Грузовой манифест включает сведения обо всех товарах, которые компания-перевозчик транспортирует во время конкретного рейса. Этот документ необходим как для транспортировки товара через границу, так и для внутренних перевозок. Разберёмся, как правильно заполнить манифест.
Зачем необходим грузовой манифест
Грузовой манифест — это один из документов, сопровождающих товар на протяжении всей доставки. Если перевозчик доставляет груз за границу, манифест обязательно проверят сотрудники таможни. Этот документ подтверждает законность экспорта товара из одной страны и импорта в другую.
Манифест оформляется в момент погрузки товара на транспортное средство. Для международной перевозки бухгалтер обязан подготовить не менее пяти экземпляров документа: для перевозчика, для работников таможни в пунктах отправления и приёма, а также для сотрудников портов отправления и назначения.
Обычно манифест составляют на языке страны отправления и переводят на английский язык. Таможенные инспекторы могут потребовать перевод документа на язык страны приёма, поэтому рекомендуется заранее подготовить перевод манифеста.
Какие данные включает грузовой манифест
Форма грузового манифеста зависит от нескольких факторов:
- типа перевозки: внутренняя или международная;
- требований страны назначения при международной перевозке;
- способа перевозки: авиационный, морской, железнодорожный, автомобильный.
Но в каждом манифесте груза нужно прописать определённые блоки.
Реквизиты документа. В шапке документа следует указать его название («грузовой манифест/cargo manifest»), номер и дату составления.
Информация о контрагентах. Если грузоотправителем, грузополучателем или перевозчиком является юрлицо, в манифесте необходимо указать название компании. Если контрагент является индивидуальным предпринимателем, требуется указать его полное имя.
Характеристики груза. В манифест обязательно должны быть включены наименования всех товаров, подлежащих перевозке. Для каждой группы товаров следует указать вес брутто и номер контейнера. Кроме того, потребуется вписать номер товарной накладной.
Данные о транспортировке. Эту информацию можно представить в сжатом виде: достаточно номера транспортного средства.
Информация о маршруте. Необходимо указать номер и дату рейса, данные порта отправления и приёма, а также адрес пункта назначения. Если во время одного рейса перевозчик проходит через несколько таможенных пунктов отправления или приёма, в манифест груза нужно включить информацию о каждом из них.
Подписи ответственных сотрудников и оттиски печатей в манифесте груза должны быть отчётливыми, иначе документ может быть признан недействительным.
Грузовой манифест в морских перевозках
В морском грузовом манифесте приводят полный перечень товаров, которые перевозит судно во время рейса.
В ходе погрузки товаров на корабль перевозчик выставляет грузоотправителю коносамент — расписку о том, что груз принят. Данные из коносамента нужно перенести в морской грузовой манифест. Если судно перевозит товары от разных поставщиков, то каждому из грузоотправителей нужно выдать отдельный коносамент. Данные из каждого документа переносят в манифест.
В документ вносятся дополнительные данные:
- фамилия, имя и отчество капитана корабля;
- номера коносаментов
- данные о фрахте: ставка и окончательная стоимость доставки, сумма предоплаты.
До начала рейса капитан корабля обязан проверить достоверность указанных в коносаментах данных о перевозимых товарах и корректность информации в манифесте, а после подписать манифест.
Грузовой манифест при авиаперевозках
Грузовой манифест для воздушной перевозки также называют почтово-грузовой ведомостью. Перевозчик подготавливает документ при приёмке товаров и сопутствующих им документов от отправителя.
По общепринятой практике требуется создать три оригинала манифеста и несколько дубликатов:
- оригиналы остаются у грузоотправителя, грузополучателя и у перевозчика;
- копии отправляют в аэропорт назначения, агенту, а также первому и второму перевозчикам (если требуется).
Авиационный грузовой манифест сокращает время, затрачиваемое на сортировку товаров в промежуточных аэропортах. Манифест включает в себя только базовые данные о перевозимых грузах, в отличие от товаросопроводительной накладной.
В грузовом манифесте нужно указать следующие данные:
- тип и номер самолёта;
- номер рейса;
- дату и время отправления;
- коды аэропортов отправления и прибытия;
- коды аэропортов — промежуточных остановок;
- номера товарных накладных;
- номера, количество и вес контейнеров;
- общий вес перевозимого груза.
Оформить товаросопроводительные документы и передать их контрагентам можно с помощью онлайн-сервиса Астрал.ЭДО. Для отправки форм из 1С подойдёт сервис Астрал Докс, который также работает в веб-версии. А подготовить электронные перевозочные документы поможет модуль 1С-ЭПД.