Чтобы перевезти партию товаров от продавца к покупателю в соответствии с законом, все участники процесса должны располагать пакетом документов. Сюда входят товарно-транспортная накладная, путевой лист и прочие необходимые бумаги. Если перевозятся скоропортящиеся продукты, алкоголь или животные, требования будут более жёсткие: перевозчику потребуется предоставить дополнительные справки. Разберёмся, какую документацию нужно подготовить для подтверждения перевозки товаров.
Документы, сопровождающие перевозку груза
Попробуем вникнуть в список основных документов, необходимых для перевозки груза любого типа. Эти бумаги нужны для доставки опасных веществ, скоропортящихся товаров и стандартных изделий с длительным сроком годности.
Договор с контрагентами
В ситуации когда поставщик не хочет или не может самостоятельно осуществить доставку и нанимает для этого перевозчика, требуется заключить трёхсторонний договор о перевозке товаров. Этот документ подписывают продавец товаров, покупатель и перевозчик, отвечающий за доставку партии. Для подтверждения всех условий договора обязательно оформляется транспортная или товарно-транспортная накладная.
Товарная и транспортная накладные
Товарная накладная, оформленная по форме ТОРГ-12, является основным документом, где указываются все данные грузоотправителя и грузополучателя и спецификация отправляемого товара. Она включает наименование товара, количество единиц, вес груза и его стоимость. Накладная составляется в двух экземплярах: один остаётся у поставщика, другой передаётся покупателю.
Транспортная накладная сопровождает бланк ТОРГ-12 и содержит подробности о доставке товаров. Она составляется в трёх экземплярах: для поставщика, перевозчика и покупателя. Форма транспортной накладной дана в приложении № 4 к постановлению Правительства № 2200.
Товарно-транспортная накладная (ТТН)
Вместо товарной и транспортной накладных можно применять единую товарно-транспортную накладную по форме 1-Т. В ТТН указаны данные и о проданном товаре, и о его доставке. Таким образом, с помощью этого документа можно подтвердить перевозку груза, списать продукцию со склада и оприходовать товары. Заполнять ТТН нужно в трёх или четырёх экземплярах в зависимости от вида товаров.
Если перевозятся алкогольные товары, оформлять товарно-транспортную накладную необходимо.
Водительские документы
Водительское удостоверение
Только квалифицированный персонал с соответствующими водительскими правами имеет право управлять транспортным средством. Водительское удостоверение должно содержать ФИО владельца, дату выдачи и истечения срока действия документа, а также перечень категорий транспортных средств, которыми разрешено управлять водителю.
Путевой лист
Путевой лист содержит информацию о водителе, маршруте, времени начала и завершения поездки. В него также заносятся результаты медицинского обследования водителя и технического осмотра транспортного средства.
С 2023 года можно использовать электронные путевые листы. Для оформления перевозочных документов в электронном виде подойдёт сервис 1С-ЭПД. С помощью этого модуля вы сможете заполнять бумаги и отправлять их контрагентам, оставаясь в системе «1С». Сервис также передаст все документы на перевозимый груз в ГИС ЭПД.
Документы для транспорта
Паспорт транспортного средства (ПТС)
В техническом паспорте транспортного средства предоставляется полная информация о транспортном средстве: идентификационный номер (VIN), марка и модель, класс, год выпуска, модель, тип и мощность двигателя. В документе также приведён список всех владельцев автомобиля. Начиная с 2025 года в России планируется переход на электронные ПТС, это облегчит их использование в дороге.
Сертификат регистрации автомобиля (СТС)
Сертификат о регистрации автомобиля автовладелец получит после регистрации транспортного средства. СТС необходимо предъявлять каждый раз при проверке авто сотрудниками дорожной полиции. В этом документе указываются VIN, марка, модель автомобиля и другие его спецификации.
Страховой полис ОСАГО
В полисе обязательного страхования приводятся сведения о страхователе, владельце автомобиля и самом транспортном средстве, а также информация о сумме страхового покрытия. В отдельном поле указываются фамилии, имена и отчества водителей, которые могут управлять данным автомобилем.
Специфические документы на перевозку груза
В зависимости от характеристик товаров могут потребоваться дополнительные документы для перевозки.
Ветеринарный паспорт
Если водитель перевозит животных, например, коней или быков, ему потребуется ветеринарный паспорт, в котором указывается порода, окрас, дата рождения животного, а также сведения о вакцинации и перенесённых заболеваниях.
Санитарная книжка на автомобиль
При перевозке пищевых продуктов водителю потребуется санитарная книжка на транспорт, в которую вписывается информация обо всех проведённых процедурах дезинфекции транспортного средства.
Разрешение на перевозку опасных грузов
Чтобы перевозить товары, которые могут представлять угрозу для здоровья людей во время транспортировки, требуется получить специальное разрешение. Опасными грузами считаются взрывчатые, легковоспламеняющиеся, токсичные вещества и радиоактивные материалы. Для получения разрешения на перевозку опасных грузов необходимо собрать комплект документов и заплатить государственную пошлину.
Применение электронной перевозочной документации
С 1 сентября 2022 года постановление Правительства № 931 разрешило перевозчикам обмениваться документами в электронном виде. Теперь можно сформировать следующие виды электронных перевозочных документов:
- транспортная накладная;
- заказ-наряд;
- сопроводительная ведомость;
- договор фрахтования;
- путевой лист;
- заказ (заявка).
Для отправки электронных форм с помощью оператора электронного документооборота перевозчик должен подключиться к ГИС ЭПД, государственной системе электронных перевозочных документов. Для этого нужно заключить договор с оператором ЭПД.
Компания «Астрал» разработала два решения для быстрой отправки документов на перевозку груза контрагентам и в базу ГИС ЭПД. Пользователи «1С» могут подключить модуль 1С-ЭПД, чтобы отправлять документы напрямую из привычной программы. А интеграционное решение Платформа ЭПД можно встроить в вашу учётную систему по API.
Штрафы за недостаток документов на грузоперевозки
Если сотрудник дорожной полиции останавливает водителя без документов для грузоперевозки, перевозчик может быть оштрафован.
