Путевой лист для самозанятых водителей – это неотъемлемый инструмент, крайне необходимый для регулирования их работы и обеспечения соответствия законодательным нормам. Применение ПЛ помогает в логистическом управлении, регистрации израсходованных километров, длительности рабочего времени. Также оно позволяет учесть число перевозимых пассажиров или карго.
Оно также наделено основной функцией – обеспечивать открытость и контроль при выполнении перевозок и фиксации договорëнностей с коммерческими транспортными компаниями. Материал, заключённый в путевом листе, демонстрирует профессиональную активность, помогает защитить их права и интересы в спорной обстановке.
Составление путевого листа в точности соответствующим образом – это не просто декларирование, установленное законом, но и забота о собственном бизнесе и репутации работника.
Идеально сформированная документация – визитная карточка вашей надёжности и профессиональной компетентности перед заказчиками и сотрудниками. В дополнение путевой лист может стать подтверждением выполнение работ и ключевым критерием для исчисления зарплаты.
В этой статье мы исследуем следующие вопросы:
- Что представляет из себя путевой лист.
- Есть ли необходимость его заполнения для водителей и есть ли возможность его игнорирования.
- Как идеально заполнять путевой лист, чтобы избежать ошибок и неточностей.
- Какие могут быть последствия при невыполнении водителем всех правил формирования документа.
Нужен ли путевой лист самозанятым
Путевой лист самозанятого водителя играет ключевую роль в процессе транспортировки. Но для начала необходимо определиться с тем, кто такой самозанятый (СЗ) и что от него требуется.
В соответствии с законодательством № 442-ФЗ, водитель имеет возможность не претендовать на статус ИП. Вместо этого он может быть зарегистрирован как самозанятый. Более подробная информация о том, как получить данный статус и что для этого необходимо предпринять, представлена в нашем материале.
Существуют два вида самозанятых:
Самозанятые физлица.
Самозанятые индивидуальные предприниматели.
Главное различие между ними: первых можно ассоциировать с перевозкой на легковых автомобилях (такси) или выполнением перевозок для организаций на личном транспорте. Другие же могут перевозить не только пассажиров, но и грузы. В данном контексте мы обсуждаем именно самозанятых ИП.
Для самозанятых водителей правила оформления путевых листов такие же, как и для стандартных ИП, то есть ПЛ обязательно должны быть.
Как оформить путевой лист самозанятому
Владелец грузового автотранспорта, зарегистрированный как самозанятый предприниматель и осуществляющий перевозочные услуги, должен перед началом поездки заполнить путевой лист в соответствии с Приказом Минтранса № 390.
Точно сформированного образца путевого листа законодательство не предусматривает, но имеются две разновидности: № 4-с и № 4-п (в соответствии с Постановлением Госкомстата № 78). Различие между ними заключается в типе оплаты услуг: первый применяется при сдельной оплате, второй используется при оплате посменно. Примеры заполнения путевого листа доступны ниже.
Какие данные обязательно должны быть в путевом листе
- Название и срок действия ПЛ.
- Личные данные транспортировщика (ФИО, СНИЛС и № водительского удостоверения).
- Информация об автомобиле (марка, регистрационный номер).
- Тип перевозки.
- Данные о выезде и возвращении с рейса.
- Показатели счётчиков (спидометр/одометр).
- Информация о состоянии самого водителя и автомобиля.
В конце каждого путевого листа должны стоять подписи – диспетчера, механика и водителя.
Возникает вопрос: где самозанятому взять путевые листы? Для упрощения поиска ПЛ прикрепляем ниже необходимые формы.
Заполнение путевого листа самозанятого: новые правила в 2023 году
Начиная с 1 марта 2023 года, вступают в силу обновлённые правила для оформления путевых листов для самозанятых:
- Теперь документ может быть составлен в электронном или бумажном виде.
- Водителям разрешается формировать один документ на все поездки при условии работы более одной смены.
- Необходимо отмечать показания спидометра и одометра для подсчёта потраченного количества ГСМ.
- Есть конкретный перечень данных, которые обязательно должны быть отражены в путевом листе.
Горюче-смазочные материалы или ГСМ – это виды топлива для грузовиков, включающие бензин, дизель, мазут, керосин и прочее.
Составление путевого листа начинается с указания даты его создания, ФИО и контактных данных самозанятого. Далее нужно привести сведения о транспортном средстве, используемом для перевозок, включая марку, модель, регистрационный номер и другую информацию.
Важным элементом является маршрут — требуется указать точки отправления и прибытия, а также места, которые планируются для посещения в течение рабочего дня.
Затем необходимо внести время отбытия и прибытия от/до каждого пункта, пробег на каждом участке. Это позволяет подсчитать общий доход, полученный за выполненные работы.
Создайте колонку для учёта потраченного топлива и его стоимости. Итоговое заполнение включает указание общего пробега, времени, затраченного в пути, и объёма использованного топлива, а также дату и подпись на путевом листе.
Не забывайте, что путевой лист обязательно должен быть предъявлен при проверках со стороны налоговых и контрольных органов. Отсутствие путевого листа грозит штрафом.
Скачать образец путевого листа 4-п.
Скачать образец путевого листа 4-с.
Что будет, если неправильно заполнить путевой лист
При нарушении правил формирования путевого листа самозанятому будет выписан штраф. Так, за отсутствие ПЛ вы будете вынуждены заплатить 500 рублей. Если же в путевом листе не указаны данные о мед- и техосмотре – по ст.12.31.1 на ФЛ накладывается штраф в виде 3 000 рублей, для ИП – 5 000 рублей.
Также запрещено не вносить информацию о затратах на ГСМ. Размер штрафа рассчитывается по формуле, указанной в ст.122 НК РФ: сумма штрафа = (зарплата водителя + расход ГСМ + амортизация транспортного средства) х 0.04.
ГК «Астрал» предлагает удобные решения, которые позволяют не только передавать транспортные документы по ЭДО, но и вести сопутствующий документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы. При этом не наделать ошибок и обойтись без штрафов.
Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.
«Платформа ЭПД»— интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Основные выводы
Путевой лист для самозанятого или ИП – это учётный документ, используемый для:
- Отслеживания проделанного расстояния.
- Затраченного времени.
- Потреблённого топлива при оказании услуг.
- Расчёта оплаты труда.
Он содержит данные о следовании по маршруту, остановках, заправках и других рабочих деталях, связанных с передвижением.
Путевой лист может быть в бумажной или электронной форме.
Оформление путевого листа самозанятому подразумевает выбор одной из двух форм – № 4-п или № 4-с, где нужно заполнить все пункты согласно Приказу Минтранса № 390. Это касается информации о водителе и автомобиле, цифрах спидометра и одометра, времени выезда на рейс и возвращения обратно и так далее.
Отсутствие путевого листа или другие нарушения могут привести к штрафным санкциям. Неимение путевого листа стоит водителю в 500 рублей, а за остальные проступки предусмотрены штрафы от 3 000 до 5 000 рублей.