Автобусный путевой лист (форма № 6) представляет собой официальный документ, который водитель или диспетчерская служба должны заполнить и хранить. Документ содержит детали каждой поездки транспортного средства.
В информацию, включённую в путевой лист, входят: период действия документа, информация о составляющей его организации, данные о водителе и его медицинском осмотре, информация о транспортном средстве и его техническом осмотре, а также тип перевозки.
Заполнение путевого листа автобуса необходимо для обеспечения прозрачности и надёжности в учёте перевозок, контролирования расхода топлива и подтверждения выполнения поездки. Документ также служит важным инструментом при расчёте зарплаты водителя и анализе эффективности работы автобуса.
В этой статье мы разберём, что такое путевой лист, чем он отличается от электронного путевого листа, как их заполнять и какие формы существуют, а также поговорим о нововведениях, которые важны при формировании документа.
Особенности заполнения путевого листа
При составлении путевого листа автобуса необходимо уделить внимание следующим моментам:
Внесение сведений о поездке.
В путевой лист нужно добавить определённые данные о поездке, о которых упоминалось ранее.
Подписание и утверждение.
Водитель обычно должен подписать путевой лист. Это подтверждает достоверность представленной информации и согласие с нормами и требованиями к поездке.
Соблюдение нормативов.
На правильность перевозки часто влияет наличие путевых листов. Они являются обязательным условием перевозки.
Отслеживание и наблюдение.
С помощью путевых листов можно проследить за маршрутом, временем и затратами поездок. Это помогает сделать все процессы и учёт ресурсов более эффективными.
Учёт и архивация.
Путевые листы служат основой для составления отчётов по поездке или вычисления затрат, а также архивирования информации о проведённых маршрутах. Таким образом, в будущем можно легко найти нужную информацию или проанализировать и контролировать.
Как заполнить форму № 6
Путевой лист автобуса (форма № 6) – обязательный документ, который должен быть заполнен до начала перевозок. Этот документ позволяет транспортной организации подтвердить затраты, связанные с эксплуатацией автобуса, такие как:
- размер заработной платы водителей;
- все затраты на топливо и ремонтные работы;
- расходы на парковку (при необходимости);
- компенсация потраченных личных денег за использование личных автомобилей сотрудниками.
Требуется, чтобы все предприниматели и компании, в деятельности которых используются автобусы, составляли путевые листы. Важно подчеркнуть, что форма №6 – это официальный документ, заполнение которого происходит в электронном формате.
Сегодня применяется унифицированный образец путевого листа для автобуса (Приказ ФНС № ЕД-7-26/116@), который нужно заполнить перед тем, как водитель отправится в рейс с пассажирами или грузом.
Электронный путевой лист состоит из шести блоков, которые необходимо заполнить. Пройдёмся по каждому из них.
Первую часть ЭПЛ заполняет сам перевозчик. В ней указывается дата составления, наименование организации и дополнительные сведения (ОКУД, ОКПО и т.д.). Если водитель – владелец транспорта, ему необходимо иметь УКЭП, чтобы тот смог подписать электронный документ.
Вторая часть посвящена водителю и медосмотру. Его заполняет врач, который проводил все анализы – допущен или не допущен человек к поездке. Медицинскому работнику также требуется иметь УКЭП для подписи ЭПЛ.
Затем вносятся данные по техническому осмотру автомобиля (третья, четвёртая и пятая части ЭПЛ). Их заполняет механик или лицо, ответственное за контроль исправности автобуса. Он может использовать как УКЭП, так и УНЭП с помощью Госуслуг.
Шестая часть считается дополнительной – она обычно нужна, если водителю требуется медосмотр после рейса. Заполняется также врачом или медицинским работником.
Заполненная типовая форма путевого листа автобуса передаётся оператором в ГИС ЭПД с помощью сервиса 1С-ЭПД. Более подробно о государственной информационной системе электронных перевозочных документов можно ознакомиться в нашем материале.
ГК «Астрал» предлагает сервисы для обмена электронными перевозочными документами (ЭПД).
1С-ЭПД — это решение, которое работает с различными популярными конфигурациями «1С». Обновите свою систему учёта и начните формировать электронные путевые листы в привычной конфигурации «1С» без дополнительных платежей за модули. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также позволяет обмениваться неформализованными документами.
Платформа ЭПД — это интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для беспрепятственной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами без перехода на сторонние сервисы.
Новые обязательные сведения для ЭПЛ автобуса
В 2023 году Министерство транспорта продолжает настаивать на том, чтобы предприниматели переходили с использования бумажных путевых листов на электронный формат – ЭПЛ. Пока данное изменение предполагается внедрить на добровольной основе, но со следующего года ожидается строгое соблюдение требования о создании именно электронных вариантов путевых листов.
Важно учесть несколько ключевых моментов при оформлении ЭПЛ:
- Если была сделана ошибка, требуется создание нового путевого листа с корректной информацией.
- При выполнении нескольких рейсов перевозчик имеет право оформить один единый электронный документ.
- Медицинскую проверку здоровья можно пройти до начала вождения после его окончания в удалённом формате.
Согласно Указу Минтранса № 159, в 2023 году в путевой лист должны быть добавлены новые обязательные данные. Например, можно указывать дополнительную информацию о водителе (номер страхового свидетельства и удостоверения). Приказ также позволяет делать исправления в случае ошибок, касающихся данных о транспорте или водителе.
Будьте внимательны: несмотря на то, что он принят, новый формат ЭПЛ с дополнениями находится в разработке. Более подробно о нём вы можете прочитать в нашем материале.
Скачать бланк формы № 6 (путевой лист автобуса)