Чтобы контролировать доходы и расходы в компании и не допускать кассового разрыва, каждая компания нуждается в адекватном управленческом учете (вот тут мы писали об аналитике продаж). О том, как реализовать бюджетный и удобный вариант учета доходов и расходов в компании с помощью Битрикс24 и таблиц Гугл плюс интерактивной визуализации с помощью дашбордов, расскажем далее.
1. Ситуация. Боль. Решение.
Ситуация следующая. В компании нашего заказчика, которая занимается закупкой и продажей товаров, есть настроенный портал Битрикс24, где продажи фиксируются в сделках.
Для закупок (то есть, расходов), также используются сделки — отдельно создана воронка "Закупки". Это не совсем удобно, так как для создания закупки менеджеру нужно перейти в другую воронку и зафиксировать информацию в отдельной сделке.
Возникает проблема построения отчетов: в сделках по закупкам ставится нулевая сумма и это искажает аналитику. Приход и расход — это абсолютно разные платежи, и нелогично учитывать их в одной сущности.
Мы предложили следующее решение проблемы: закупки перенести в смарт-процессы Битрикс24 в такой же воронке "Закупки". Как это выглядит?
Менеджер создает расход в смарт-процессе (не в сделке), заполняет его. Есть возможность подвязать поставщика, а если нужно, связать расход и приход. Можно настроить связь смарт-процесса и сделки: менеджер, находясь в сделке, переходит на вкладку "Закупки", где отображается смарт-процесс по расходам.
Не нужно переключаться по воронкам. Менеджер работает в одном окне, смарты и сделки взаимосвязаны, но аналитика при этом не искажается. Из смарт-процесса можно отправить сообщение контрагенту, отразить всю историю взаимодействия в таймлайне и так далее.
Что касается настройки отчетов — задача легко и быстро решается стандартной интеграцией Битрикс24 и Google Sheets, о чем пойдет речь далее.
2. Отчеты из сделок и смарт-процессов Битрикс24 в таблицу плюс построение дашборда по доходам и расходам
Итак, у нас есть данные по приходам в сделках и есть данные по расходам в смарт-процессах. С помощью Пинкит можем консолидировать их в два отчета, чтобы получить аналитику по доходам и расходам компании — самый базовый планфакторный анализ.
Для этого используем две интеграции Битрикс24 с таблицами Гугл: Закупки и Сделки.
Настройка типовая. На шаге 1 в личном кабинете Пинкит выбираем Битрикс24, действием будет: создание (обновление) сделки либо смарт-процесса. Подключаем доступы:
Далее выбираем нужные поля для выгрузки: сумму, контрагента, стадию и так далее, можем отфильтровать их, как нужно для отчета.
На шаге 3 выбираем сервис Гугл Шитс, нужную таблицу и лист (для сделок лист "Сделки", для закупок - "Закупки"), действием указываем создание строки и добавляем доступ к таблице.
Так мы получаем таблицу, где фиксируются все данные по продажам и закупкам, где уже можно работать с показателями - итоговыми суммами, суммами по менеджеру, в разрезе контрагента и так далее.
Следующий этап - построить на основе этих отчетов дашборды. Запросом клиента была возможность настроить дашборды по дням и месяцам, мы сделали это с помощью фильтров.
На дашборды можно вывести любые значения, которые есть в таблице. Добавляем фильтрацию по нужным параметрам.
Важно, что дашборды будут обновляться автоматически в режиме реального времени при изменении данных в отчете.
Для настройки подобной автоматизации Вам нужно определиться только с теми значениями, которые Вы хотите видеть в динамике: план продаж и факт, планируемые и фактические расходы в разрезе менеджеров, итоговые суммы и так далее.
Отчеты и дашборды кастомизируются в процессе, обычно наши клиенты, попробовав "пилотный" вариант, добавляют новые показатели и подстраивают отчет уже под конкретные нужды. В этом плане платформа Пинкит абсолютно лояльна ко всем пожеланиям клиента - все, что можно выгрузить с помощью API-запроса, мы выгружаем.
Алексей Окара, основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амоцрм #амо_црм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #googlesheets #таблицыгугл #дашборды #пинкит_gs_битрикс24
