Ниже вы найдете некоторые из наших любимых методов управления электронной почтой и придания Gmail дополнительного импульса в плане организации.
В этой статье:
Отправка и архивация в один шаг
Вот трюк, который сэкономит много времени. Сначала выберите значок шестеренки и в появившемся выпадающем меню выберите пункт Посмотреть все настройки. На вкладке «Общие» найдите раздел «Отправка и архив» и установите флажок «Показывать кнопку «Отправить и архивировать» в ответах». Затем перейдите в нижнюю часть страницы и выберите Сохранить изменения.
Выполнение этих действий добавит новую кнопку при ответе на электронное письмо. Выбрав эту кнопку, вы сможете отправить свой ответ и автоматически заархивировать письмо, удалив его из папки «Входящие». Это просто находка для тех, кто получает бесконечное количество писем, а также для тех, кто избавит ваш почтовый ящик от беспорядка.
Включение и отключение вкладок
В Gmail есть три вкладки — «Основные», «Социальные» и «Акции», — которые автоматически организуют ваши письма. Но знаете ли вы, что эти вкладки можно настраивать? Для этого выберите значок шестеренки в правом верхнем углу и в появившемся меню перейдите в раздел «Тип входящих». Затем выберите пункт Настроить, который находится под словом По умолчанию.
Это позволит вам добавить новые вкладки, такие как «Обновления» и «Форумы», или удалить все вкладки, которые вам не нравятся или не нужны. Это удобная автоматическая организация, когда вы чувствуете себя перегруженным.
Увидеть больше с помощью настройки Compact
Когда вы выбираете значок шестеренки в правом верхнем углу Gmail, одним из первых в появившемся выпадающем меню вы увидите опцию переключения между режимами просмотра «По умолчанию», «Удобный» и «Компактный». При переключении на компактный режим исчезает значительная часть пространства, что позволяет видеть больше информации о письме в каждой строке.
Это хороший вариант, если вы хотите добиться максимальной эффективности и увидеть как можно больше информации одним взглядом.
Вернуть неудачное письмо
Когда вы отправляете электронное письмо в Gmail, вы увидите желтое окошко с сообщением о том, что письмо отправлено. Однако если вы успеете это сделать достаточно быстро, то сможете отменить отправку письма, пока оно находится в процессе отправки. Эта функция называется «Отменить отправку». Эта функция отображается в виде кнопки «Отменить» на баннере «Отправленное сообщение», который появляется при отправке письма. Выберите эту кнопку, и ваше письмо снова превратится в черновик.
Функция отмены отправки доступна по умолчанию, но вы можете увеличить время отмены отправки письма. Вот как это сделать: Выберите значок шестеренки в правом верхнем углу и в раскрывающемся меню выберите пункт Посмотреть все настройки. Перейдите в раздел Отмена отправки на вкладке Общие. Здесь вы можете установить 5-, 10-, 20- или 30-секундный период отмены.
Экономьте место с помощью Диска
Если вы не можете вместить файл в письмо или предпочитаете не возиться с вложениями, воспользуйтесь Google Диском. В каждом окне «Составить» есть значок «Диск», который позволяет быстро прикреплять файлы «Диска» из браузера.
Это также удобно, если вам нужно поделиться файлами, которые не хранятся на используемом устройстве.
Делегируйте часть электронной почты
Gmail предлагает услугу, которая позволяет создать ряд делегатов. Эти делегаты могут читать ваши письма и отвечать на них, но не могут общаться в чате или обновлять ваш пароль. Создание делегатов будет полезно, если вы занятой специалист и вам нужен сотрудник или член команды, который будет проверять последние ответы, когда у вас просто не хватает времени.
Используйте отправку по расписанию для своих электронных писем
Вам нужно отправить кому-то письмо в определенное время в будущем? Вы можете сделать это с помощью функции «Запланировать отправку» в Gmail. По сути, эта функция позволяет написать письмо, а затем выбрать время и дату в будущем, когда Gmail должен будет его отправить. Это может быть полезно в ситуациях, когда вы работаете с людьми, находящимися в разных часовых поясах, или когда вам нужно срочно написать кому-то сообщение, но вы хотите уважать нерабочее время получателя.
Это очень просто в использовании. После того как вы написали письмо и готовы его отправить, вместо того чтобы просто выбрать «Отправить», вы выберете значок со стрелкой вниз рядом с ним. Сразу же появится опция Запланировать отправку. Выберите ее. Затем в появившемся небольшом окне «Запланировать отправку» просто выберите дату и время, когда вы хотите отправить письмо. После составления расписания ваше письмо будет отправлено в выбранную вами дату и время.
Используйте кнопку отмены подписки в Gmail
Если вы получаете много рекламных писем от магазинов и других компаний и хотите уменьшить их количество в почтовом ящике Gmail, этот совет для вас. Для многих таких писем Gmail предлагает собственную кнопку «Отписаться», при выборе которой Gmail отписывается от рассылки этой компании от вашего имени. Иногда Gmail автоматически отписывает вас от рассылки, а иногда направляет вас на веб-сайт, где вы можете завершить процесс самостоятельно. Но в любом случае вы больше не будете получать эти письма.
Кнопку «Отписаться» Gmail обычно можно найти в открывшихся письмах в виде небольшой серой ссылки справа от адреса электронной почты отправителя.
Попробуйте использовать сочетания клавиш в Gmail
Использование сочетаний клавиш может быть более удобным способом навигации и работы на компьютере, и то же самое можно сказать о Gmail. Именно так, для выполнения различных задач в Gmail вам не придется просто искать значки и выбирать их. Если вы включите в Gmail сочетания клавиш, то сможете, например, нажатием одной клавиши сразу же начать ответ на письмо.
Если вы хотите узнать, как включить сочетания клавиш в Gmail и как использовать некоторые из них, ознакомьтесь с нашим руководством по использованию сочетаний клавиш в Gmail.
Организуйте свои письма с помощью функции «Ярлыки
Вы можете создавать собственные папки для упорядочивания писем. В Gmail это можно сделать с помощью функции «Ярлыки». Создав ярлык в Gmail, вы можете перемещать письма из папки «Входящие» в созданную вами папку. Созданные вами ярлыки и те, которые входят в стандартную комплектацию Gmail, находятся в левой колонке папки «Входящие». Просто нажмите на ярлык, чтобы открыть его папку и просмотреть письма, которые вы (или Gmail) добавили в нее.
О том, как пользоваться функцией «Ярлыки», вы можете узнать из нашего руководства по созданию папок в Gmail.
По новым правилам Дзена свежие материалы показываются в первую очередь подписчикам, которые реагируют на публикации. Поэтому не забывайте подписаться, поставить лайк и оставить комментарий, так вы будете первым узнавать о всех новых статьях на нашем канале!
