Все чаще случается так, что организации не выгодно держать эколога «в штате». Причины этому могут быть разными, но итог один: экологический аутсорсинг набирает популярность. Суть его проста: для экономии денежных средств, офисного пространства и других ресурсов организация заключает договор на экологическое сопровождение. Таким образом, не имея штатного эколога, руководство предприятия может не беспокоиться о невыполнении норм законодательства в области охраны окружающей среды.
Эколог, работающий в сфере экологического аутсорсинга, может вести множество организаций в разных регионах РФ. Как в таком случае правильно и удобно организовать свою работу? Вот несколько рекомендаций от команды «Онлайн Экология» по использованию современных инструментов для плодотворной и структурированной работы:
Сканирование всех документов и хранение их на компьютере: при оформлении договоров на вывоз отходов или получения свидетельства о постановке на учет, при подаче заявления в Роспотребнадзор или получение отказа - всё сканируется в виде PDF файлов и складывается в папку на компьютере.
Расширенная и более удобная реализация хранения скан-копий всех документов -использование облачного хранилища. Облако для хранения информации - средство хранения информации в сети "Интернет" с круглосуточным доступом к нему из любой точки мира. Все документы и вся информация по организациям хранится в виде скан-копий и других файлов. Что немало важно - доступ к такому хранилищу возможен даже со смартфона.
Пример, который используем мы: облачный сервис Dropbox - один из самых популярных файловых хостингов, включающий персональное облачное хранилище и синхронизацию файлов. Система позволяет создавать специальную папку на компьютерах, которую Dropbox синхронизирует таким образом, что она имеет одинаковое содержание для всех устройств, имеющих к ней доступ.
Облачное хранение файлов позволяет иметь отдельные папки по организациям, а в них еще папки - в соответствии с имеющейся информацией или работами по организации. Например:
Имеется организация «N». В облаке создаётся папка с ее наименованием. В папке содержатся подпапки:
- «Выбросы»
- «Сбросы»
- «Отходы»
- «Постановка на учет» и т. д.
Такой метод хранения информации очень удобен и не требует хранения данных на бумаге, ведь вся информация всегда под рукой в виде скан-копий.
По опыту, даже находясь на проверке с инспектором можно «вытащить» из облака любой документ и показать его сразу, или отправить сотруднику проверяющего органа.
Хостинг Dropbox представлен для примера, существует и множество других хранилищ информации.
В ближайшем будущем Сервис «Онлайн Экология» также сделает доступным облачное хранение данных предприятий, внесенных в Сервис. Например, хранение сканов паспортов отходов, договоров на вывоз отходов, разрешительных документов предприятия.