Как правило, любой проект хочется реализовать быстро, качественно и дёшево (только если вы не являетесь исполнителем). На деле так не бывает. Крупный и высококачественный проект требует больше временных затрат, а значит, и средств.
1С:ERP – это мощный инструмент для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов предприятия. Однако внедрение такой системы требует внимательного планирования, определения стратегии и выбора оптимального варианта. В этой статье мы рассмотрим различные варианты внедрения 1С:ERP и факторы, которые могут повлиять на сроки этого процесса.
Статистические данные говорят:
7 месяцев уходит на реализацию проекта внедрения ERP менее, чем у 50 пользователей. 10 месяцев - срок внедрения более, чем у 50 пользователей. Около 75% укладываются в сроки или имеют незначительные отклонения. Оставшиеся 25% проектов, к сожалению, выходят за рамки сроков по причине неготовности самого клиента.
Почему так происходит? Чтобы развёрнуто ответить на этот вопрос сначала, стоит понять, каким вообще бывает внедрение и по каким причинам происходит выход за рамки сроков при использовании разных вариантов.
Поэтапное, комплексное, комбинированное внедрение
1. Поэтапное внедрение.
- Описание: внедрение происходит по этапам – сначала внедряются базовые функции, затем постепенно добавляются дополнительные модули.
- Преимущества: более гибкое и менее ресурсозатратное внедрение.
- Недостатки: возможно временное сосредоточение на ограниченном функционале.
Такой вид внедрения осуществляется по этапам, сначала присоединяются нескольких модулей, осуществляется их полная настройка. После чего ERP внедряется на другие участки компании. За счёт плавного перехода риск убытков и отрыва от работы большинства сотрудников компании минимален.
Однако процесс относится к более длительным и трудозатратным, к тому же нет возможности увидеть финальный вариант сразу.
2. Комплексное внедрение.
- Описание: весь функционал системы внедряется одновременно.
- Преимущества: полная автоматизация бизнес-процессов сразу.
- Недостатки: высокие требования к ресурсам и времени.
Предполагает полное внедрение ERP сразу на всём предприятии. Затрагивает все процессы, а значит, считается высокорисковым. Чаще всего такой способ предпочитают компании с несложной структурой. Подготовительный этап при таком подходе требует особой щепетильности и глубокого изучения всех бизнес-процессов компании. После него специалисты разрабатывают и согласовывают с руководством компании техническое задание на полное внедрение ERP. При таком подходе также всегда происходит долгая настройка, тестирование и отлаживание системы и связанных с ней бизнес-процессов.
3. Комбинированное внедрение.
- Описание: внедряются сначала только выбранные модули, решающие конкретные задачи.
- Преимущества: минимизация затрат, ускоренное внедрение.
- Недостатки: возможны проблемы с интеграцией с другими системами.
Подход предполагает внедрение ERP одновременно во все направления компании, но постепенно. Комбинированный подход сокращает время внедрения, позволяет не потерять высокое качество автоматизации и сократить риски.
Отчего зависят сроки в каждом варианте внедрения?
Размер и сложность предприятия: крупные предприятия требуют более длительного времени на внедрение из-за сложности бизнес-процессов и большего объема данных.
Выбранный вариант внедрения: комплексное внедрение обычно занимает больше времени, чем поэтапное или комбинированное.
Интеграция с другими системами: сложности при интеграции с существующими системами могут замедлить процесс.
Бизнес-процессы и потребности компании: необходимость кастомизации системы или адаптации бизнес-процессов также существенно влияет на сроки внедрения.
Выбор поставщика и настройка системы: качество исполнения работ со стороны поставщика услуг, а также правильная настройка системы, очень влияют на скорость внедрения, поэтому отнеситесь к выбору ответственно!
И тут важный совет: изучите подход к выполнению внедрения у потенциальных исполнителей, если на начальном этапе исполнитель предлагает приступить к внедрению не ознакомившись с бизнес-процессами, тем самым сократив бюджет проекта, это должно насторожить. Без знаний о "внутренней кухне" организации, работа может протекать хаотично и затягивать сроки, а еще хуже, в дальнейшем сама система может работать неправильно.
Несколько неизменных правил, способствующих соблюдению сроков реализации внедрения:
● Подготовить компанию к внедрению не только на словах, но и на деле (в идеале бизнес-процессы должны быть по максимуму приведены в порядок).
● Важно следить за соблюдением границ проекта.
● Разделить большой объём работ на блоки и следить за соблюдением сроков каждого из них.
● Согласовать получение обратной связи и контролировать её качество.
● Разобраться в системе проекта и структуре внедрения.
● Адекватно оценивать объём работ и не пытаться выполнить невыполнимое.
Сроки поэтапного внедрения могут быть увеличены потому что:
1. Есть стремление работать над каждым блоком дольше.
2. Нет чётких границ каждого блока, из-за чего все дела сливаются воедино, невозможно разобраться где конец одного этапа и начало другого.
3. Требования руководителя расходятся с потребностями текущей ситуации в компании.
4. В техническое задание внесено слишком много лишних, отвлекающих деталей.
Факторы, способствуют увеличению сроков внедрения, при комплексном подходе:
1. На этапе подготовки к проекту все участники должны быть заинтересованы в его реализации начиная от руководителя проекта, команды и заканчивая сотрудниками компании. С последними сложнее, поэтому руководству компании стоит предоставлять развёрнутую информацию о проекте и дополнительно мотивировать работников.
2. Во время внедрения сотрудники также должны быть вовлечены в проект, особенно на этапе тестирования. Сообщать об ошибках, неудобствах в системе и другие важные моменты.
3. Необходимо обучать сотрудников работе в новой системе.
4. Быстроменяющиеся требования также могут быть причиной увеличения сроков. Сюда же относится длительное согласование изменений и некачественная обратная связь от заказчика.
5. Документальное сопровождение. Каждый этап стоит подкреплять документами, чтобы избежать непонимания сторон в процессе реализации.
Сроки комбинированного внедрения могут быть увеличены по тем же причинам, т.к. подход совмещает в себе оба способа.
Чтобы уложиться в срок, необходимо:
1. Чётко обозначить и держать границы проекта.
2. Прекращать выполнение доработок, не являющихся важными на данном этапе.
3. Иметь команду профессионалов, заинтересованных в лучшей реализации проекта.
4. Подготовить описание каждого процесса.
5. Подготовить список желаемых результатов.
Внедрение 1С:ERP – важный этап в цифровой трансформации предприятия. Выбор оптимального варианта внедрения и учет факторов, влияющих на сроки, позволит максимально эффективно внедрить систему, минимизировать риски и обеспечить стабильную работу бизнес-процессов в долгосрочной перспективе.
Не пренебрегайте подготовкой к проекту и успех Вам обеспечен!
