Рассказываем, как подготовили 700 наставников и сократили обучение новичков с 3 до 1,5 месяцев.
Кейсом поделилась Ольга Парамонова, ведущий специалист по адаптации и наставничеству компании «Азот». Компания производит минеральные удобрения и синтетические волокна для изделий из резины.
Четыре проблемы в наставничестве, с которыми мы столкнулись
Огромный документооборот
Каждый наставник должен был заполнять множество документов: квалификационные протоколы, договоры на обучение, карточки консультаций, распоряжения, дневники, планы. К сожалению, сотрудники саботировали эту задачу. У них просто не хватало времени на обучение.
Неправильная работа с планами
Мы просили наставников составлять план: прописывать задачи, которые бы выполняли новички. Но заметили, что сотрудники заполняют документ «на коленке», перед нашим кабинетом в день сдачи.
Необъективная обратная связь
Молодые рабочие и специалисты хвалили своих наставников, поскольку не хотели их обижать. Казалось, что сотрудникам все нравилось, но почему-то через пару недель с начала работы в компании они увольнялись.
Не готовили заранее рабочие места
Когда новички приходили на работу в офис, выяснялось, что для них еще нет столов, стульев и компьютеров. А мы порой нанимаем по 50 человек в месяц.
Как мы автоматизировали адаптацию и наставничество
Отправляем смс каждому утвержденному кандидату
Рассказываем о компании и трудоустройстве. Например, где пройти медкомиссию и какие документы принести в отдел кадров. Так экономим время наставника.
Раздаем брошюры в день трудоустройства
Новички узнают, как подключиться к корпоративному приложению, и где на огромной территории предприятия расположены остановки местных автобусов.
Отслеживаем электронный рабочий план
В плане есть информационные и обучающие блоки, а также обязательные задачи, которые ставит наставник. К ним можно прикрепить книги или презентации для изучения. Планы каждого сотрудника видят руководитель и специалист по адаптации. Если новичок не выполнит задачи в срок, мы получим уведомление.
Задаем вопросы по адаптации
После первой рабочей недели задаем новичку вопросы в корпоративном приложении, чтобы убедиться, что человек освоился. Например: «Подготовили ли для вас рабочее место?», «Знаете ли вы, как ходит служебный транспорт?».
Устраиваем личные встречи и собираем обратную связь
В первый месяц работы приглашаем новичков на адаптационный семинар, проводим экскурсию по предприятию и нашему музею, вовлекаем в корпоративную среду. Через полтора месяца устраиваем еще одну встречу: отвечаем на вопросы сотрудников и смотрим на их настроение.
Получаем объективную оценку работы наставника
За три недели до конца испытательного срока рассылаем анкеты обратной связи, они помогают понять насколько качественно работал наставник. Если новичок не получал задачи от куратора, он не сможет ответить на вопросы анкеты. Благодаря ответам мы выставляем баллы наставнику и назначаем ему вознаграждение.
Предлагаем материальную мотивацию наставникам
Наставник рабочего получает 2400 рублей в месяц, поскольку не только адаптирует новичка, но и обучает его профессии. Наставник специалиста получает 1200 рублей в месяц. Каждый из них может стать наставником-экспертом и удвоить доход, для этого нужно обучить трех человек, которые будут работать без нарушений.
Какие результаты мы получили
- Снизили текучку на 4%, считаем, что это неплохой результат.
- Создали единый подход к адаптации: наставники понимают как обучать новичков и что им рассказывать.
- Сократили время адаптации: новички начинают работать самостоятельно через 1–1,5 месяца после трудоустройства, раньше это занимало до 3 месяцев.
- Подготовили более 700 наставников. Кураторы рабочих проходят тренинг «Инструктор производственного обучения», кураторы специалистов проходят электронный курс.
Материал по теме: Стоп-выгорание: как без перегибов взбодрить команду
А что порекомендуете вы, чтобы улучшить систему наставничества?