Маршрутный лист служит инструментом для планирования и контроля передвижения транспортных средств в рамках конкретного рейса. В нём содержится информация о:
- Местах отправления и назначения.
- Промежуточных пунктах остановки.
- Общем протяжении рейса.
- Времени, отводимом на каждый участок пути.
- Прочих необходимых данных.
МЛ активно применяются там, где важна организация перевозок и доставки товаров. Он упрощает процесс планирования и контроля за исполнением маршрутов. Также способствуют эффективному использованию ресурсов.
В этом тексте мы обсудим ключевые аспекты маршрутного листа, а также узнаем о правильном способе его заполнения и выясним, чья обязанность составлять такой документ.
Каким именно участникам сделки нужны маршрутные листы
Ниже приведены категории лиц, которым требуется маршрутный лист:
- Водителям, занимающимся перевозкой товаров, особенно если они работают в транспортных компаниях.
- Сотрудникам бухгалтерии для формирования отчётности по предоставленным услугам.
- Юристам в случае возникновения юридических споров или судебных исков.
- Работникам курьерских служб.
- Иным сотрудникам (по потребности), включая торговых агентов, менеджеров по продажам, руководителей.
Горюче-смазочные материалы – что это такое
ГСМ – это разнообразие топливных и смазочных продуктов, применяемых в сферах судоходства авто- и ж/д транспорта. Сюда входят: бензин, газ, дизель, мазут, автомобильные масла и различные технические смазки.
Обычно детали о топливно-смазочных материалах указываются в путевых листах, а не в маршрутных. Более подробно об отличиях этих двух концепций мы поговорим ниже.
Как рассчитывается уровень потребления ГСМ
Для составления отчёта о расходе топлива требуется использовать специфические формы, установленные законодательно. Например, в Постановлении Госкомстата № 78 представлена форма путевых листов с отдельными колонками. В них указывается:
- Количество ГСМ в баке.
- Объём дозаправки топлива на протяжении рейса.
- Оставшееся количество ГСМ в конце маршрута.
В другой форме, предложенной в Приказе Минтранса № 390, не указывается объём ГСМ. Однако здесь приводятся показания одометра, который измеряет количество оборотов колеса. На основании этих данных можно определить пройденное расстояние и затраченный объём топлива.
Также можно взять за основу указания Минтранса № АМ-23-р, где приведены стандартные нормы расхода ресурса. С их помощью, используя особые формулы, можно рассчитать итоговый объём ГСМ.
Больше информации о том, как оформить расходы на горюче-смазочные материалы, можно найти в нашей статье.
Как сформировать маршрутный лист
В 2023 году важным условием для признания расходов, связанных с командировкой сотрудника, является корректное заполнение маршрутного листа. Также важно предоставлять к нему соответствующие подтверждающие документы:
- Приказ, устанавливающий цель поездки.
- Отчёт сотрудника о его тратах.
- Сопутствующие документы, которые подтверждают предоставление услуг.
После того как все документы собраны, бухгалтерия приступает к проверке затрат, указанных в маршрутном листе. В дальнейшем МЛ отправляется руководителю для утверждения. Затем бухгалтеры выполняют необходимые операции, включая возмещение расходов (если таковые имелись).
Структура маршрутного листа
МЛ состоит из одной страницы на листе А4. В нём указаны следующие данные:
- Название и номер маршрутного листа сотрудника, дата его формирования.
- ФИО водителя.
- Информация о транспорте (модель).
- Основание для поездки – например, доставка по заявкам или служебная поездка.
- Даты всех поездок.
- Информация о том, когда транспорт приехал на нужную точку и уехал (дата, время, адрес места).
- Чеки с реквизитами.
- Потраченные денежные средства (сумма в рублях).
- Личные подписи сотрудника и бухгалтера.
Нет универсального образца маршрутного листа. Поэтому каждое предприятие может формировать его, как сочтёт необходимым. В большинстве случаев маршрутный лист представляет собой таблицу. Основное требование – последовательное перечисление всех пунктов отправления.
Правила заполнения маршрутного листа
При формировании новых маршрутных листов следует подготовить два экземпляра. Один предназначен для сотрудника, другой – для бухгалтерии.
Ещё одно важное уточнение – ставить печать на листе не требуется. Важно отметить, что маршрутный лист относится к документам внутреннего оборота. Поэтому для его признания достаточно только подписей водителя и бухгалтера.
Основные правила заполнения:
- В документе необходимо первым делом вписать его название, а затем указать населённый пункт, где он был составлен.
- Детали о сотруднике, ответственном за перевозку, должны быть абсолютно точными, включая полное имя, должность, марку авто и цель поездок.
- Все пункты выезда в таблице записываются строго в хронологическом порядке, начиная с первой перевозки и заканчивая последней. Не рекомендуется предоставлять информацию в разнобой.
- Хотя печать не является обязательной, подписи же работника, ответственного за перевозку, и бухгалтера на документе присутствовать должны.
Маршрутный лист необходимо распечатать, поставить подписи и отдать в бухгалтерию (образец заполнения маршрутного листа можно увидеть ниже). Более подробно о стандартах заполнения аналогичных бухгалтерских документов (ФСБУ 27/2021) можно узнать из нашей статьи.
Скачать заполненный образец маршрутного листа
Отправляйте электронные перевозочные документы в сервисах от ГК «Астрал». Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.
«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с цифровыми документами. Оно позволяет обмениваться ЭПД между участниками перевозки и передавать их в ГИС, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Что делать после заполнения маршрутного листа
Как только маршрутный лист сформирован и принят, он становится существенным документом для отслеживания расходов и подачи налоговой отчётности. В случае проверки контролирующие органы уделяют особое внимание именно МЛ.
Также налоговые службы могут запросить представления других первичных документов, таких как проездные билеты, чеки с заправок и электронные путевые листы. Также, скорее всего, будет проведена проверка согласованности между обязанностями работников и их фактическими перемещениями.
Часто задаваемые вопросы
Чем отличается маршрутный лист от путевого
Маршрутный лист – это документ, в котором записывается план передвижения автомобиля, включая информацию об основных пунктах остановки, затратах и о водителе.
Путевой лист – это отчётный бланк, который заполняется во время или после перевозки для отражения фактической информации о поездке. В нём записаны данные медицинского осмотра водителя, состояние автомобиля и расходы на топливо.
При перевозке груза требуется обязательное наличие путевого листа, в соответствии с Приказом Госкомстата № 390. Маршрутный лист же подтверждает перемещение нетяжелого груза, такого как продукция или рабочая поездка.
Поскольку официальной формы маршрутного листа не существует, его можно составить самим. Главное требование – необходимо утвердить данный документ в своей организации или включить его в набор первичных учётных документов отдельным приказом. А вот для путевых листов существуют официальные формы № 3 и 4-п, утверждённые Постановлением Госкомстата № 78.
Скачать форму маршрутного листа для грузового автомобиля
Скачать форму маршрутного листа для легкового автомобиля
Скачать заполненный бланк маршрутного листа для служебных поездок
Чем отличается маршрутный лист грузового автомобиля от легкового
Перевозка грузов предполагает наличие информации о свойствах товара – вес, объём, специфические требования к транспортировке и т.д. Эти данные указываются в маршрутном листе грузовика. МЛ легкового автомобиля эту информацию не содержит, поскольку он не предназначен для перевозки грузов, а включает лишь сведения об авто.
В маршрутном листе грузовика также указываются маршрут и график доставки, а также протоколы погрузки и разгрузки авто. В легковом транспорте маршрутный лист содержит только данные о предположительном рейсе.
Кроме того, транспортировка на грузовике может требовать дополнительные пропуска или разрешения, например, лицензия на перевозку опасного груза. Эта информация обозначается в маршрутном листе грузового авто, но отсутствует в МЛ легкового транспорта.
Маршрутный лист грузовика, кроме всего прочего, может включать сведения о технических параметрах, вроде грузоподъёмности и размеров автомобиля. Такие данные в маршрутном листе легкового авто не указываются.
Делаем выводы
Маршрутный лист – это документ, в котором прописывается план прохождения определённого пути, включающий время отправления и приезда на каждую станцию рейса. Этот документ активно используется транспортными и логистическими компаниями для координации и контроля грузоперевозок или передвижения транспортных средств.
Зачем нужен маршрутный лист?
К основным целям МЛ относятся планирование пути и контроль за движением транспорта, а также выполнение законодательных требований и подготовка документов.
Существует ли стандартный маршрутный лист?
Универсального шаблона маршрутного листа не существует.
В каком виде он должен быть представлен?
Обычно маршрутный лист – это лист формата А4, который заполняется информацией о транспортировке.
Как правильно оформить маршрутный лист?
Следует указать название и номер документа, день его создания, ФИО водителя, информацию о транспортном средстве (марка), даты каждой поездки (время и место прибытия и отбытия) и т.д.
