Зачем это нужно?
С учетом количества сотрудников и множества одновременно выполняемых операций в компании, без внутренних договоренностей сохранить работу организованной и слаженной невозможно. Наши договоренности мы оформляем в виде регламентов и инструкций.
Строгое следование прописанным процедурам решает. Но мы балансируем эту строгость готовностью в любой момент изменить процедуру, если меняются внешние условия или у кого-то есть идея, как улучшить, а еще лучше полностью исключить или автоматизировать бизнес-процесс.
Точные, но простые процедуры обеспечивают большую степень свободы для конкретного сотрудника, потому что инструкции устраняют догадки и толкования: в них ответы на потенциальные вопросы и подробные руководства к действию. Бизнес-процессы (инструкции) — основа операционной модели компании: «Свобода и ответственность в структурированной, но гибкой бизнес-системе».
Независимо от вашей должности или обязанностей, если у вас есть идея, предложение, как улучшить бизнес-процессы в компании, передайте их руководству. Если оно стоящее, мы изменим прописанные процедуры и внедрим их незамедлительно.
Общие положения
Есть повторяющаяся задача? Тогда необходимо её описание.
Создавайте описание процедур и процессов для «людей с улицы». Будьте просты, лаконичны и основательны. Помните общую цель «Свобода и ответственность в рамках высокоразвитой системы».
Перед составлением новой инструкции или регламента получите обратную связь от заинтересованных и вовлеченных в процесс людей. Договоритесь о взаимодействии с заинтересованными лицами.
Регламенты мы составляем по определенным стандартам. Переходите в TG-бота и скачивайте наши стандарты по созданию регламентов.
Хотите улучшить процесс? Сначала согласуйте изменения со всеми, кто в нем участвует. Это обязательно необходимо, чтобы исполнитель процесса и его руководитель, менеджер были в курсе всех изменений до того, как изменения в процедуре будут сделаны. Фактически они должны быть тесно связаны со всеми изменениями, каждый из них должен дать окончательно разрешение на изменение.
Как много информации нужно включать?
Для описательных процедур (процессов):
· Добавьте как можно больше подробной информации, но сделайте это так, чтобы ее было легко найти и понять.
· Используйте алфавитные списки, логические подзаголовки, #теги, простую и сжатую структуру предложений (избегайте пассива, деепричастных оборотов), и т.д.
Для рисунков и графических процедур (процессов): создавайте их простыми, лаконичными и легкими для быстрого прочтения и понимания. Часто требуется убрать информацию, чтобы сделать инструкцию читабельнее.
Ограничивайте количество используемых шрифтов и размеров, специальных форматов и т.д. В этом плане мне очень нравится Platrum, мы являемся официальными партнерами, и поможем вам максимально экологично внедрить платформу в ваш бизнес, оставьте заявку на консультацию через форму обратной связи на сайте или через TG-бота.
Если добавляете скриншоты или картинки, убедитесь, что их удобно читать, что они большого и крупного размера, никаких размытых или мелких деталей. Если передать информацию одной картинкой, чтобы она была читабельная, нет возможности, разбейте на несколько картинок и подпишите каждую.
Улучшение процесса путем модификации, добавления, удаления и полного устранения происходит быстро и без колебаний. Мы работаем в строгих рамках, но эти рамки можно быстро изменить с согласия команды.
Ничего не предполагайте. Каждый шаг должен быть очевидным и логичным. Особенно не предполагайте, что пользователь процедуры будет осведомлен об объекте (процесса) или умеет читать ваши мысли: помните про принцип «человека с улицы».
Общая схема: после заголовка, начните инструкцию с краткого описания, которое дает быстрое общее описание того, что, почему, как и когда будет проходить бизнес-процесс (процедура). Далее пошагово распишите процесс, через нумерованные списки и буллеты.
Никогда не называйте инструкцию «Процедура по… (или Бизнес-процесс по …)». Название должно быть наглядным и иметь смысл для сотрудника «с улицы». Название должно быть логичным, чтобы его было быстро найти. Начните название с подлежащего: «Еженедельная оптимизация поисковых кампаний», но не «Процедура еженедельной оптимизации …». Затем продолжите кратким описанием того, что выполняет бизнес-процесс.
Важно: Проверьте, протестируйте бизнес-процесс до запуска. Используйте «человека с улицы» (члена команды, который не вовлечен в бизнес-процесс).
Размещайте все новые или обновленные бизнес-процессы в папке с описанием регламентов, в релевантной подпапке.
В обновленной инструкции укажите дату обновления.
Итоговая версия бизнес-процесса публикуется в Базе знаний с обязательным уведомлением об ознакомлении. При этом создатель процедуры указывает всех, кто должен использовать новый/обновленный бизнес-процесс.
Каждый вовлеченный в бизнес-процесс должен будет изучить новую процедуру. Подтверждая прочтение, каждый сотрудник нажимает «Ознакомлен».
Сотрудник направляет вопросы и предложения обратно лицу, создавшему бизнес-процесс, процедуру, инструкцию. (Если после прочтения у какого-либо сотрудника есть вопросы, это говорит о том, что бизнес-процесс/инструкция должны быть доработаны, чтобы подобные вопросы не возникали в будущем).
Перед запуском в работу все новые и значительно обновленные инструкции должны быть одобрены руководителем.
Сотрудники в точности выполняют новую инструкцию, следуют описанному бизнес процессу.
Важно: Если возникает проблема с бизнес-процессом, мы сразу же запускаем процедуру изменения бизнес-процесса. Мы не сохраняем неработающую процедуру.
Продукт бизнес-процесса: Письменно описанный бизнес-процесс/инструкция, с четким порядком его выполнения для «человека с улицы» и понятным конечным Продуктом заданного уровня качества, который не подразумевает двояких толкований и догадок.
Схема бизнес-процесса (Пример)
Используйте шаблон на Диске → Шаблон с названием «Шаблон инструкции/бизнес-процесса».
Для оформления и стилей следуйте правилам.
Укажите название бизнес-процесса/инструкции стилем «Название».
В под заголовком стилем «Подзаголовок» указываем дату создания/последнего изменения процесса в формате «Дата: дд.мм.гггг»
Для подзаголовков в документе используйте стиль «Заголовок 1», для вложенных подзаголовков стиля «Заголовок 2» и т.д.
Для основного текста используйте текст со стилем «Основной текст».
Для нумерации и буллетов используйте стандартные маркеры.
В нижней части последняя страница процесса/инструкции дополняется следующем текстом:
Строка 1: URL ссылка на инструкцию (нажимаем на кнопку «Настройки доступа» в Гугл документах, правый верхний угол → выбираем тип «Доступен всем в домене» → копируем ссылку на инструкцию).
Строка 2: Создано: [автор] (вместо [автор] указываем лицо, создавшее инструкцию/процедуру в формате «Имя Фамилия»)
Срока 3: Дата создания/обновления: в формате «дд.мм.гггг»
Используйте курсив и жирный шрифт минимально.
Если применимо, используйте 1-2-3 шаговый формат описания процесса.
Используйте нумерованные списки и буллеты, если это уместно.
Убедитесь, что настройки доступа к готовой инструкции заданы верно: «Доступ на чтение открыт всем в домене»
Автор: Иван Иванов
Дата создания/обновления: 26.12.2023
***
Нажимайте 👍 "палец вверх" в конце статьи и оставляйте ваши вопросы в комментарии. Больше полезных материалов для фаундеров бизнеса на моем TG-канале. Делюсь своими практическими знаниями, которые базируются на опыте сотен успешных компаний. Присоединяйтесь!