Уважаемые клиенты, данная статья написана для того, чтобы вы могли понимать как проходят консультации со специалистами нашей компании и что нужно для комфортного и продуктивного получения услуг.
Нижеследующие пункты и правила вышли из практического опыта компании. За полтора года мы провели свыше 700 консультаций и уверены, что наш опыт будет полезен всем читателям. Статья описывает условия, при которых вы и ваши сотрудники получите максимальный результат от приобретенных услуг JMI.
Правила поведения на онлайн консультациях
- Перед встречей убедитесь, что цель и тема консультации совпадают с назначенными.
- Перед встречей согласуйте со специалистом JMI участие сотрудников на встрече и определите их роль (для чего они привлекаются на встречу).
- Поставьте мобильный телефон в беззвучный режим на время консультации.
- Подключайтесь на встречи с включенной камерой, это позволяет увеличить вовлеченность в процесс и улучшить взаимопонимание. Встреча с выключенной камерой превращается в звонок и дистанцирует собеседников.
- Выберите тихое место для проведения консультации, убедитесь что ваши наушники исправны и заряжены, ваш микрофон работает, а интернет стабилен.
- Постарайтесь максимально сконцентрировать ваше внимание на встрече. Отвлекаться на переписки, гаджеты, сотрудников сторонние разговоры не рекомендуется.
- Уважайте спикера, даже если вам показались его смыслы очевидными, будьте вежливы. Обозначайте свою позицию тезисами и вопросами.
- Встречи проводятся в программе “Телемост”. Для стабильной связи рекомендуем скачать программу на ваше устройство. Ссылка на скачивание https://telemost.yandex.ru/
- Пунктуальность - залог успеха! Если вы понимаете, что не можете выйти на запланированную консультацию напишите об этом специалисту заранее, чтобы перенести встречу.
Если клиент не предупредил за 24 часа о невозможности проведения, то консультация сгорает (исключением является первый пропуск). Если сотрудник JMI пропустил занятие и не предупредил о замене, то компания возмещает потерянную и дарит дополнительную консультацию сверху.
- По умолчанию запись встреч не ведется, поэтому если вам нужна запись, попросите заранее.
Убедитесь, что у вас есть согласие на запись встречи всех присутствующих участников. Сообщите сколько времени вы будете хранить запись и каким образом использовать.
- Будьте вежливы. Старайтесь не перебивать участников встречи. Не используйте ненормативную лексику. Старайтесь соблюдать деловой стиль общения.
- Мы за соблюдение техники безопасности, поэтому мы не проводим консультации с клиентами, находящимися за рулем автомобиля.
Правила поведения в чате консультаций
Правила поведения в чате, которые ускоряют процесс сотрудничества:
1. Поддерживать вежливое и уважительное отношение ко всем участникам группы.
2. Использовать эмодзи без злоупотребления в умеренном количестве.
3. Задавать вопросы если что-то непонятно. Не откладывать решение вопроса на “потом”.
4. Реагировать на сообщения. Давать понять, что документ просмотрен и с ним ознакомились. Обратная связь поможет понять, что нужно доработать или сделать актуальным.
5. Фразы, которые помогут получить результат от сотрудничества с компанией JMI и прояснить положение дел:
"У меня есть вопросы по организации _____ процесса"
"У меня вопросы по работе с ____ процессом. Мне непонятно зачем мы это делаем"
"У меня вопросы к результату. Как он выглядит и когда будет достигнут?
"Я сомневаюсь, что я получу именно такой результат"
"Мне непонятно задание, которые вы дали"
6. Своевременное сообщать о том, что не выполнили задание или не успеваете выйти на встречу. Это поможет ускорить рабочие процессы и позволит вовремя скорректировать программу внедрения.
7. Самостоятельно планировать встречи и выбирать удобное время. Не ждите момента, когда мы получим уведомление Platrum о проблемах в обучении, лучше напишите нам за помощью. Проходите программу быстро насколько это возможно. Практика показывает, что результаты активных клиентов существенно выше.
8. Планировать встречи за 24 часа и уведомлять специалистов о любых изменениях и переносах.
9. Сохранять позитивный настрой и продолжать уделять внимание систематизации бизнеса. Постепенно вы увидите пользу в вашей компании и ощутите личностный рост в процессе внедрения.
Пункт о конфиденциальности
Мы заботимся о конфиденциальности информации поступающей к нам в работу в чатах. Информация не передается третьим лицам, не публикуется на каких-либо ресурсах, а используется только в рамках выполнения оговоренных работ. В любой момент времени вы можете удалить информацию, которая утратила актуальность в процессе работ или запросить удаление чата. Просим вас не отправлять персональные данные и пароли не относящиеся к предмету договора. Детали доступа к информации содержащей коммерческую тайну прописаны в договоре JMI на оказание консультационных услуг.
Находясь в данном чате и пользуясь услугой онлайн консультаций вы и ваши сотрудники даете согласие на ведение записи встреч. Мы записываем только ту информацию, которая требует дополнительного разбора и последующей проработки. Включая запись мы заранее предупреждаем о фиксации встречи. Все произведенные записи выкладываются в чат. Если вы желаете изменить правила ведения записей, сообщите об этом вашему тренеру Исаевой Любови (Запись, совершенная специалистом JMI, хранится в облачном хранилище компании (Яндекс.Диск) и предоставляется клиенту по запросу в течении 30 дней с момента проведения встречи.
Организационные вопросы касающиеся работы с JMI
Договор
Перед началом работ необходимо подписать договор на оказании услуг компанией JMI. Договор включает в себя полную конфиденциальность и защищенность вашей информации, всех бизнес-процессов и технологий компании.
Разъяснение
Если вам непонятен пункт договора и нужно разъяснение, мы предоставляем бесплатную встречу по договору в звонке или режиме онлайн.
Договоренности и неразрывность процесса систематизации
Мы за соблюдение договоренностей и пунктуальности. Расписание с выходами на консультации согласовывается заранее. JMI выступает за неразрывность процесса систематизации компании, так как разрывы влияют на эффект от работ (эффект выходит ниже и проводимые работы начинают терять актуальность).
Замена
Если вы не можете выйти на консультацию, обязательно сообщите о сложившейся ситуации заранее. В случае пропуска по уважительной причине помимо переноса встречи, также есть возможность заменить консультацию на написание регламента.
Открытость
Если вас что-либо не устраивает в ходе систематизации и вы видите, что специалист упускает что-либо из виду, пожалуйста сообщите открыто о сложившейся ситуации. Любая деталь может влиять на ход и качество проводимых работ. Не все очевидно, поэтому если проблемы не видно, то её невозможно решить. Также просьба сообщать о внутренних процессах влияющих на работу компании, например: кассовый разрыв, нерешенные вопросы с сотрудником, напряженность коллектива и т.д.
Задания
Большая часть результата зависит от выполнения клиентом заданий выдаваемых специалистом после практикума. Есть вещи, которые необходимо изучить и применить на опыте. В случае невыполнения задания или проведения работ несвоевременно, общий результат от внедрения и систематизации снижается.
Техническое задание
Данный документ является описанием результата , который вы ожидаете от работ. Если вы считаете, что вам не хватает компетенций или отсутствует время на проведение некоторых работ смело обращайтесь к специалистам JMI. Мы поможем с выполнением работ по написанию регламентов, инструкций, работе в программном продукте и т.д. Когда описан ожидаемый результат от работ (он актуален и адекватен согласно требованиям и срокам), наша компания сделает все от нас зависящее чтобы достичь его вместе с вами. Если результат технического задания не описан или описан не совсем понятно, наша команда поможет сформулировать результаты в ТЗ согласно имеющейся технологии.
Принятие документов/регламентов написанных или просмотренных JMI
При передачи готовых документов, мы выделяем срок проверки документов в течении 5 рабочих дней с момента передачи. В документе указывается дата до которой мы ожидаем корректировки и обратную связь. Если в течении указанного срока от вас не последовало какой-либо информации, то документ считается принятым.
Ответственность за результат
1. За внедрение инструментов управления отвечает лично владелец компании. Совладельцев и других доверенных лиц можно приглашать только на личные консультации, предварительно согласовав их присутствие со специалистом.
Если вы определили, что вы как владелец не будете присутствовать на консультации, а вместо вас присутствует ваш личный помощник или руководитель, обязательно дайте обратную связь по информации с вашим помощником/руководителем в чате или на встрече с JMI. Тот же принцип работает с записью встреч. Расскажите консультанту, какие мысли у вас возникли при просмотре записи встречи.
В случае отсутствия обратной связи с нами, мы не отвечаем за правильность переданной информации вашими подчиненными.
2. Если вы как владелец делегировали внедрение инструментов управления в свою фирму вашему руководителю и он хочет заключить договор с JMI, то мы считаем такой подход несистемным. Ваше присутствие как показатель того, что вы следите за процессом внедрения обязательно.
3. В случае, если у компании несколько владельцев и учредителей, то необходимо подготовиться к групповым консультациям. Это важно для получения результата по систематизации компании.
4. В случае выбора услуг с индивидуальным расписанием, еженедельно предоставляются варианты окон для записи. Согласие клиента о выходе на консультацию заносится в индивидуальное расписание. Если клиент разрывает индивидуальное расписание и нарушает периодичность в проведении консультаций, возможный эффект от консультаций и внедрения инструментов снижается.
5. У всех у нас работа, проекты, важные дела и личная жизнь. Наблюдаются ситуации, когда клиент приобретает внедрение и не может выделить время для консультаций, что означает слабый тайм-менеджмент. Признание очевидных проблем - путь к решению. У нас вы можете приобрести такие услуги как: тренинг по тайм-менеджменту, повышение навыков планирования, составление личного и рабочего расписания. Ответственность за разрыв во внедрении и ведении консультаций лежит на клиенте. Технология предоставления консультаций не подразумевает разрыва.
6. Если вы приобрели услугу поддержки в чате для сотрудников с ежемесячной оплатой, то телефонные консультации оказываются в рамках услуги. Если такая услуга не приобреталась и у вас есть пакет с ограниченным количеством онлайн консультаций, то телефонная консультация длительностью более 5 минут спишется из пакета онлайн консультаций.
7. Любые изменения во время прохождения обучения должны быть согласованы со специалистом JMI и зафиксированы в чате.
8. Сотрудники и партнеры компании должны посещать консультации согласно расписанию и применять полученные навыки на практике для получения результата. Контроль за применением сотрудниками практических навыков использования ПО или инструментов находится в ответственности клиента.