Кадровый аудит — это независимая проверка кадровой документации и работы кадровой службы. Основной целью кадрового аудита является выявление потенциальных рисков в вопросах трудовой деятельности организации.
Виды кадрового аудита
Аудит кадровых процессов в организации может быть классифицирован различными способами, но вот несколько основных видов и их краткое описание.
В зависимости от времени реализации и задач кадрового аудита можно выделить плановый, внеплановый, периодический и первичный аудиты.
— плановый аудит осуществляется в соответствии с заранее установленным графиком;
— внеплановый (оперативный) аудит инициируется специальным распоряжением и проводится в кратчайшие сроки;
— периодический аудит осуществляется на постоянной основе;
— первичный аудит не имеет регулярной основы проведения.
В зависимости от потребностей организации выделяют:
— полный аудит кадрового производства (комплексная проверка всего направления кадрового аудита);
— локализованный (исследование конкретного элемента).
Документально оформленное экспертное заключение по результатам аудита показывает отношение специалистов к данной работе, прозрачность действий и подтверждает, что организация несет ответственность за проведенную работу. Заключение содержит:
— общие сведения (информацию о периоде и месте проведения проверки);
— перечень проанализированной кадровой документации в организации;
— ссылки на нормативную документацию;
— описание текущего состояния дел на момент проверки;
— список выявленных ошибок, нарушений, неточностей и рекомендации по их устранению.
Возможные причины для кадрового аудита
Когда компании следует уделить внимание анализу кадрового обеспечения через аудит кадрового учета? Хотя проверку можно осуществить в любое время, особенно актуально это становится в следующих ситуациях:
— при переходе к новому руководству;
— когда учет кадров, подбор персонала и управление персоналом переходит под контроль неспециалиста в данной области (возможно, бухгалтера или административного сотрудника);
— уход главы кадровой службы;
— готовность к внешней проверке со стороны надзорных органов;
— создание комплекта кадровых материалов для архивации;
— обновления в законодательстве по вопросам найма и увольнения сотрудников;
— неожиданные колоссальные изменения в штате, такие как массовые увольнения и другие.
Как часто в организации проводить кадровый аудит и почему
Такую деятельность можно осуществлять в любой момент, когда возникнет необходимость оценить качество кадрового учета. Как правило, регулярность таких проверок зависит от различных факторов. На частоту аудита влияют следующие факторы:
— сфера деятельности компании;
— число работников;
— методика расчета заработной платы;
— режим работы и так далее.
Хотя разовые «экстренные» или «поверхностные» анализы, выполненные вашими сотрудниками, могут временно уменьшить размеры штрафов, они не решат проблемы качества кадрового учета в целом. Тем более штатные сотрудники организации имеют личную заинтересованность в определенных результатах аудита, повышается риск возникновения конфликта интересов и при последующей проверке сложности могут возникнуть снова.
В конечном итоге, задача любой проверки убедиться в фактическом выполнении требований трудового законодательства и правильности кадрового документооборота, а не только в корректности оформления кадровой документации. Таким образом, для сохранения кадрового благополучия крайне важно хотя бы раз в полгода привлекать к аудиту внешних специалистов.
Что компании дает кадровый аудит
Анализируя особенности кадровой документации и детали, на которые она указывает, эксперт может определить:
— корректность соблюдения правовых норм и стандартов;
— оперативность и результативность действий кадровой службы;
— наличие потенциальных точек для оптимизации процессов кадрового учета и взаимодействия с сотрудниками;
— проблемные области и способы их коррекции.
Важным фактором при проведении аудита является независимость эксперта, поэтому лучшим решением будет обратиться к аутсорсинговой компании. Эксперты Смарт Консалтинг проверят всю необходимую документацию, помогут снизить потенциальные риски в области трудовых отношений и защитить репутацию организации.