«Методы менеджмента качества», ноябрь 2023.
Рубрика: Аудит СМК: практическое руководство.
1. Введение
Данный документ содержит руководящие указания по вопросу о том, как аудиты системы менеджмента, проводимые третьей стороной, могли бы приносить дополнительную ценность организации, не ставя под угрозу беспристрастность.
Примечание. Следует также обратиться к руководству APG по добавлению ценности аудитом (Guidance on: «Adding value») [1].
К видам деятельности, которые могут иметь ценность для организации, но при этом и вести к потенциальной угрозе беспристрастности, относится предоставление советов или предложений о том, как можно достичь соответствия и поддерживать его.
Области, в которых возможно возникновение угрозы беспристрастности, включают в себя:
• действия, предшествующие процессу сертификации (например, визиты/посещения, совещания, обмен сообщениями);
• рассмотрение несоответствий;
• действия в ходе аудита.
По вопросу определения понятия «консультирование по системам менеджмента» следует обратиться к стандарту ISO/IEC 17021-1 [2].
2. Действия, предшествующие процессу сертификации
Действия, предшествующие сертификации, могут иметь ценность для организации, так как они способны помочь органу по сертификации во многих отношениях предоставить наиболее оптимизированные услуги по сертификации. Однако важно, чтобы действия, предшествующие сертификации, не воспринимались как замена внутреннего аудита, результаты которого могут быть использованы организацией для лучшей подготовки к успешному прохождению этапа сертификации.
Сертифицирующий орган может проводить ознакомительные визиты, которые обычно используются для определения потребностей клиентов и разъяснения процесса сертификации. Эти визиты, как правило, проводятся по запросу клиента и могут быть результативными для разъяснения сертификационного процесса.
По этой причине целями этих визитов следует считать:
• осуществление прямого взаимодействия аудиторов с организацией, так как обмена документами может быть недостаточно для того, чтобы аудиторы смогли «почувствовать пульс» ситуации, в которой находится организация;
• достижение четкого представления о деловых и производственных процессах организации, которое гораздо эффективнее, чем просто чтение документов, которые, к тому же, часто бывают неадекватными;
• объяснение процесса сертификации и, возможно, предоставление ответов на вопросы аудитируемой организации в отношении применения требований стандартов.
3. Рассмотрение несоответствий
Правильным подходом со стороны аудиторов к обращению с несоответствиями является нацеливание аудитируемых организаций на нахождение своего собственного решения выявленных проблем с использованием метода постановки вопросов и стимулирования понимания и осведомленности без предоставления прямых советов о том, как следует решать эти проблемы.
Организации часто предпочли бы, чтобы аудиторы подсказали быстрое решение для устранения несоответствий. Это может дать организациям краткосрочное удовлетворение, но не приведет к долгосрочным серьезным улучшениям. Поэтому аудиторам рекомендуется не предлагать таких быстрых решений.
Чтобы улучшать и поддерживать систему менеджмента организации, аудиторам необходимо воспитывать в организации способность устанавливать причины несоответствий. Тогда аудитируемые будут способны сами провести анализ коренных причин, решить, как обращаться с проблемами, и определить подходящее решение. Такой подход придаст дополнительную ценность аудиту.
4. Действия В ХОДЕ аудитА
Наиболее существенная дополнительная ценность для проверяемой организации создается во время проведения аудита.
Вместо простого поиска формального соответствия требованиям стандарта аудиторам следует провести анализ фактической результативности системы менеджмента и выяснить, какие выгоды дает организации и ее клиентам внедрение системы. Другими словами, им следует попытаться определить, действительно ли система менеджмента используется для поддержания и постоянного улучшения показателей деятельности организации и ее способности достигать желаемых результатов за счет удовлетворения ожиданий потребителей и выполнения законодательных и нормативных правовых требований. С этой целью аудиторам следует иметь реальные знания и понимание технических и управленческих вопросов, связанных с теми сферами бизнеса и отраслями, в которых действует аудитируемая организация.
Аудит следует проводить путем:
• изучения процессов организации;
• обсуждения вопросов с собственниками процессов и другими соответствующими сотрудниками;
• определения приоритетов при оценке критических областей и выявлении связанных с ними рисков.
Открытые обсуждения с людьми, которые напрямую ответственны за управление организацией, могут, не создавая угрозы беспристрастности и целостности аудита, позволить результативно использовать аудиторские ресурсы и время аудита и принести большую пользу организации.
«Выходом» таких аудитов обычно является отчет, который охватывает темы, выходящие за рамки простой констатации соответствия требованиям стандарта, и отражает возможности для улучшения показателей бизнес-деятельности в целом, не предлагая конкретных решений. Такие отчеты следует адресовать высшему руководству организации.
Перевод РИА «Стандарты и качество».
ИСТОЧНИКИ
1. Руководство по добавлению ценности. Документ Группы аудиторских практик по ISO 9001 от 13.01.2016 // Методы менеджмента качества. 2022. № 12. С. 25—28.
2. ISO/IEC 17021-1. Conformity assessment. Requirements for bodies providing audit and certification of management systems. Part 1. Requirements.
ОПУБЛИКОВАНО
ISO 9001 Auditing Practices Group. Guidance on: Added value audit versus consultancy. Date: 13 January 2016.
URL: https://committee.iso.org/files/live/sites/tc176/files/documents/ISO%209001%20Auditing%20Practices%20Group%20docs/Auditing%20General/APG-ValueVsConsultancy2015.pdf.
СТАТУС И РАЗРЕШЕНИЕ
Данный перевод не является официальным. Публикуется с разрешения Международной организации по стандартизации (ISO) и Международного аккредитационного форума (IAF).
***
РИА «Стандарты и качество»
Тел. +7 (495) 771-66-52, пишите на e-mail: podpiska@mirQ.ru
или оставляйте заявку на нашем сайте https://ria-stk.ru
Присоединяйтесь к сообществам издательства «Стандарты и качество»:
VK: https://vk.com/ria_stk
YouTube: https://www.youtube.com/channel/UCvW86WE6yIaFNZqK5swi70A
#СТандартыиКачество #МетодыМенеджментаКачества #ММК