Декабрь подходит к завершению, впереди праздники и встречи с самыми близкими людьми. Кто-то запланировал отпуск и мысли о работе где-то далеко! Давай признаемся себе честно - планы 2023 года выполнены? Быть может ты и команда просто смирились с провалами в продажах и прибыли??
Лично для меня декабрь - высокий сезон, когда спрос на найм и адаптацию операционных, коммерческих, финансовых и HR директоров запредельный. Мы подводим предварительные итоги года и планируем следующий совместно с командами и владельцами.
Как лично я планирую следующий год?
Собираем фактические данные отчетности за 11 месяцев и ожидаемый прогноз года в разрезе отчета доходов и расходов (PL), отчета о движении денежных средств (CF) и данных управленческого баланса (активы бизнеса и обязательства). Также сравниваем планируемые показатели с фактическими. Это не просто итоговые финансовые метрики, но и операционные - лиды, конверсии, КП, продажи, исполнение обязательств перед клиентами и другими показателями каждого процесса (найм, снабжение, логистика, производство, качество, PR).
Далее видим закономерности показателей операционных и финансовых метрик, где очевидны узкие места процессов и факторы роста следующего года. Ставим план следующего года по продажам и оцениваем расходы, которые должны понести, чтобы выполнить амбициозные цели владельцев. Хватит ли ресурсов для реализации задуманного? Текущая команда способна сделать без выгорания или нужно нанять специалистов и новых руководителей? Поэтому после плана продаж нужны планы маркетинга, производства и найма. Часто вижу, что все ресурсы направлены на маркетинг и продажи, а остальные процессы усиляются по мере необходимости!
Приведу пример. Компания А производит товар, реализует его через дилеров и маркетплейсы. Этот год закрыли с выполнением плана продаж в 300+ млн, что плюс 35% к прошлому году. Владельцы хотят расти более быстрыми темпами и ставят план прироста 100% в 2024 году. Команда не знает как это сделать, но готова фигачить на пределе при росте зарплат и годовом бонусе. Моя команда разработала новую оргструктуру, которая обеспечит прогнозируемый рост в горизонте 3х летнего плана. План включает найм топ менеджмента - директор по продажам, директора по маркетингу, операционного директора, финансового директора, усиление руководителей среднего звена и построение полноценной HR функции.
Действующий руководитель отдела маркетинга видит рост бюджета своего отдела в 3 раза, чтобы сделать прирост 50% к продажам. Обсуждаем с владельцами эту инициативу и видим, что инициативы правильные, но рентабельность по марже снизится значительно, а будет ли ожидаемый рост продаж или нет еще большой вопрос. Ведь компетенции текущих руководителей не позволяют трезво оценить ожидаемый эффект и привести к результату, даже ниже, чем мы ожидаем.
Кроме планируемого роста фонда заработных план при выполнении плана найма руководителей и специалистов необходимо запланировать инвестиции в модернизацию производства, чтобы к лету мощность производства увеличить в 2 раза. Хорошо, что руководитель производства опытный человек и заранее подготовил такой план с дооборудованием линии и частичной автоматизацией. Мы уже сейчас ищем операционного директора, который возьмет под контроль все процессы после продаж и обеспечит безопасный рост продаж, который мы планируем.
В результате совместно с владельцами приняли решение утверждение плана продаж на 3 и 6 месяцев, а также бюджетов всех подразделений, которые позволят усилить все процессы, а не только принять нереальный план продаж при котором производство захлебнется и собственники сольют в трубу деньги на возросшие бюджеты на маркетинг и заработные планы. Прогноз года мы оставили с желаемым удвоением продаж и увеличением мощности производства, который мы презентуем команде в феврале-марте следующего года, когда выйдут новые сильные руководители, у которых есть видение и опыт роста в 2-3 и 5 раз без рисков улететь в кассовый разрыв.
Операционный директор. Кто он?
Малый бизнес растет как правило по наитию, ведь еще пару лет назад собственники были в найме или стихийно обучались продавать, продвигать, нанимать сотрудников и считать деньги. А сейчас наслушавшись истории успешного успеха, решили ставить амбициозные цели и строить систему.
Узнал себя? Ты погряз в решении операционных задач - то конверсия упала, то сырье пришло с браком, то логистика подвела и клиент получил свой товар не в срок, то маркетплейс начитал за хранение дополнительный миллион и надо разбираться в куче вещей. А надо нанимать сотрудников, их адаптировать и мотивировать.
Операционный директор одна из самых важных ролей в бизнесе при масштабировании. Но еще до масштабирования важно отстроить процессы найма, адаптации, обучения текущих и новых сотрудников, управленческого учета, бухгалтерии, поставки, логистики, производства / исполнения обязательств и контроля качества. Для этого и нужен операционный директор. Лично я бы нанимал такого сотрудника сразу, чтобы процессы не приводили к убыткам. Мой опыт показывает, что эти затраты в 100-200 тыс.руб. в месяц сэкономят твои нервы и деньги. Да это не инфобиз, где маржа 70%, а надо инвестировать свою прибыль. Скажем в производстве обычно чистыми ты зарабатываешь 7-15% и их надо еще вкладывать в развитие.
Как сказал Михаил Гребенюк: Затраты на систему в бизнесе окупаются всегда!
Операционный директор - один из руководителей, который лидирует оцифровку метрик каждого процесса, проводит ежедневные планерки с командой, где отслеживает выполнение планов за день, неделю и месяц накопительным итогом. Такой подход позволяет видеть возникающие вопросы сразу и оперативно решать операционные вопросы не дожидаясь пока это станет "пожаром". Когда операционные метрики отслеживаются ежедневно и видны скажет в файле Google Sheets, владельцы могут видеть полную картину и участвуя 1 раз в неделю на планерке видеть, что происходит в бизнесе, как выполняются планы и как они корректируются исходя из достоверных данных, а не ощущений. Давай разберем инструмент контроля за операционным директором "Рука на пульсе" = РНП на простом примере селлера маркетплейса? Конечно ты слышал о нем от других предпринимателей и на вебинарах или пройденного обучения, но обычно говорят о контроле показателей маркетинга, продаж, денег и исполнении обязательств.
Найм
Давай разберем воронку найма? Количество вакансий в подборе, просмотры вакансии и объявлений в профильных чатах, группах, отклики кандидатов, релевантные (подходящие) соискатели, приглашенные люди по холодному обзвону, проведенные интервью, выполненные тестовые задания, повторные интервью с руководителями, вышедшие стажеры, сотрудники прошедшие испытательный срок. Еще есть показатели стоимости нанятого сотрудника и прошедшего испытательный срок. Согласись так гораздо лучше видно почему вакансии долго закрываюся и текучка растет? А еще есть ввод сотрудников в должность с вычислением стоимости времени HR, руководителей и других членов команды, которое расходуется на каждого стажера. Ты сразу видишь узкие места этого процесса, а операционный директор плотно работая с HR (не важно рекрутер в штате он или на фрилансе) может ставить задачи по созданию обучения и ввода в должность новых сотрудников и повышать эффективность процесса найма.
Закупка товаров
Раньше в каждой компании были снабженцы, которые закупали сырье и комплектующие для бесперебойного производства. Сейчас же ты нашел товар и стал разбираться как его упаковать, оформить и привезти на маркетплейс. Это не про тебя? У тебя же есть менеджер маркетплейса, который закупает товар на Садоводе или в Китае. А как его контролировать?
Давай собирать панель показателей для процесса закупки? Есть план продаж на месяц, квартал и год и появился план закупки, чтобы с учетом срока поставки товар всегда был в наличии. Тут есть нюнс ранжирования товаров исходя их рейтинга карточки и постоянного наличия товара. А что делать, если продажи рванули и товар быстро закончился?
По каждому товару с учетом специфики (размер, цвет, комплектация и пр) нужно видеть остатки на складе, заказанному товару, артикулу в пути и на комплектации для отправки на склад маркетплейса. Отдельные важные показатели по поиску и тестированию продаж новых товаров, которые ранее не продавали - продажи, наличие, маржа аналогов у конкурентов. За выполнение каждой из метрик закупки должен быть KPI и бонус у ответственного сотрудника за этот процесс.
Когда данные метрики видны владельцам и с ними работает операционный директор, любая просадка видна и не будет потерь в продажах и прибыли. В других сферах показателей может быть больше, например, в производстве запасы на складах по отдельным выдам сырья и комплектующих с учетом их наличия у поставщиков и срока поставки. Важно не допускать чрезмерных остатков, так как это захламленный склад и деньги, а это твоя прибыль, которую заморозили.
Логистика
Важная часть операционки - логистика, доставка, комплектация и все, что с этим связано. Возможно у тебя нет отдельного сотрудника на логистики, но мы смотрим на метрики процесса.
Давай вместе внедрять эту оцифровку? Вновь смотрим показатели по каждому товару - товар на складе поставщика, в сборке к отправке, на таможне, у логистов, в комплектации, отправленный на склад маркетплейса, принятый товар на складе. Отдельные интересные метрики - стоимость логистики, упаковки, складирования на 1 артикул, доля этих затрат в цене реализации. Здесь напрашивается KPI и бонус ответственного сотрудника за оптимизацию логистического маршрута в сроке доставки и затрат.
Операционный директор должен отслеживать данные метрики, оптимизировать затраты тем самым повышая маржинальную и операционную прибыль, как итоговую, так и удельную на каждый артикул. В других сферах отдельное внимание уделяется показателям логистики до клиентов и отдельно необходимо оптимизировать маршруты, а порой зарабатывать на этом.
Производство
Возможно ты не производишь товар и думаешь, что этот раздел тебя не касается. А операционного директора еще как должно заботить! Поставив цель вырасти в продажах в 2 раза, отдельно стоит ему проработать с командой вопрос выбора нескольких поставщиков из разных стран, тем самым снизив риски и повышения маржи.
Отдельный проект по созданию своего производства может инициировать сильный операционный директор. Совсем не обязательно инвестировать десятки и сотни миллионов для решения данной задачи. Есть много действующих промплощадок, которые могут производить для тебя продукцию на заказ, либо в партнерстве.
Здесь появляются отдельные показатели по ежедневному выпуску товара, либо отдельных процессов (заготовка, разные циклы производства) и количество производственных метрик может измеряться сотней. Для этого и нужен операционный директор. В других более сложных производствах может быть больше подпроцессов и возникнет потребность в руководителе производстве, технологах, начальниках смены и бригадирах. У каждого из этих сотрудников должны быть KPI при выполнении текущих планов, которые ставит операционный директор и соответственно выплачиваются бонусы.
Производство: свое, контрактное или пул поставщиков нуждается в расширении мощности, которая всегда должна быть больше, чем план продаж. Это отдельная метрика и ФОКУС внимания для Операционного директора.
Качество
Большинство предпринимателей задумывается о качестве продукции и других процессов когда начинают терять деньги и сыпятся претензии от клиентов.
Ну а зачем тратить деньги, ведь мы не зарабатываем на этом! Так думает большинство не только про отдел качества, но и других обслуживающих процессах - учет, бухгалтерия, юристы, найм и др.
Львиная доля работы операционного директора не заметна и это напоминает мне айсберг, 90% которого находится под водой. Качество один из самых недооцениваемых процессов и ему необходимо уделять особое внимание.
Начинается все с качества продаж и обслуживания клиентов. Необходимо отдельное внимание уделять коммуникации с конечным потребителем - отзывы, улаживание конфликтных ситуаций, благодарности за обратную связь. У тебя есть социальные сети, где также происходит коммуникация с клиентом и отдельные метрики в количество коммуникации, ответов и скорости ответов на вопросы.
Несмотря на то, что эта часть прямо не зависит от операционного директора, на нее влияет исполнение обязательств и это отдельный блок совместной работы на стыке продаж и блока операционного директора.
Качество товаров. Отдельного внимания заслуживают метрики соответствия качества приходящего товара, сырья и комплектующих. А также метрики выпуска продукта, если есть производство. При закупке товаров других производителей должен быть осуществлен контроль качества на местах.
Иногда нет возможности оценить контроль качества товара в Китае, Узбекистане, Индии и других локациях, тут выручают прописанные технологические карты и стандарты товара. Это можно фиксировать по фото и видео на всех основных циклах. Важно все это хранить по каждой поставке в учетной системе и отслеживать отдельные метрики.
Нанимать Операционного директора или повременить с этим? Может в феврале заняться с этим? Это дело твое! Сейчас есть время пока нет высокого сезона и эффективнее будет сделать этот важный шаг. Больше про найм и адаптацию эффективной команды руководителей я пишу в канале https://t.me/dmitriigrokhotov
Сколько платить Операционному директору?
Существуют разные уровни таких руководителей. Люди с опытом сопоставимой выручке - они могут докрутить процессы и их стоимость может быть 70-150 тыс.руб.
Существуют топы, которые реализовывали тот план по продажам и чистой прибыли, которые ты ставишь на 2024 год. Они не обязательно из твоей ниши маркетплейсов, посмотри из производства или сферы ВЭД. Они стоят 100-200 тыс.руб.
Может быть ты понимаешь, что тебе нужен операционный директор, который выстраивал процессы и управлял командами в 100 - 1000 - 5000 человек и достигал выручки в 1-5-15-30-100 млрд.руб. в год? Конечно это другой уровень и мы нанимали и адаптировали таких экспертов. Они не стоят миллионы рублей ежемесячно, рынок изменился и вполне можно стартануть с 200-300 тыс. оклада и бонусов, привязанных к выполнению планов по марже и операционной прибыли.
Какая разница сколько стоит Операционный директор? 300 тыс или миллион с учетом бонусов. Если ты стал делать плюс 2-5-10 млн.руб. чистыми. Команда руководителей должна выполнять планы по чистой прибыли и порой им не нужно мешать это делать!
Как мотивировать руководителей ТОП уровня?
- Проведи сессию планирования, как я описал в начале статьи не сам, а вместе с руководителями.
- Поставь планы на следующий год по продажам, найму, производству, марже, операционной и чистой прибыли.
- Найми Операционного директора, потрать время и адаптируй его в свою компанию.
Не забывай оставить точки контроля за руководителями и процессами. Сверять часы очень важно, чтобы не влететь в кассовый разрыв!
Команда будет биться за прибыль, когда будет согласна с поставленными планами и увидит, что будет зарабатывать бонусы и ты их не поведешь! Возьми ответственность за свой бизнес и получай удовольствие!
Больше точных действий по найму и адаптации руководителей ТОП уровня в моем телеграмм канале https://t.me/dmitriigrokhotov