Организация — ключевой момент в поддержании порядка в офисе. Одним из важнейших аспектов организации офиса является наличие хорошей системы подачи и хранения документов. Знание того, как организовать хранение бумаг в офисе, поможет сэкономить время, уменьшить стресс и повысить эффективность работы.
Первый шаг в организации хранения документов — решить, что и как долго нужно хранить. Любой документ, который необходимо сохранить по юридическим или иным причинам, следует отложить в отдельную систему хранения, например, в алфавитном порядке или по датам. Другие, менее важные документы можно просто убрать в ящики или коробку до тех пор, пока они не понадобятся снова.
Правильная маркировка документов также является важной частью организации хранения бумаг в офисе. На этикетках должна быть указана необходимая информация: даты, названия, имена и другие необходимые данные, которые помогут вам быстро и легко найти то, что вам нужно.
Решая, где и как хранить документы, помните о безопасности. Низкокачественные книжные полки или шкафы могут не обеспечить наилучшей защиты от пыли или вредителей; выбирайте материалы, достаточно прочные для тех условий, в которых они будут храниться. Кроме того, размещайте все важные бумаги выше уровня глаз — достаточно высоко, чтобы их не сбил случайный локоть, но достаточно низко, чтобы вы не напрягались, пытаясь до них дотянуться. И по возможности держите все папки поблизости: так у вас не будет повода не поддерживать порядок!
Если бумажный беспорядок стал проблемой на вашем рабочем месте, возможно, пришло время инвестировать в более продвинутые решения для хранения, такие как картотечный шкаф со встроенными полками или отделениями для сортировки бумаг по категориям, таким как «активные файлы» и «архивные файлы». Если позволяет место, iPad также можно использовать как цифровую систему хранения документов с приложениями, специально разработанными для отслеживания электронных документов, таких как контракты, счета и отчеты.
Какой бы вариант вы ни выбрали, убедитесь, что он вписывается в ваш бюджет и при этом обеспечивает достаточно места и доступность функций для эффективной организации. И помните — не забывайте о резервных копиях! Две копии — это двойная защита от потери или повреждения. Убедитесь, что все цифровые файлы регулярно резервируются и надежно хранятся за пределами офиса на случай, если что-то случится в офисе. Безопасность данных всегда должна быть на первом месте!
Упорядочивание бумаг не обязательно должно казаться чем-то непосильным — при правильном планировании и продумывании можно поддерживать порядок на рабочем месте, не загроможденном бумагами! Следуя этим простым шагам по организации системы хранения, вы будете уверены, что все важные документы находятся в безопасности и их легко найти!