Название к статье - это не просто кликбейтное выражение, а подвтержденная практикой польза от внутреннего документа/акта юридического лица, который почему-то большинство юристов и руководителей компаний игнорируют. Если Вас будут убеждать в обратном, в том числе «заслуженные юристы банановых республик» в комментариях, смею Вас заверить, что прислушаться лучше ко мне. А в подтверждении сказанного, будет приведен случай из практики подтверждающий его значимость.
И так начнем:
Регламент проверки контрагентов.
Это документ, регламентирующий действия сотрудников и целых подразделений по проверке контрагентов в момент их поиска и подписания договора с ними.
Для чего нужен: для соблюдения этакой «контрагентской» гигиены компании. То есть для того, чтоб вы подписывали договоры исключительно с благонадежными контрагентами, которые платят налоги и не должны никому денег.
Структура документа: Не смотря на то, что документ вроде как максимально понятный, это не делает его простым. Инами словами, подобный регламент - это точно не файл однастраничник, так как важно подробно расписать весь процесс проверки контрагента с разбивкой его на этапы, и назначением ответственного лица на каждом из этапов. Естественно процесс проверки по своей структуре для условной доставки воды в офис и субподрядчика в рамках гос. оборон заказа будут разными, что важно задокументировать в регламенте.
Случай из практики:
Практическое применение очевидно. В связи с чем озвучу Вам ситуацию, в рамках которой указанный регламент вроде как не должен был применяться, однако в прямом смысле слова спас миллионы заработанных рублей.
Банк заблокировал/не пропустил платеж нашему подрядчику в рамках государственного оборонного заказа (Далее для удобства сократим до: «ГОЗ»).
Ситуация разворачивалась следующим образом: мы, выступая в качестве субподрядчика по ГОЗ получили на свой счет деньги за металлоконструкции, которые наш заказчик должен был использовать для свои сверхсекретных задач. Производственником металла мы не являемся, в связи с чем за счет полученных денег мы хотели рассчитаться со своим поставщиком. Сумма была менее 3 000 000 рублей, в связи с чем для ее получения нашему поставщику не нужно было открывать спец. счет. Ситуация усложнялась тем, что у нашего поставщика в штате не было ни одного работника, на балансе не было основных средств, а сама компания зарегистрирована менее 3 месяцев назад в квартире ее генерального директора. Указанные обстоятельства ожидаемо шокировали банк (насколько мы понимаем по указке Росфинмониторинга). В связи с чем сумма перевода была заблокировано, а банк затребовал от нас пояснений по все вышесказанным пунктам.
Что мы сделали:
Пригодился регламент проверки контрагентов. Задним числом в компании был утвержден регламент, в соответсвии с условиями которого мы обязаны внутри компании проверять любого контрагента, а по контрагентам в рамках ГОЗ обязаны проводить полную проверку их деятельности по всем возможным базам, с выездом нашего специалиста на склад предполагаемого поставщика перед подписанием договора с ним. После чего, в полном соответствии с указанным регламентом, мы готовим заключение о проверке указанного контрагента с выводом о его благонадежности. Данное заключение содержала сведения о всех произведенных проверках, а также пояснения нашего специалиста, с подтверждающими фотографиями, о его выезде на склад поставщика, с указанием на наличие необходимого нам товара - металлоконструкций и вообще всего самого наилучшего.
Естественно допом мы истребовали от нашего контрагента документы и сведения, подтверждающие тот факт, что заключаемый с нами договор исполнить он в силах, среди которых выделю:
- договор с грузоперевозчиком (который типа подтверждает, что свои «Газели» контрагенту не нужны, грузят и возят товары для него условные «Занятые линии»);
- договор аренды склада - гаража (в котором все закупаемые товары он хранит);
- Договоры ГПХ с третьими лицами (которые помогают нашему контрагенту вести деятельность, в том числе закупать металлоконструкции).
В последующем все это мы загрузили в банк. Кстати напомню, что все передаваемые в банк сведения будут хранится типа в общей базе, доступ к которой есть у всех кредитных организаций, а значит в наших интересах сделать все кристально чисто. Если честно разблокировать суд без суда и жлоб в ЦБ мы не засчитывали, А ЗРЯ! Все прошло идеально, банк нам поверил и разблокировал деньги. Мы же в последующем продолжили работать в рамках ГОЗ с указанным поставщиком уже без вопросов от банка.