Накладная на отпуск материалов

Если компания принимает решение передать активы, которые находятся в обороте (материалы, инструменты, рабочая одежда и т.д.) своим филиалам или другим компаниям, то для их перевозки необходимо оформить накладную на отпуск материалов.

Данный документ не имеет обязательной формы, однако можно использовать унифицированную форму М-15.

Как оформляется накладная по форме М-15

Накладную на отпуск материалов на сторону по унифицированной форме М-15 можно составить вручную на бумаге или оформить на компьютере. Основанием для её оформления является распоряжение руководителя, которое может быть оформлено в виде приказа, договора, контракта или другого документа.

Накладная должна быть заполнена непосредственно в момент передачи материальных ценностей. Если это невозможно, то – сразу после передачи (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ).

Также необходимо соблюдать требования, которые установлены пунктами 12 и 13 Методических рекомендаций, утверждённых приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н: правильное заполнение с указанием всех необходимых реквизитов и подписей, проставление прочерков в незаполненных полях документа, нумерация документов без повторов номеров за текущий отчётный год и т.д.

Заполненная форма накладной подписывается сдающей и получающей сторонами, затем передаётся в бухгалтерию для отражения движения материалов в учёте. Если в форме обнаруживаются ошибки, их исправление должно быть подтверждено подписями лиц, составивших документ, с указанием даты исправления. После выполнения всех необходимых действий, связанных с перемещением ТМЦ, документ передаётся на хранение в соответствии с принятыми в организации правилами.

В каких случаях применяют унифицированную форму

Форма М-15 применяется в различных ситуациях, когда необходимо передать материальные ценности в филиалы или другие организации.

Примеры использования формы М-15:

1. Если компания продаёт сырьё или готовую продукцию своему филиалу или другой организации.
2. Когда компания передаёт давальческие материалы субподрядчикам для выполнения работ.
3. Если заказчик возвращает неиспользованные давальческие материалы.
4. В случае передачи прав собственности по агентским соглашениям.

Использование формы М-15 должно быть утверждено в учётной политике компании (согласно пункту 4 статьи 9 Федерального закона № 402).

Основные правила оформления накладной на отпуск материалов

Компания или индивидуальный предприниматель могут самостоятельно разработать форму накладной. Однако при этом необходимо придерживаться общепринятых стандартов и учитывать определённые нормы и требования.

Так, в накладной необходимо указать следующую информацию:

• данные о компании, выпускающей накладную;
• информацию о получателе;
• дату составления;
• перечень передаваемых материалов с указанием их количества и стоимости.

Документ заполняется бухгалтером предприятия и кладовщиком, а затем подписывается ответственными сотрудниками и получателем. Обычно накладная выписывается в двух экземплярах: один остаётся на предприятии, а другой передаётся получателю.

Как заполнить М-15

1. В верхней части накладной укажите её номер в соответствии с внутренней нумерацией документов.
2. Напишите полное название организации с кодом ОКПО.
3. Заполните первую таблицу, указав в ней дату составления накладной, код операции (если используется), структурное подразделение и сферу деятельности компании, оформляющей документ. Аналогичным образом укажите получателя и ответственное за поставку лицо (без указания конкретных имён).
4. Внесите информацию о документе, на основании которого оформляется накладная (приказ, распоряжение, договор и др.), указав его номер и дату.
5. В строке «Кому» необходимо указать сведения о получателе материалов, ФИО его представителя и реквизиты доверенности (если получатель действует по ней).

• В первых двух столбцах таблицы указываются сведения о субсчёте бухгалтерского учёта и код аналитического учёта для списываемых материалов.
• Третий столбец содержит название материалов с подробным описанием: характеристикой, типом, сортом и размером.
• Четвёртый столбец указывает номенклатурный номер определённого вида материала на предприятии. Если номер отсутствует, ячейка остаётся пустой.
• Пятый столбец содержит код единицы измерения материала согласно ОКЕИ.
• Шестой столбец обозначает конкретное наименование единицы измерения для данных материалов.
• Седьмой столбец показывает количество материала, указанного в накладной.
• Восьмой столбец заполняется сотрудником склада и содержит фактические данные о материале, выпущенном со склада.
• Девятый столбец отражает информацию о стоимости выпущенных товаров с указанием их общей цены.
• Десятый столбец содержит цену без учёта НДС.
• В одиннадцатом столбце — данные о выделенной сумме НДС.
• В двенадцатом — общая стоимость материалов, включая НДС.

Можно ли использовать М-15 для отгрузки товара

На практике при оформлении отгрузки товаров покупателю обычно используется накладная ТОРГ-12. Однако использование формы М-15 не противоречит законодательству, что подтверждается существующей судебной практикой и методическими указаниями Минфина №119n от 2001 года.

Тем не менее накладную ТОРГ-12 проще заполнить, поэтому для торговых операций лучше использовать её. Кроме того, будет меньше вопросов со стороны налоговой инспекции.

Какие формы ещё можно использовать для накладной

Вместо формы М-15, можно использовать:

• форму М-11 — для оформления передачи материальных ценностей внутри организации.
• форму ТОРГ-12 — для оформления отгрузки товаров покупателю.

Нужна ли печать на М-15

Печать не является обязательным реквизитом накладной М-15, и в бланке не предусмотрено места под неё. Если все остальные данные и реквизиты указаны верно, то первичный документ будет считаться оформленным корректно.

Кроме того, документы по внутреннему перемещению и учёту материальных ценностей не требуют печати в соответствии с разделом 3 Указаний, утверждённых постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года № 71а.

Чтобы оформить электронную накладную на отпуск материалов по собственной форме или по форме М-15, используйте сервис 1С-ЭПД. Сервис работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы электронных перевозочных документов, а также обмен неформализованными документами.