KPI, отчеты и многочисленные амбициозные планы, которым часто не суждено сбыться. Если вам все это знакомо, то не спешите закрывать эту статью.
Я и сам по первому образованию "Экономист", поэтому ничего плохого в отчетности и расчете показателей эффективности не вижу, но все хорошо в меру. Встречаются нелепые ситуации, когда один человек работает, а десяток отслеживает его эффективность. Суровая реальность для некоторых рабочих мест.
Нет, я не хочу сказать то, что аппарат управления не нужен. Большинство людей без управления и контроля работают крайне плохо, но слишком раздутый аппарат управления и контроля влияет насколько же плохо, как отсутствие контроля, т.к. создает много никому не нужной бюрократии лишь ради того, чтобы показать как бурлит работа.
Раздутый кадровый состав управления встречается не только в муниципальных и государственных предприятиях. Например, всем запомнилась смена владельца Twitter, после которой сразу последовали массовые увольнения. Сократили порядка половины кадрового состава. Все говорили то, что Маск совсем лютует с увольнениями и теперь-то Twitter точно перестанет функционировать, но ничего страшного не случилось.
Прошло уже достаточно времени, чтобы можно было уверенно заявить о том, что в функционале соцсети вообще ничего не стало хуже. В целом, как по мне, лучше тоже не стало.
Можно смело отметить тот факт, что аппарат управления не должен быть больше необходимого минимума, т.к. он является контролирующим органом и напрямую никак не участвует в создании товаров / услуг.
Вполне возможно то, что раньше было существенно сложнее отслеживать изменение данных, но сегодня современные технологии позволяют все это делать существенно проще и быстрее. Любые действия записываются в систему, которая после может построить любой сложный отчет за несколько кликов. Я уверен в том, что даже самый эффективный аналитик вручную готовил бы мне отчет существенно дольше.
Если вы никогда не сталкивались с CRM-системами и совершенно ничего не знаете про них, то советую посмотреть нашу ознакомительную статью про CRM-системы. Лишним не будет.
Любая система управления выполняет 3 основных функции:
- Сбор, обработка и анализ информации.
- Разработка и принятие предложений.
- Контроль выполнения.
Если попытаться найти функции аппарата управления, то там список будет существенно больше (можно наткнуться на статьи, где только по кадрам будет пунктов 10), но его вполне можно привести к такому виду.
Пример правильного менеджерского подхода
Например, по собранной информации становится понятно то, что процент брака у компании больше, чем средний по рынку. Далее соответственно нужно опять собирать информацию, чтобы выявить что влияет на брак. Если причина в плохом сырье, то нужно менять поставщиков. Если причина в том, что сотрудники портят сырье, то нужно проверить рабочие места сотрудников, чтобы убедиться что причина не в изношенном рабочем месте. Может быть и такое, что слишком большая нагрузка на линии, тогда нужно будет выбирать между развитием автоматизации, наймом дополнительных сотрудников, снижением нагрузки (порезать выполнение заказов, например, поднятием цены).
Описанное выше является примером аппарата управления "здорового человека", но там не нужна толпа людей. Большое количество людей будет лишь увеличивать количество согласований и дополнительных проверок.
Как устроена ваша компания? Насколько сильно там раздут штат руководителей, аналитиков и т.д.
В целом, встречаются ситуации когда руководители на равных работают со своими сотрудниками, не акцентируя свою деятельность сугубо на раздаче приказов и сбора бесконечных отчетов, изменении KPI. При таком подходе руководитель нередко выполняет роль наставника, который может и делом показать то, как нужно сделать правильно, чтобы было быстрее, эффективнее и лучше.
Фатальная кадровая ошибка
К сожалению, такое встречается редко. Гораздо чаще встречаются ситуации, когда за выставлением KPI стоит тот, кто может не знать даже минимальную базу по выполнению подобных задач.
KPI оторванные от жизни, которые не являются достижимыми при нормальном темпе работы, становятся мощным демотиватором, который провоцирует текучку кадров.
Выводы
Грамотное руководство должно концентрироваться не на отчетах, а на улучшении процессов труда и рабочих мест сотрудников. Отчеты должны не должны быть целью руководство, но должны выполнять роль вспомогательных инструментов для оценки деятельности. Вот только совсем непонятно то, какие выводы может сделать человек по цифрам, который не понимает как проходит рабочий процесс на конкретном рабочем месте.
Из всего выше описанного можно сделать достаточно простой и логичный вывод: Менеджеры, которые концентрируются не на реальных улучшениях рабочих процессов и мест труда, а на отчетности и бюрократических процедурах, точно не приносят реальной пользы.