Само по себе наличие дебиторской задолженности – явление абсолютно нормальное для любого бизнеса. Но чем больше на балансе компании просроченных долгов, тем негативнее их влияние на ее операционную деятельность. Рассказываем, из чего состоит «дебиторка» и как грамотно ею управлять.
Формирование и виды дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность – это совокупность всех долгов и обязательств перед компанией, причем они могут включать в себя не только денежные средства, но и непоставленную продукцию или неоказанные услуги.
Задолженность образуется в результате:
- предоплаты (например, когда компания заказывает продукцию и переводит за нее аванс – в данном случае дебиторская задолженность будет числиться на балансе, пока поставщик не исполнит свои обязательства);
- постоплаты(например, когда компания предоставляет своим контрагентам возможность оплачивать поставленные товары или оказанные услуги с отсрочкой или по частям);
- займа(например, когда компания дает деньги в долг одному из своих партнеров);
- переплаты(например, когда бухгалтерия переводит сотруднику больше денег, чем он заработал);
- переплаты по налогам и взносам(когда компания переводит в налоговую сумму больше, чем положено к уплате).
Если говорить о видах дебиторской задолженности, она классифицируется по следующим признакам:
- основанию возникновения– в данном случае тот, кто выступает в роли должника (покупатель, контрагент, поставщик, сотрудник, государство и т.п.);
- сроку погашения– делится на краткосрочную (со сроком погашения до 1 года) и долгосрочную (со сроком погашения более 1 года);
- сроку исполнения обязательств– нормальную (когда срок погашения еще не истек) и просроченную (когда срок погашения нарушен);
- вероятности погашения– делится на сомнительную (когда долг не выплачен в срок и при этом не обеспечен поручительством, залогом или гарантией банка) и безнадежную (когда у долга истек срок исковой давности).
Как мы видим, дебиторами могут быть не только предприятия-партнеры, но и сотрудники компании, а также государство. Однако проблемы с дебиторской задолженностью возникают, когда в этой роли выступают контрагенты, ведь переплату по заработной плате можно вычесть из дохода сотрудника за следующий месяц, а переплату по налогам и взносам – вернуть или использовать при последующих платежах.
Если же на балансе компании числится большое количество долгов контрагентов, особенно ничем не обеспеченных, в какой-то момент предприятие может утратить возможность исполнять свои финансовые обязательства – например, покрывать собственные траты или выдавать зарплату сотрудникам – и начать нести убытки. По этой причине для любой компании важно грамотное управление задолженностью.
Управляем дебиторской задолженностью
Избежать возможных проблем с дебиторкой в будущем поможет профилактика, которая включает в себя проверку потенциальных партнеров и грамотное составление договоров. Используя ИНН или ОГРН контрагента, можно выяснить, ведется ли в отношении него процедура банкротства, выступает ли он в роли ответчика в рамках судебных разбирательств и действует ли его бизнес в настоящее время – это можно сделать с помощью Единого федерального реестра сведений о банкротстве (ЕФРСБ), картотеки арбитражных дел, а также Единого государственного реестра юридических лиц/ Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРЮЛ/ЕГРИП). В договорах важно четко обозначать даты платежей (включая отсрочки), прописывать систему пени и штрафов, а также по возможности предусматривать обеспечение дебиторки за счет поручительства третьего лица, залога или банковской гарантии.
Не менее значим контроль имеющейся дебиторской задолженности: необходимо вести реестр должников, регулярно сверяться с ним, а также своевременно напоминать дебиторам о предстоящих платежах или образовавшихся просрочках.
Если дебиторская задолженность стала просроченной, очень важно начать процесс ее взыскания как можно скорее, ведь оперативность в данном случае существенно повышает шансы на возврат долга. Разработать эффективную стратегию взыскания поможет анализ документации, подтверждающей наличие долга, а также выяснение текущего состояния дебитора. С помощью переговоров можно попытаться урегулировать вопрос во внесудебном порядке –важно вникнуть в обстоятельства дебитора, которые помешали ему исполнить свои обязательства в срок, и предложить посильные варианты выхода из ситуации. Если же эти усилия не принесут результата, кредитор должен быть готовым отстаивать свои интересы в суде.
Бывает так, что у компании-кредитора недостаточно собственных трудовых ресурсов для того, чтобы эффективно управлять своей дебиторской задолженностью. Оптимальным решением в этом случае станет обращение к специалистам, которым можно делегировать всю работу с «дебиторкой» – от рутины, связанной с учетом, мониторингом и оповещением контрагентов до переговоров на досудебной стадии и юридического сопровождения в процессе судебного взыскания (почитать больше о преимуществах работы с профессионалами по управлению дебиторской задолженностью можно здесь).