Подарки сотрудникам — важная новогодняя традиция в корпоративной среде. Но перед тем, как приступить к выбору, важно учесть некоторые факторы, которые связаны с дарением. Разберемся в поощрениях работников и выясним, можно ли дарить деньги своим сотрудникам.
Общие вопросы
Деньги в подарок — это приятный бонус, который может помочь сотрудникам реализовать свои личные планы, достигнуть целей или осуществить мечту. Иногда работодатели используют такой вариант вместо ценных вещей, чтобы выразить благодарность за труд в компании.
Но, безусловно, важно учитывать этическую сторону вопроса. Например, в коллективе может возникнуть непонимание, если не все коллеги получат одинаковую сумму. А это в свою очередь скажется на мотивации и общем настроении команды.
Налоговые вопросы
Если вы все же решили вознаградить коллег финансами, разберитесь в налоговой системе. Трудовым законодательством РФ определены суммы налога, которые могут возникнуть в результате передачи денег в качестве подарка. Такие презенты облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). Это значит, что работодатель должен учесть этот факт и оформить договор дарения с сотрудником.
Итак, для дарения денежных средств существует налоговый учет. Но не все финансовые подарки облагаются НДФЛ. По закону некоторые подарки — например, премирования сотрудников, не подлежат налогообложению, да и по сути не являются подарками, а находятся в другой юрисдикции. Эти процессы регулируются трудовым кодексом. Поэтому при выборе ценных подарков HR-команде и руководству стоит детально изучить еще и этот документ.
Еще один возможный вариант без НДФЛ — если сотрудник получает денежный подарок не в рамках трудовых отношений и вне рамок трудовых договоров, а как личный жест.
Когда подарок имеет материальную ценность и передается сугубо в рабочих, деловых отношениях, работодатель обязан оформить договор дарения и передать его сотруднику. Налоговые органы проверяют выполнение условий соглашения по факту дарения и особое внимание при аудите уделяют бухгалтерскому учету компании.
Законодательные правила
Согласно пункту 1 статьи 572 ГК РФ, компания-работодатель может подарить сотруднику вещь. И этой вещью, по статье 128 ГК РФ, могут быть в том числе наличные деньги.
Нужно помнить, что если предметом дарения являются финансы, и подарок приурочен к празднику или значимому событию — Новому году, юбилею, 8 марта и т. д. — это доход сотрудника. И обязательным условием становится то, что эти средства отражаются в отчетности по НДФЛ. Налогом облагаются суммы свыше 4 000 за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Подготовка вручения подарков работникам в денежной форме — это важный и ответственный вопрос для работодателя. Важно разобраться в трудовых отношениях, изучить требования трудового и налогового законодательства, обратить внимание на процедуры оформления дарения и правильно учесть его в налоговом и бухгалтерском учете. Руководство компании должно внимательно проанализировать все нюансы и корректно оформить передачу денежных средств, чтобы избежать нарушений и санкций от налоговых органов.