайн сервис заточен под автоматизацию ручных процессов. АрендаСофт, без преувеличения, выводит учет договоров в организации на новый уровень.
Среди полезных опций программы:
- Создание договора буквально в один клик. Достаточно создать карточку арендатора на основе лида и загрузить в систему шаблон договора. Менеджеру остается указать срок аренды, объекты и нажать кнопку «Создать». Копию договора сразу же можно отправить арендатору на электронную почту.
- Отображение всех взаимодействий с арендатором в режиме реального времени. Открыв конкретный договор, можно посмотреть – своевременно ли вносит арендатор платежи, есть ли у него задолженности, какие по каждому объекту начислены эксплуатационные расходы, коммунальные платежи.
- Все договора хранятся в одном месте. Их можно фильтровать по разным показателям – от даты начала аренды до периода и т.д. В случае необходимости договора легко выгружаются для печати или последующей работы в других программах. Оплаченные/неоплаченные договора для удобства имеют разное цветовое обозначение.
- Автоматическая рассылка уведомлений – о наступлении даты оплаты, наличии задолженности и т.д.
- Контроль заполняемости площадей и т.д.
- Постановка задач сотрудник и контроль их выполнения. Задачи можно привязывать к конкретным договорам, сотрудникам.
Система подходит предприятиям, которые занимаются сдачей в аренду оборудования, земельных участков, контейнеров, складов, офисов, торговых мест и т.д.
Программа АрендаСофт повышает качество работы менеджеров, увеличивает долю своевременных оплат, легко интегрируется с бухгалтерией и другими сервисами, например, телефонией. Благодаря простому и интуитивно-понятному интерфейсу, разобраться как вести учет договоров в организации, необходимо потратить минимум времени. Пару дней и сотрудники компании будут «как рыба в воде». Специалисты техподдержки АрендаСофт всегда готовы помочь, настроить программу под потребности конкретного бизнеса.
Чтобы подключиться к программе или узнать о ней больше, достаточно оставить заявку на сайте. Система подходит для ведения учета сразу в нескольких организациях. Переключение осуществляется одним кликом. Деятельность организаций может полностью независимой.