21-ый век – время суеты и тревоги о упущенной минуте, часе или дне. Часто можно услышать фразу «жалко, что в сутках только 24 часа». Темп жизни ускорился, появилось больше забот, все амбициозные люди стремятся к продуктивности и эффективности. Успевать запланированное и после рабочего дня ухватить свободный часок на беседу с другом – это ли не мечта современного человека? Управлять своим временем стало необходимо, чтобы добиваться поставленных целей, а для этого появились эффективные инструменты.
В статье я поделюсь опытом планирования: о техниках, которыми когда-то я активно пользовалась и о их недостатках. Существует множество инструментов и способов, но каждый выбирает, подходящий именно ему. Это связанно с тем, что все они разные, какой-то формат позволяет удобнее выстраивать задачи по приоритетам, а какой-то переносить и отменять их, не переписывая каждый раз список. Рассмотрим наиболее значимые из них, в дополнение приведены преимущества и недостатки, которые удалось выявить. В конце статьи я расскажу, как подхожу к процессу планирования и чем пользуюсь для создания приятной атмосферы.
Возможно, с некоторыми техниками вы уже знакомы, но вдруг подчерпнете для себя что-то новенькое.
Итак, поехали!..
1. Бегущий список
Замечательная техника, с помощью которой управлять делами легко и просто. Почему же называется она «бегущий список»? Техника дает возможность переносить задачи на другие дни в случае, если вы не успели их сделать или они отменились совсем. В этом случае строка будто бежит от понедельника ко вторнику, а от вторника к среде.
Подобная форма чем-то похожа на кроссворд: справа – список дел, слева - цепочка из квадратиков. По горизонтали пишутся дни недели, по вертикали - нумерация от 1 до n в соответствии с количеством задач. Далее на пересечении цифры «1» и «Пн» (понедельник) рисуется квадрат. Сколько дел на текущий день недели необходимо выполнить, столько и квадратов будет расположено вниз.
Из преимуществ однозначно стоит сказать о простоте в переносе задач, визуализации данных и компактности – планирование таким способом занимает всего лишь половину листа А5. Из минусов: необходимо всегда иметь линейку под рукой и время на черчение. Возможно, если бы я попробовала этот способ на знаменитой тетради в точку, то не упомянула бы этот минус.
2. Планирование в календаре
Распространенная техника, в которой соединен календарь и планер. Куча настенных календарей создано специально с большими окошками для записей на каждый день.
Из ключевых минусов – конечно, маленькое пространство. Выходит, что записать в это окошко можно только слово или словосочетание, или писать слишком мелко, а потом разбирать под лупой. Конечно, не спорю есть практичные приложения, с помощью которых легко масштабировать экран, но я старовер и планирую на бумаге.
Этой техникой пользовалась пару месяцев в Bullet Journal, пока не перешла на более комфортный способ. Надо отдать должное, интерфейс приложения удобен, позволяет вести яркий дневник и ежедневник, подобрать интересный фон, загрузить картинки и фотографии из галереи, а также нарисовать схему или рисунок, добавить стикеры.
На фотографии мой опыт работы в этом приложении.
3. Обычный список с расстановкой приоритетов
Техника полезная и не требует познания сложного механизма. Всё гениальное просто: фиксируем задачи, которые необходимо выполнить на день, справа в колонке расставляем приоритеты цифрами или буквами: «в» - важное, «с» - срочное, «п» - прочее. В случае подобного планирования на неделю, рекомендую добавить колонку с дедлайном.
Плюсы: перед глазами всегда располагаются дела, требующие особого внимания, список легко дополнить без лишних действий, для записи подходит любой типичный ежедневник. Минусы: отсутствие наглядного графика.
4. Матрица Эйзенхауэра
С помощью матрицы Эйзенхауэра выйти за дедлайн будет сложно, так как дела распределяются на четыре блока. Техника представляет собой своего рода график, в котором по горизонтали указывается важность, а по вертикали срочность. В результате выходит четыре квадрата дел: срочные и важные; срочные и неважные; не срочные, но важные; не срочные и не важные.
Эта техника, так и не прижилась в моём случае, возможно вернусь к ней спустя время.
Главный минус: невозможность записать большое количество задач.
Преимущества: наглядность важности задач.
5. Кайдзен
Это одна из самых интересных техник и систем. О ней я узнала из видеоролика на Ютуб-канале бизнесмена, в котором Маргулан Сейсембай рассказывает про бизнес и инвестиции, лайфхаки и советы усиления эффективности и продуктивности.
Итак, как же она работает? Суть техники заключается в фиксировании всех своих идей и мыслей, а в дальнейшем работе с ними. Эта японская технология позволяет упорядочить дела по фильтрам. Первично все задачи записываются на бумажные стикеры, затем разделяются на два столбца «Хочу» и «Должен». Затем через фильтр миссии распределяем на графы, подробнее можно посмотреть в видео «Кайдзен планирование как основа счастливой жизни» на канале Маргулана Сейсембая.
Преимущества: позволяет не упустить ни одной важной и гениальной мысли
Недостатки: требует больше времени, чем обычное планирование.
6. Планирование с таймером
Взяв ваш список дел, напротив любой задачи попробуйте поставить примерное время выполнения, а потом завести таймер. Так, вы сможете не распыляться на другие задачи и точно выполните поставленную.
Техника, конечно, хорошая, но не для хронофобов. К сожалению, люди и так постоянно смотрят на время, а с таймером беспокойства по поводу истечения времени усилятся.
Теперь о техниках, которыми я пользуюсь до сих пор
Нечестно было бы сказать, что мой перечень техник не расширяется и не претерпевает изменения, но за последние полгода планирование стало отлаженным.
Очистив рабочее пространство от лишних предметов, я с трепетом открываю ежедневник на новой странице и начинаю процесс структурирования своего времени. Использую я самый обычный на 136 листов, который можно найти в любом магазине, и черную гелевую ручку. Далее пишу список задач с двумя колонками: приоритеты и дедлайны. На других страницах располагаются списки: «Требования к идеальной работе», «Список тем, которые необходимо изучить», а также составляю «Индивидуальный план развития», заполняю колесо баланса и трекер привычек.
Вы скажите, что это долго? Но я трачу на это от 20 минут до часа. Процесс ускоряется, если под рукой оказываются распечатанные шаблоны с Pinterest, (их там множества, можно выбрать любой по душе). Ведь найти ежедневник с теми листами, с которыми тебе удобнее и комфортнее работать - вечная проблема. Главное в этом процессе – выбирать те инструменты, которые удобны именно вам. В дополнение можно купить разноцветные текстовые выделители и тематические наклейки.
Управлять временем станет просто, если структурировать свой день. Планирование - это один из самых доступных способов борьбы с хаосом собственных мыслей и бесконечным списком дел.
Делитесь в комментариях техниками, которыми пользуетесь вы!
#планирование #дедлайн #техникипланирования #экономиявремени